省會議管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司在省區(qū)域內(nèi)各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在省區(qū)域內(nèi)召開的各類會議，包括但不限于全省工作會議、部門會議、專項(xiàng)會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會議效率，避免形式主義。2.務(wù)實(shí)管用原則：會議內(nèi)容要緊密圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)，注重實(shí)際效果，解決實(shí)際問題。3.充分準(zhǔn)備原則：會前要做好充分準(zhǔn)備，明確會議主題、議程、參會人員等，確保會議順利進(jìn)行。4.規(guī)范有序原則：會議組織、記錄、紀(jì)要等工作要嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，保證會議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。二、會議分類及職責(zé)分工（一）全省工作會議1.定義：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，全省各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加的綜合性會議，傳達(dá)公司戰(zhàn)略方針、部署階段性工作任務(wù)等。2.職責(zé)分工會議組織部門：行政部負(fù)責(zé)會議的整體策劃、籌備工作，包括確定會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員名單等。協(xié)調(diào)會議場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等相關(guān)事宜。負(fù)責(zé)會議期間的服務(wù)保障工作，如餐飲、住宿安排等。會議主持：公司高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)會議的開場致辭、主題闡述、工作部署等。引導(dǎo)會議討論，把控會議節(jié)奏和方向。會議記錄：行政部指定專人準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容，包括領(lǐng)導(dǎo)講話要點(diǎn)、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會后及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要初稿。會議紀(jì)要審核：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對會議紀(jì)要初稿進(jìn)行審核，提出修改意見。確保會議紀(jì)要準(zhǔn)確反映會議精神和決議事項(xiàng)。（二）部門會議1.定義：各部門自行組織召開的部門內(nèi)部會議，傳達(dá)公司相關(guān)要求，安排本部門工作等。2.職責(zé)分工會議組織部門：各部門負(fù)責(zé)確定會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并提前通知本部門參會人員。負(fù)責(zé)會議場地布置、資料準(zhǔn)備等工作。組織會議討論，記錄會議內(nèi)容。會議主持：部門負(fù)責(zé)人主持會議，傳達(dá)公司要求，部署本部門工作任務(wù)。引導(dǎo)部門成員討論工作問題，提出解決方案。會議記錄：部門指定專人記錄會議討論內(nèi)容、工作安排及成員發(fā)言要點(diǎn)。會后整理會議記錄，形成部門會議紀(jì)要，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。（三）專項(xiàng)會議1.定義：針對公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或?qū)ｍ?xiàng)工作召開的會議，如項(xiàng)目推進(jìn)會、業(yè)務(wù)研討會等。2.職責(zé)分工會議組織部門：相關(guān)業(yè)務(wù)部門或?qū)ｍ?xiàng)工作牽頭部門負(fù)責(zé)提出會議需求，明確會議主題、議程、參會人員范圍等。負(fù)責(zé)會議籌備工作，包括資料收集、報(bào)告撰寫、場地預(yù)訂等。組織會議召開，協(xié)調(diào)參會人員，確保會議順利進(jìn)行。會議主持：根據(jù)會議性質(zhì)確定，一般由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或?qū)ｍ?xiàng)工作負(fù)責(zé)人擔(dān)任闡述會議主題，介紹會議目的和議程安排。引導(dǎo)參會人員圍繞專項(xiàng)工作進(jìn)行深入討論，分析問題，提出解決措施。會議記錄：牽頭部門指定專人詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、重要觀點(diǎn)、決策事項(xiàng)等。會后及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)牽頭部門負(fù)責(zé)人審核后，分發(fā)給相關(guān)部門和人員。三、會議籌備（一）會議計(jì)劃制定1.根據(jù)公司工作安排和實(shí)際需要，各部門提前[X]周提出會議申請，填寫《會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程安排等內(nèi)容。2.行政部對各部門提交的會議申請進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司整體工作情況，制定公司月度會議計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的會議計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如需調(diào)整或取消會議，需提前[X]個(gè)工作日向行政部提出申請，說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。（二）會議通知1.行政部根據(jù)會議計(jì)劃，提前[X]個(gè)工作日向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知可采用郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送，確保通知內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會要求等。2.對于全省工作會議、重要專項(xiàng)會議等，必要時(shí)可附上相關(guān)會議資料，如會議報(bào)告、議程草案等，以便參會人員提前準(zhǔn)備。3.各部門應(yīng)及時(shí)將會議通知傳達(dá)給本部門參會人員，并確保參會人員按時(shí)收到通知。如因特殊原因無法參會，需提前向會議組織部門請假，并說明理由。（三）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議主題和議程，會議組織部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如工作報(bào)告、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、政策文件、討論提綱等。2.會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范，提前[X]個(gè)工作日準(zhǔn)備好，并確保紙質(zhì)版和電子版資料齊全。3.對于重要會議，會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)資料的分發(fā)和回收工作，確保參會人員人手一份資料，并在會議結(jié)束后及時(shí)收回資料，進(jìn)行整理歸檔。（四）會議場地及設(shè)備準(zhǔn)備1.根據(jù)會議規(guī)模和需求，行政部負(fù)責(zé)預(yù)訂合適的會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，設(shè)施設(shè)備齊全，環(huán)境整潔舒適。2.提前[X]個(gè)工作日完成會議場地的布置工作，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀及幕布安裝、茶水飲品準(zhǔn)備等。3.確保會議設(shè)備正常運(yùn)行，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員進(jìn)行維修，保證會議期間設(shè)備無故障。四、會議組織（一）會議簽到1.會議開始前[X]分鐘，會議組織部門應(yīng)安排專人在會議入口處負(fù)責(zé)會議簽到工作。2.參會人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會議現(xiàn)場，在簽到表上簽到，注明姓名、部門、職務(wù)等信息。3.會議組織部門應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)參會人員簽到情況，對于未按時(shí)簽到或未簽到的人員，會后要及時(shí)了解原因，并向會議組織部門反饋。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，做好會前準(zhǔn)備工作。會議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡要介紹會議目的、議程安排和參會人員。2.主持人應(yīng)宣布會議紀(jì)律，要求參會人員將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，保持會議秩序，避免隨意走動、交頭接耳等行為。3.按照會議議程，依次進(jìn)行會議各項(xiàng)內(nèi)容的匯報(bào)、討論和決策。（三）會議討論1.主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題展開討論，鼓勵(lì)大家積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，尊重他人觀點(diǎn)，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的看法，并闡述理由。3.對于討論中出現(xiàn)的分歧和爭議，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保討論圍繞會議主題有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)爭吵或混亂局面。（四）會議決策1.對于會議討論中達(dá)成共識的事項(xiàng)，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和歸納，形成會議決議。會議決議應(yīng)明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)間等內(nèi)容。2.對于重要決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)會議實(shí)際情況選擇舉手表決、投票表決等方式，確保決策過程公平、公正、公開。3.會議決議形成后，主持人應(yīng)要求參會人員對決議進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出。如無異議，應(yīng)在會議記錄上簽字確認(rèn)。（五）會議結(jié)束1.會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)簡要總結(jié)會議內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)會議決議的重要性和執(zhí)行要求。2.主持人宣布會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)有序離開會議現(xiàn)場。會議組織部門應(yīng)安排專人清理會議場地，整理會議設(shè)備和資料。3.會議組織部門應(yīng)及時(shí)對會議效果進(jìn)行評估，收集參會人員的反饋意見，以便改進(jìn)后續(xù)會議組織工作。五、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.會議記錄人員應(yīng)集中精力，認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。2.會議記錄可采用文字記錄、錄音記錄等方式，但應(yīng)以文字記錄為主。記錄過程中，應(yīng)盡量使用原話，準(zhǔn)確記錄發(fā)言人的觀點(diǎn)和意見。3.會議記錄人員應(yīng)及時(shí)對記錄內(nèi)容進(jìn)行整理和補(bǔ)充，確保記錄內(nèi)容清晰、易懂。在會議期間，如發(fā)現(xiàn)記錄有誤，應(yīng)及時(shí)更正。（二）會議紀(jì)要1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的撰寫工作。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點(diǎn)，準(zhǔn)確概括會議討論內(nèi)容和決議事項(xiàng)，語言簡潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會議組織部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)會議主持領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的會議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門，確保會議精神和決議事項(xiàng)得到有效傳達(dá)和落實(shí)。會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行存檔，以備查閱。六、會議跟進(jìn)與執(zhí)行（一）責(zé)任落實(shí)1.根據(jù)會議決議，明確各項(xiàng)決議事項(xiàng)的責(zé)任部門和責(zé)任人。責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議要求，制定具體的工作計(jì)劃和措施，確保決議事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織部門匯報(bào)決議事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)展情況，及時(shí)反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。（二）監(jiān)督檢查1.會議組織部門負(fù)責(zé)對會議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期或不定期對責(zé)任部門和責(zé)任人的工作進(jìn)展進(jìn)行督促和指導(dǎo)。2.對于執(zhí)行不力的部門和責(zé)任人，會議組織部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求其限期整改。如整改后仍未達(dá)到要求，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）結(jié)果反饋1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)在決議事項(xiàng)規(guī)定的完成時(shí)間內(nèi)，將執(zhí)行結(jié)果及時(shí)反饋給會議組織部門。執(zhí)行結(jié)果應(yīng)包括工作完成情況、取得的成效、存在的問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。2.會議組織部門應(yīng)及時(shí)將執(zhí)行結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，確保公司上下了解會議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。七、會議紀(jì)律與保密（一）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照規(guī)定程序提前辦理請假手續(xù)。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽電話、收發(fā)短信或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的活動。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，積極參與會議討論，不得在會議期間交頭接耳、大聲喧嘩、隨意走動或做與會議無關(guān)的事情。4.參會人員應(yīng)尊重會議主持人和其他參會人員，不得發(fā)表不當(dāng)言論或進(jìn)行人身攻擊。對于會議討論內(nèi)容和決議事項(xiàng)，未經(jīng)允許不得擅自外傳。（二）會議保密1.涉及公司機(jī)密信息的會議，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對會議內(nèi)容和相關(guān)資料予以保密。2.