固話管理制度?總則1.目的為規范公司固定電話（以下簡稱"固話"）的使用與管理，確保通信暢通，提高工作效率，合理控制費用支出，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要使用公司固話的外部人員。3.管理原則遵循高效、規范、節約的原則，保障公司業務的正常開展，嚴格控制非工作性通話，降低通信成本。固話配置與管理1.固話配置標準根據公司各部門的工作需求，由行政部門統一規劃和配置固話。配置標準如下：部門負責人：原則上每個部門負責人配備一部固話，以便及時處理工作事務。業務崗位：根據業務量和溝通需求，合理配置固話數量，確保業務溝通順暢。特殊崗位：對于需要頻繁對外聯系的崗位，如客服部門、銷售部門等，可適當增加固話配置。2.固話安裝與開通行政部門負責固話的安裝與開通工作，確保線路暢通，設備正常運行。在固話安裝完成后，行政部門應及時通知使用部門和相關人員，并協助其完成設備調試和使用培訓。3.固話編號與標識行政部門對每部固話進行統一編號，并在話機上張貼編號標識，以便于管理和識別。固話編號應保持唯一性，不得重復使用。如有變動，行政部門應及時更新編號標識。4.固話維護與保養行政部門負責固話的日常維護與保養工作，定期檢查線路、設備運行情況，確保固話正常使用。如遇固話故障，使用部門應及時通知行政部門，行政部門應在接到通知后及時安排維修人員進行維修。對于因使用不當或人為原因造成的固話損壞，由責任人負責維修或賠償。固話使用規定1.使用范圍固話主要用于公司內部工作溝通、業務聯系以及與客戶的必要溝通。嚴禁使用固話撥打私人電話、進行與工作無關的聊天或從事其他非工作活動。2.撥打要求員工在撥打固話時，應先確認對方是否方便接聽，避免不必要的打擾。通話內容應簡潔明了，突出重點，避免冗長、無關的對話，以提高工作效率。如遇重要或緊急事項需要長時間通話，應選擇合適的時間和地點，避免影響他人工作。3.接聽要求接聽固話應及時、禮貌，在電話鈴響三聲內接聽，并主動報出公司名稱和本人姓名。認真傾聽對方講話，做好記錄，如有不清楚的地方應及時詢問，確保準確理解對方意圖。對于不屬于本部門或本人職責范圍內的事項，應及時轉接相關人員，并做好交接記錄。4.轉接規定員工如需轉接固話，應先確認對方是否在辦公室，并告知轉接原因。轉接時應準確轉接至相關人員，避免誤轉或轉接錯誤。如遇被轉接人員不在辦公室或不方便接聽電話，應記錄對方留言，并及時轉告相關人員。5.特殊情況處理如遇固話線路故障或停電等特殊情況，無法正常使用固話時，員工應及時采用其他通信方式與相關人員取得聯系，確保工作不受影響。對于重要客戶或緊急事項，如無法通過固話聯系到相關人員，應及時向上級匯報，并采取其他必要措施。固話費用管理1.費用核算公司固話費用由行政部門統一核算，按照實際使用情況進行計費。固話費用包括月租費、通話費、長途費、短信費等，具體費用標準按照與電信運營商簽訂的合同執行。2.費用報銷員工因工作需要使用固話產生的費用，可按照公司相關報銷規定進行報銷。員工在報銷固話費用時，應提供詳細的通話清單或發票，并注明通話時間、通話對象、通話事由等信息。行政部門負責對員工報銷的固話費用進行審核，確保費用報銷的真實性、合理性和合規性。3.費用控制行政部門應定期對公司固話費用進行統計和分析，及時發現費用異常情況，并采取相應措施進行控制。對于非工作性通話較多、費用較高的部門或個人，行政部門應進行重點監控，并與相關負責人溝通，要求其加強對固話使用的管理。公司鼓勵員工合理使用固話，節約通信成本，對于在固話費用控制方面表現突出的部門或個人，公司將給予一定的獎勵。固話安全管理1.信息安全員工在使用固話時應注意保護公司信息安全，不得泄露公司機密信息。嚴禁在固話上談論涉及公司商業秘密、財務狀況、客戶信息等敏感內容。2.網絡安全如公司固話涉及網絡功能，如VoIP等，員工應嚴格遵守網絡安全規定，不得利用固話進行非法網絡活動，如黑客攻擊、網絡詐騙等。定期對固話網絡設備進行安全檢查和維護，及時更新系統補丁和防火墻設置，防止網絡安全事故的發生。3.設備安全員工應妥善保管固話設備，不得隨意拆卸、損壞或轉借他人。如發現固話設備有異常情況，應及時通知行政部門，不得擅自處理。監督與考核1.監督檢查行政部門負責對公司固話使用情況進行定期監督檢查，檢查內容包括固話使用規范執行情況、費用報銷情況、設備維護情況等。監督檢查可采取現場檢查、電話抽查、查看通話記錄等方式進行。對于發現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并要求相關部門或個人限期整改。2.考核辦法將固話使用管理情況納入員工績效考核體系，對違反本制度規定的行為進行相應的扣分處理。具體考核指標如下：固話使用規范：包括是否存在撥打私人電話、進行非工作性聊天等行為，每發現一次扣[X]分。費用控制：根據部門固話費用預算執行情況進行考核，如費用超出預算[X]%以上，對部門負責人扣[X]分；對個人費用報銷不合理的情況，每次扣[X]分。設備維護：如因個人原因造成固話設備損壞，責任人應承擔相應的維修費用，并扣[X]分。3.獎勵措施對于在固話使用管理方面表現優秀的部門或個人，公司將給予一定的獎勵，如獎金、榮譽證書等。獎勵標準如下：費用節約：部門或個人通過合理使用固話，使當月固話費用較上月節約[X]%以上，給予[X]元獎勵。使用規范：連續三個月無