固話管理制度?總則1.目的為規(guī)范公司固定電話（以下簡(jiǎn)稱"固話"）的使用與管理，確保通信暢通，提高工作效率，合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要使用公司固話的外部人員。3.管理原則遵循高效、規(guī)范、節(jié)約的原則，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，嚴(yán)格控制非工作性通話，降低通信成本。固話配置與管理1.固話配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司各部門的工作需求，由行政部門統(tǒng)一規(guī)劃和配置固話。配置標(biāo)準(zhǔn)如下：部門負(fù)責(zé)人：原則上每個(gè)部門負(fù)責(zé)人配備一部固話，以便及時(shí)處理工作事務(wù)。業(yè)務(wù)崗位：根據(jù)業(yè)務(wù)量和溝通需求，合理配置固話數(shù)量，確保業(yè)務(wù)溝通順暢。特殊崗位：對(duì)于需要頻繁對(duì)外聯(lián)系的崗位，如客服部門、銷售部門等，可適當(dāng)增加固話配置。2.固話安裝與開通行政部門負(fù)責(zé)固話的安裝與開通工作，確保線路暢通，設(shè)備正常運(yùn)行。在固話安裝完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和相關(guān)人員，并協(xié)助其完成設(shè)備調(diào)試和使用培訓(xùn)。3.固話編號(hào)與標(biāo)識(shí)行政部門對(duì)每部固話進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并在話機(jī)上張貼編號(hào)標(biāo)識(shí)，以便于管理和識(shí)別。固話編號(hào)應(yīng)保持唯一性，不得重復(fù)使用。如有變動(dòng)，行政部門應(yīng)及時(shí)更新編號(hào)標(biāo)識(shí)。4.固話維護(hù)與保養(yǎng)行政部門負(fù)責(zé)固話的日常維護(hù)與保養(yǎng)工作，定期檢查線路、設(shè)備運(yùn)行情況，確保固話正常使用。如遇固話故障，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，行政部門應(yīng)在接到通知后及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于因使用不當(dāng)或人為原因造成的固話損壞，由責(zé)任人負(fù)責(zé)維修或賠償。固話使用規(guī)定1.使用范圍固話主要用于公司內(nèi)部工作溝通、業(yè)務(wù)聯(lián)系以及與客戶的必要溝通。嚴(yán)禁使用固話撥打私人電話、進(jìn)行與工作無關(guān)的聊天或從事其他非工作活動(dòng)。2.撥打要求員工在撥打固話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方是否方便接聽，避免不必要的打擾。通話內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)、無關(guān)的對(duì)話，以提高工作效率。如遇重要或緊急事項(xiàng)需要長(zhǎng)時(shí)間通話，應(yīng)選擇合適的時(shí)間和地點(diǎn)，避免影響他人工作。3.接聽要求接聽固話應(yīng)及時(shí)、禮貌，在電話鈴響三聲內(nèi)接聽，并主動(dòng)報(bào)出公司名稱和本人姓名。認(rèn)真傾聽對(duì)方講話，做好記錄，如有不清楚的地方應(yīng)及時(shí)詢問，確保準(zhǔn)確理解對(duì)方意圖。對(duì)于不屬于本部門或本人職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)人員，并做好交接記錄。4.轉(zhuǎn)接規(guī)定員工如需轉(zhuǎn)接固話，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方是否在辦公室，并告知轉(zhuǎn)接原因。轉(zhuǎn)接時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接至相關(guān)人員，避免誤轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)接錯(cuò)誤。如遇被轉(zhuǎn)接人員不在辦公室或不方便接聽電話，應(yīng)記錄對(duì)方留言，并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)人員。5.特殊情況處理如遇固話線路故障或停電等特殊情況，無法正常使用固話時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)采用其他通信方式與相關(guān)人員取得聯(lián)系，確保工作不受影響。對(duì)于重要客戶或緊急事項(xiàng)，如無法通過固話聯(lián)系到相關(guān)人員，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并采取其他必要措施。固話費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算公司固話費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一核算，按照實(shí)際使用情況進(jìn)行計(jì)費(fèi)。固話費(fèi)用包括月租費(fèi)、通話費(fèi)、長(zhǎng)途費(fèi)、短信費(fèi)等，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照與電信運(yùn)營(yíng)商簽訂的合同執(zhí)行。2.費(fèi)用報(bào)銷員工因工作需要使用固話產(chǎn)生的費(fèi)用，可按照公司相關(guān)報(bào)銷規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。員工在報(bào)銷固話費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供詳細(xì)的通話清單或發(fā)票，并注明通話時(shí)間、通話對(duì)象、通話事由等信息。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)員工報(bào)銷的固話費(fèi)用進(jìn)行審核，確保費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。3.費(fèi)用控制行政部門應(yīng)定期對(duì)公司固話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常情況，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。對(duì)于非工作性通話較多、費(fèi)用較高的部門或個(gè)人，行政部門應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通，要求其加強(qiáng)對(duì)固話使用的管理。公司鼓勵(lì)員工合理使用固話，節(jié)約通信成本，對(duì)于在固話費(fèi)用控制方面表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。固話安全管理1.信息安全員工在使用固話時(shí)應(yīng)注意保護(hù)公司信息安全，不得泄露公司機(jī)密信息。嚴(yán)禁在固話上談?wù)撋婕肮旧虡I(yè)秘密、財(cái)務(wù)狀況、客戶信息等敏感內(nèi)容。2.網(wǎng)絡(luò)安全如公司固話涉及網(wǎng)絡(luò)功能，如VoIP等，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得利用固話進(jìn)行非法網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)，如黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)詐騙等。定期對(duì)固話網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁和防火墻設(shè)置，防止網(wǎng)絡(luò)安全事故的發(fā)生。3.設(shè)備安全員工應(yīng)妥善保管固話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)固話設(shè)備有異常情況，應(yīng)及時(shí)通知行政部門，不得擅自處理。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司固話使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括固話使用規(guī)范執(zhí)行情況、費(fèi)用報(bào)銷情況、設(shè)備維護(hù)情況等。監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、電話抽查、查看通話記錄等方式進(jìn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求相關(guān)部門或個(gè)人限期整改。2.考核辦法將固話使用管理情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)違反本制度規(guī)定的行為進(jìn)行相應(yīng)的扣分處理。具體考核指標(biāo)如下：固話使用規(guī)范：包括是否存在撥打私人電話、進(jìn)行非工作性聊天等行為，每發(fā)現(xiàn)一次扣[X]分。費(fèi)用控制：根據(jù)部門固話費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，如費(fèi)用超出預(yù)算[X]%以上，對(duì)部門負(fù)責(zé)人扣[X]分；對(duì)個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷不合理的情況，每次扣[X]分。設(shè)備維護(hù)：如因個(gè)人原因造成固話設(shè)備損壞，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用，并扣[X]分。3.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在固話使用管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個(gè)人，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)如下：費(fèi)用節(jié)約：部門或個(gè)人通過合理使用固話，使當(dāng)月固話費(fèi)用較上月節(jié)約[X]%以上，給予[X]元獎(jiǎng)勵(lì)。使用規(guī)范：連續(xù)三個(gè)月無