境外郵件管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司境外郵件的管理，確保郵件傳遞的準確性、及時性和安全性，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在處理境外郵件過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.準確性原則：郵件內(nèi)容應(yīng)準確清晰，避免因表述不清導(dǎo)致誤解或延誤。2.及時性原則：及時收發(fā)郵件，確保重要信息不被耽擱。3.安全性原則：保護郵件內(nèi)容的機密性和完整性，防止信息泄露。二、郵件收發(fā)管理（一）郵箱設(shè)置1.員工應(yīng)使用公司統(tǒng)一分配的境外郵箱進行工作郵件的收發(fā)。2.郵箱密碼應(yīng)妥善保管，定期更換，不得將密碼告知他人。（二）郵件接收1.員工應(yīng)每天定時接收郵件，確保及時獲取重要信息。2.對于緊急郵件，應(yīng)立即進行處理，并及時反饋處理結(jié)果。3.如收到不明來源或可疑的郵件，不得隨意打開或下載附件，應(yīng)及時向IT部門報告。（三）郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件前，應(yīng)仔細核對收件人地址、主題和內(nèi)容，確保準確無誤。2.郵件主題應(yīng)簡潔明了，概括郵件主要內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。3.郵件內(nèi)容應(yīng)語言規(guī)范、邏輯清晰、表達準確，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。4.涉及重要事項、機密信息或需要對方確認的郵件，應(yīng)在發(fā)送前進行審核，確保內(nèi)容合規(guī)、準確。5.如需發(fā)送附件，應(yīng)確保附件格式正確、內(nèi)容完整，且附件大小符合公司郵箱規(guī)定。同時，應(yīng)在郵件正文中明確說明附件內(nèi)容，以便收件人及時了解。三、郵件分類與存檔（一）郵件分類1.業(yè)務(wù)類郵件：包括與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等就業(yè)務(wù)往來、項目合作、訂單處理等相關(guān)的郵件。2.內(nèi)部溝通類郵件：公司內(nèi)部各部門之間、員工之間關(guān)于工作協(xié)調(diào)、信息共享、工作匯報等方面的郵件。3.行政事務(wù)類郵件：涉及公司行政辦公、人力資源、財務(wù)、后勤保障等方面的郵件。4.其他類郵件：不屬于上述分類的其他郵件，如一般性通知、公告等。（二）郵件存檔1.員工應(yīng)定期對郵件進行整理和存檔，按照郵件分類建立相應(yīng)的文件夾。2.重要郵件應(yīng)進行備份，可采用本地存儲、云存儲等方式，確保郵件數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。3.郵件存檔應(yīng)注明郵件主題、發(fā)件人、收件人、發(fā)送時間、郵件內(nèi)容摘要等關(guān)鍵信息，以便快速查找和查閱。四、郵件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的郵件。2.標注有"機密""絕密"等密級標識的郵件。（二）保密措施1.員工在處理涉及保密信息的郵件時，應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得將郵件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.如需轉(zhuǎn)發(fā)保密郵件，應(yīng)事先征得發(fā)件人同意，并確保接收方具備相應(yīng)的保密資質(zhì)和條件。3.嚴禁在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理涉及保密信息的郵件，如需在外部網(wǎng)絡(luò)使用公司郵箱，應(yīng)采取必要的安全防護措施，如使用VPN等。4.郵件存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止丟失、被盜或損壞。如需銷毀存儲有保密郵件的介質(zhì)，應(yīng)按照公司規(guī)定進行處理，確保信息徹底清除。五、郵件審批流程（一）審批范圍1.涉及重大業(yè)務(wù)決策、重要合同簽訂、大額資金支出等重要事項的郵件。2.發(fā)送給公司高層領(lǐng)導(dǎo)、重要客戶或合作伙伴，且內(nèi)容涉及公司核心利益的郵件。（二）審批流程1.郵件起草人填寫《境外郵件審批表》，詳細說明郵件主題、背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計發(fā)送時間等信息。2.將《境外郵件審批表》提交給部門負責人進行初審，部門負責人應(yīng)重點審核郵件內(nèi)容是否符合公司政策和業(yè)務(wù)要求，是否需要相關(guān)部門會簽。3.如需相關(guān)部門會簽，由郵件起草人將《境外郵件審批表》及郵件初稿分發(fā)給會簽部門，會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出意見并簽字確認。4.部門負責人初審?fù)ㄟ^后，將《境外郵件審批表》及相關(guān)材料提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對郵件內(nèi)容進行全面審查，提出審批意見。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，郵件起草人方可發(fā)送郵件。如審批未通過，郵件起草人應(yīng)根據(jù)審批意見對郵件進行修改完善，重新提交審批。六、郵件安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.員工應(yīng)遵守國家網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)，不得利用公司郵箱從事違法違規(guī)活動。2.定期更新郵箱密碼，設(shè)置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符。3.安裝殺毒軟件和防火墻，并及時更新病毒庫和防護規(guī)則，防止郵件遭受病毒、木馬等惡意軟件的攻擊。（二）數(shù)據(jù)備份1.定期對重要郵件數(shù)據(jù)進行備份，可采用本地硬盤備份、外部存儲設(shè)備備份或云存儲備份等方式。2.建立數(shù)據(jù)備份檢查機制，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，確保在需要時能夠及時恢復(fù)郵件數(shù)據(jù)。（三）應(yīng)急處理1.如遇郵件系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)中斷等突發(fā)事件，導(dǎo)致郵件無法正常收發(fā)，員工應(yīng)及時向IT部門報告。2.IT部門應(yīng)迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行故障排除和恢復(fù)，盡量減少對工作的影響。3.在郵件系統(tǒng)恢復(fù)正常后，員工應(yīng)及時檢查郵件接收和發(fā)送情況，確保重要郵件未被遺漏或延誤。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照本制度規(guī)定進行郵件收發(fā)、分類、存檔、保密等操作，導(dǎo)致郵件傳遞延誤、信息泄露或其他不良后果的。2.未經(jīng)審批擅自發(fā)送涉及重要事項的郵件，或在郵件審批過程中提供虛假信息的。3.利用公司郵箱從事與工作無關(guān)的活動，如發(fā)送私人郵件、垃圾郵件、惡意郵件等，影響公司正常業(yè)務(wù)開展的。4.違反郵件保密制度，將公司機密信息泄露給無關(guān)人員的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措施，并依法追究其法律責任。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)