用印室管理制度?總則目的為加強公司用印管理，規范用印行為，維護公司印章的權威性和嚴肅性，確保公司印章的安全使用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構在用印室的各類印章使用管理。基本原則1.依法依規原則：印章的使用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.審批嚴格原則：所有用印申請必須經過嚴格的審批流程，未經批準不得用印。3.安全保密原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、遺失等情況發生，對涉及公司機密的文件用印要嚴格保密。4.責任明確原則：明確用印各環節的責任人員，做到責任到人。印章種類及管理印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權力的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件或業務需要法定代表人簽字確認的情況。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財務專用章：用于公司財務相關業務，如票據、報表等。5.部門印章：各部門根據工作需要自行刻制的印章，用于部門內部文件等。印章保管1.專人專管：各類印章均指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.存放安全：印章應存放在專門的用印室保險柜或安全的保管箱內，確保存放環境安全，防止印章損壞、丟失。3.鑰匙管理：保險柜鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意交予他人；如遇特殊情況需委托他人代管，必須經上級領導批準，并做好交接記錄。印章啟用與廢止1.啟用：新印章啟用前，須在公司內部進行公告，明確啟用時間、使用范圍等，并由保管人員做好啟用登記。2.廢止：印章因磨損、遺失、機構變動等原因需要廢止時，保管人員應及時將廢止印章交回行政部門，并辦理相關廢止手續。行政部門對廢止印章進行封存或銷毀處理，并做好記錄。用印申請與審批用印申請1.填寫申請表：用印申請人應填寫《用印申請表》，詳細注明用印事由、文件名稱、文號、用印內容、用印份數、用印時間等信息。2.附相關材料：根據用印事項的不同，需附上相應的文件、合同、協議等材料，確保用印內容真實、合法、有效。審批流程1.部門初審：用印申請人所在部門負責人對用印申請進行初審，審核用印事項是否符合本部門工作需要及公司相關規定，簽署初審意見。2.法務審核：涉及合同、協議等重要文件用印的，須經法務部門審核，法務人員對文件的合法性、合規性進行審查，并簽署審核意見。3.分管領導審批：初審和法務審核通過后，提交分管領導審批。分管領導根據職責權限，對用印申請進行全面審查，做出是否批準用印的決定。4.總經理審批（必要時）：對于重大事項、涉及金額較大或存在風險的用印申請，需經總經理審批。用印操作規范用印前檢查1.確認審批：用印保管人員在收到經審批的《用印申請表》后，仔細核對審批意見，確認申請已獲得批準。2.檢查文件：對用印文件進行再次檢查，確保文件內容完整、格式規范、簽字齊全等。如發現文件存在問題，應及時與用印申請人溝通并解決。用印過程1.選擇印章：根據用印文件的性質和用途，準確選擇相應的印章。2.正確用印：用印時，印章應端正、清晰地加蓋在文件規定的位置上，確保印章圖案、文字完整、清晰可辨。嚴禁在空白紙張、空白介紹信等上預先加蓋印章。3.登記備案：用印保管人員在用印過程中，應同時在《用印登記簿》上進行詳細登記，記錄用印日期、用印文件名稱、文號、用印份數、用印申請人、審批人等信息。用印后處理1.整理文件：用印完成后，用印保管人員將用印文件及相關材料整理好，交還給用印申請人。2.歸檔保存：對于重要的用印文件，用印申請人應按照公司檔案管理規定及時進行歸檔保存；用印保管人員應定期對《用印登記簿》等相關資料進行整理歸檔，以備查閱。特殊情況用印處理緊急用印1.適用情況：因工作緊急，無法按照正常審批流程進行用印的情況。2.處理流程：用印申請人應通過電話、短信等方式向分管領導或總經理報告緊急用印事由，并在事后及時補辦審批手續。用印保管人員在接到緊急用印通知后，經確認情況屬實，可先行用印，但必須做好記錄，包括用印時間、事由、通知人等信息。異地用印1.適用情況：因業務需要，在公司所在地以外的地區用印。2.處理流程：用印申請人應提前向用印保管人員說明異地用印情況，并按照正常審批流程完成審批。用印保管人員可通過郵寄、專人送達等方式將印章及相關審批文件交予用印人。用印人在異地用印時，應嚴格按照本制度規定的用印操作規范進行操作，并及時將用印情況反饋給用印保管人員。監督與檢查定期檢查1.檢查內容：行政部門定期對用印室進行檢查，包括印章保管情況、用印登記情況、審批流程執行情況等。2.檢查方式：通過現場查看、查閱登記簿、核對文件等方式進行檢查。不定期抽查1.抽查內容：對用印情況進行不定期抽查，核實用印文件的真實性、合法性以及用印操作是否規范等。2.抽查方式：可采取查閱文件、詢問相關人員等方式進行。問題處理1.發現問題：在監督檢查過程中，如發現用印管理存在問題，應及時記錄并進行調查核實。2.整改要求：對于發現的問題，行政部門應向責任部門或責任人發出整改通知，要求限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。3.責任追究：對于違反本制度規定，造成公司損失或不良影響的，將依法依規追究相關責任人的責任。保密規定保密范圍1.涉及公司機密的文件用印：如商業秘密、技術秘密、財務數據等相關文件用印。2.用印過程中的信息：包括用印申請內容、審批意見、用印文件等信息。保密措施1.人員保密教育：對用印室保管人員及相關工作人員進行保密教育，增強保密意識，簽訂保密協議。2.限制知悉范圍：嚴格控制用印信息的知悉范圍，除經批準的相關人員外，不得向其他人員透露。3.文件存放保密：涉及機密文件