發(fā)訂單管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司發(fā)訂單流程，提高訂單處理效率，確保訂單準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地執(zhí)行，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及訂單發(fā)放、處理、跟蹤等相關(guān)工作的各個(gè)部門及人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：訂單信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵內(nèi)容，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的生產(chǎn)延誤、客戶投訴等問(wèn)題。2.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)處理訂單，確保訂單能夠按時(shí)發(fā)放、生產(chǎn)、交付，提高客戶滿意度。3.責(zé)任明確原則：明確訂單處理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，保證訂單處理流程順暢。4.溝通協(xié)調(diào)原則：加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決訂單處理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保信息傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)。二、訂單發(fā)放流程（一）客戶訂單接收1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單：客戶訂單可以通過(guò)電話、郵件、傳真、上門拜訪等方式提交給銷售部門。銷售助理應(yīng)及時(shí)記錄訂單信息，并將其錄入公司的訂單管理系統(tǒng)。2.訂單信息審核：銷售部門收到訂單后，應(yīng)對(duì)訂單信息進(jìn)行初步審核，包括客戶信息的完整性、訂單產(chǎn)品規(guī)格及數(shù)量的合理性、交貨期及交貨地點(diǎn)的明確性等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或存在疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)。（二）訂單評(píng)審1.銷售部門組織訂單評(píng)審會(huì)議：對(duì)于重要訂單或復(fù)雜訂單，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門召開(kāi)訂單評(píng)審會(huì)議，參加人員包括銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)等部門的負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。2.訂單評(píng)審內(nèi)容：銷售部門：介紹訂單背景、客戶需求、交貨期要求等信息，并對(duì)訂單的可行性進(jìn)行初步評(píng)估。生產(chǎn)部門：評(píng)估訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)能力，包括設(shè)備產(chǎn)能、人員配備、生產(chǎn)工藝等，判斷是否能夠按時(shí)完成生產(chǎn)任務(wù)。如生產(chǎn)能力不足，應(yīng)提出解決方案，如增加設(shè)備、加班生產(chǎn)、委外加工等。采購(gòu)部門：根據(jù)訂單產(chǎn)品的物料清單，評(píng)估所需原材料及零部件的采購(gòu)周期和供應(yīng)情況，確保能夠及時(shí)采購(gòu)到所需物資。如存在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并提出應(yīng)對(duì)措施。質(zhì)量部門：明確訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)可能存在的質(zhì)量問(wèn)題提出預(yù)防和控制措施。技術(shù)部門：審核訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求，確認(rèn)公司是否具備相應(yīng)的技術(shù)能力和工藝條件。如有技術(shù)難題，應(yīng)提出技術(shù)解決方案和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。3.訂單評(píng)審結(jié)果：經(jīng)過(guò)各部門的評(píng)審和討論，形成訂單評(píng)審意見(jiàn)。如訂單可行，各部門應(yīng)明確各自在訂單執(zhí)行過(guò)程中的責(zé)任和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；如訂單存在問(wèn)題，應(yīng)提出改進(jìn)建議或解決方案，由銷售部門與客戶協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)后再確定訂單是否執(zhí)行。（三）訂單下達(dá)1.銷售部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果下達(dá)訂單：訂單評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將訂單下達(dá)給相關(guān)部門。訂單下達(dá)方式可以是通過(guò)訂單管理系統(tǒng)推送、紙質(zhì)訂單傳遞等方式。2.訂單內(nèi)容傳遞：銷售部門應(yīng)確保訂單信息準(zhǔn)確、完整地傳遞給生產(chǎn)、采購(gòu)、質(zhì)量等相關(guān)部門。訂單內(nèi)容應(yīng)包括客戶訂單號(hào)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求、包裝要求等詳細(xì)信息。三、訂單生產(chǎn)流程（一）生產(chǎn)計(jì)劃制定1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單信息制定生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品的生產(chǎn)批次、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時(shí)間安排、生產(chǎn)工序、責(zé)任人等內(nèi)容。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)訂單交貨期和生產(chǎn)能力進(jìn)行合理安排，確保生產(chǎn)任務(wù)能夠按時(shí)完成。2.生產(chǎn)計(jì)劃審核與調(diào)整：生產(chǎn)計(jì)劃制定完成后，應(yīng)提交給生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃存在不合理之處，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。審核通過(guò)后的生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)下發(fā)給各生產(chǎn)車間及相關(guān)部門執(zhí)行。（二）物料采購(gòu)1.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行物料采購(gòu)：采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃中所需的原材料及零部件清單，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，簽訂采購(gòu)合同，確保物料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.物料采購(gòu)進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門應(yīng)建立物料采購(gòu)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通物料供應(yīng)情況，及時(shí)掌握采購(gòu)進(jìn)度。如發(fā)現(xiàn)物料供應(yīng)出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，如催貨、更換供應(yīng)商等，確保生產(chǎn)不受影響。3.物料檢驗(yàn)與入庫(kù)：物料到貨后，質(zhì)量部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的物料應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，存入公司倉(cāng)庫(kù)；檢驗(yàn)不合格的物料應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（三）生產(chǎn)執(zhí)行1.生產(chǎn)車間按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)：生產(chǎn)車間應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排，合理調(diào)配人員、設(shè)備、物料等資源，組織產(chǎn)品生產(chǎn)。生產(chǎn)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)安全。2.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤與監(jiān)控：生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行檢查和監(jiān)控。及時(shí)掌握生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如設(shè)備故障、人員短缺、物料供應(yīng)不足等，并采取相應(yīng)的措施解決，確保生產(chǎn)任務(wù)能夠按時(shí)完成。3.生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制：質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的質(zhì)量控制，按照質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試。對(duì)關(guān)鍵工序和質(zhì)量控制點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，防止問(wèn)題擴(kuò)大。四、訂單發(fā)貨流程（一）發(fā)貨通知1.生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)完成并檢驗(yàn)合格后，通知銷售部門發(fā)貨：發(fā)貨通知應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝情況、發(fā)貨時(shí)間等信息。2.銷售部門根據(jù)發(fā)貨通知安排發(fā)貨事宜：銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)發(fā)貨時(shí)間、交貨方式、運(yùn)輸工具等信息，并安排物流公司進(jìn)行發(fā)貨。（二）貨物包裝與標(biāo)識(shí)1.倉(cāng)庫(kù)部門按照銷售部門的要求進(jìn)行貨物包裝：包裝應(yīng)符合產(chǎn)品的特性和運(yùn)輸要求，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。包裝材料應(yīng)選用合格的材料，包裝過(guò)程應(yīng)規(guī)范操作。2.貨物標(biāo)識(shí)：在貨物包裝上應(yīng)標(biāo)明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息，以便于識(shí)別和跟蹤。（三）發(fā)貨運(yùn)輸1.銷售部門選擇合適的物流公司進(jìn)行發(fā)貨運(yùn)輸：物流公司應(yīng)具備良好的信譽(yù)和運(yùn)輸能力，能夠確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。銷售部門應(yīng)與物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.貨物發(fā)運(yùn)：倉(cāng)庫(kù)部門應(yīng)按照物流公司的要求，將貨物按時(shí)送到指定的發(fā)貨地點(diǎn)，并辦理貨物交接手續(xù)。物流公司應(yīng)及時(shí)安排車輛將貨物運(yùn)輸至客戶指定地點(diǎn)。3.運(yùn)輸跟蹤：銷售部門應(yīng)建立運(yùn)輸跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。通過(guò)物流公司提供的物流信息跟蹤系統(tǒng)或其他方式，實(shí)時(shí)了解貨物的運(yùn)輸位置、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決，確保貨物能夠按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。五、訂單跟蹤與反饋（一）訂單跟蹤1.銷售部門負(fù)責(zé)訂單的全程跟蹤：銷售部門應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶對(duì)訂單執(zhí)行情況的滿意度，及時(shí)掌握客戶的需求變化和意見(jiàn)反饋。2.訂單執(zhí)行情況匯報(bào)：生產(chǎn)、采購(gòu)、質(zhì)量等相關(guān)部門應(yīng)定期向銷售部門匯報(bào)訂單執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進(jìn)度、物料采購(gòu)進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等信息。銷售部門應(yīng)及時(shí)整理和分析這些信息，并向客戶反饋訂單執(zhí)行情況。（二）問(wèn)題反饋與處理1.客戶反饋問(wèn)題：客戶在訂單執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋。銷售部門應(yīng)詳細(xì)記錄客戶反饋的問(wèn)題，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.問(wèn)題處理流程：相關(guān)部門接到客戶反饋的問(wèn)題后，應(yīng)立即組織人員進(jìn)行調(diào)查和分析，制定解決方案，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將處理結(jié)果反饋給銷售部門。銷售部門應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果反饋給客戶，確保客戶滿意。3.問(wèn)題總結(jié)與預(yù)防：對(duì)于訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和分析，找出問(wèn)題產(chǎn)生的原因，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。六、訂單變更管理（一）變更申請(qǐng)1.客戶提出訂單變更需求時(shí)，應(yīng)填寫訂單變更申請(qǐng)表：訂單變更申請(qǐng)表應(yīng)包括訂單號(hào)、變更內(nèi)容、變更原因、變更時(shí)間要求等信息。2.變更申請(qǐng)?zhí)峤唬嚎蛻魧⒂唵巫兏暾?qǐng)表提交給銷售部門，銷售部門應(yīng)及時(shí)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)變更的必要性和可行性。（二）變更評(píng)審1.銷售部門組織相關(guān)部門對(duì)訂單變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審：參加評(píng)審的部門包括銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)等部門。2.變更評(píng)審內(nèi)容：銷售部門：評(píng)估變更對(duì)客戶需求和訂單交付的影響，與客戶溝通協(xié)商變更后的交貨期、價(jià)格等條款。生產(chǎn)部門：評(píng)估變更對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃的影響，包括生產(chǎn)工藝調(diào)整、設(shè)備調(diào)整、人員安排等，判斷是否能夠滿足變更后的生產(chǎn)要求。采購(gòu)部門：評(píng)估變更對(duì)物料采購(gòu)的影響，包括采購(gòu)周期、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格等，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。質(zhì)量部門：明確變更后的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合變更后的要求。技術(shù)部門：審核變更后的產(chǎn)品技術(shù)要求，提供技術(shù)支持和解決方案。3.變更評(píng)審結(jié)果：經(jīng)過(guò)各部門的評(píng)審和討論，形成變更評(píng)審意見(jiàn)。如變更可行，各部門應(yīng)明確各自在變更執(zhí)行過(guò)程中的責(zé)任和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；如變更存在問(wèn)題，應(yīng)提出改進(jìn)建議或解決方案，由銷售部門與客戶協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見(jiàn)后再確定是否進(jìn)行變更。（三）變更執(zhí)行1.銷售部門根據(jù)變更評(píng)審結(jié)果下達(dá)變更通知：變更通知應(yīng)明確變更的內(nèi)容、執(zhí)行時(shí)間、責(zé)任人等信息。2.相關(guān)部門按照變更通知執(zhí)行變更：生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)變更后的生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整生產(chǎn)安排；采購(gòu)部門應(yīng)按照變更后的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行物料采購(gòu)；質(zhì)量部門應(yīng)按照變更后的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)；技術(shù)部門應(yīng)提供相應(yīng)的技術(shù)支持。3.變更后的訂單跟蹤與反饋：變更執(zhí)行完成后，銷售部門應(yīng)按照訂單跟蹤與反饋的要求，對(duì)變更后的訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，確保訂單能夠順利完成。七、訂單檔案管理（一）訂單檔案的建立1.銷售部門負(fù)責(zé)訂單檔案的建立：訂單檔案應(yīng)包括訂單合同、訂單評(píng)審記錄、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)合同、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)貨記錄、運(yùn)輸跟蹤記錄、客戶反饋記錄等與訂單相關(guān)的所有文件和資料。2.訂單檔案的整理與歸檔：銷售部門應(yīng)定期對(duì)訂單檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案應(yīng)按照訂單號(hào)進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。（二）訂單檔案的保管1.訂單檔案應(yīng)妥善保管：訂單檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案資料損壞、丟失或泄露。2.訂單檔案的保管期限：訂單檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行審批和處理。（三）訂單檔案的查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表：檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案查閱審批：檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門審核通過(guò)后，方可提供查閱服務(wù)。3.檔案查閱要求：查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。4.訂單檔案的使用：訂單檔案僅供公司內(nèi)部人員因工作需要使用，未經(jīng)公司同意，不得向外部單位或個(gè)人提供訂單檔案資料。八、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.訂單處理及時(shí)性：考核訂單從接收、評(píng)審、下達(dá)、生產(chǎn)、發(fā)貨到交付整個(gè)過(guò)程的時(shí)間是否符合規(guī)定要求。2.訂單處理準(zhǔn)確性：考核訂單信息的準(zhǔn)確性，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.訂單執(zhí)行情況：考核訂單的生產(chǎn)完成率、產(chǎn)品合格率、發(fā)貨準(zhǔn)時(shí)率、客戶滿意度等指標(biāo)。4.訂單變更管理：考核訂單變更的申請(qǐng)、評(píng)審、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的規(guī)范性和及時(shí)性。5.訂單檔案管理：考核訂單檔案的建立、保管、查閱與使用等環(huán)節(jié)的規(guī)范性和完整性。（二）考核方式1.定期考核：公司定期對(duì)各部門及相關(guān)人員的訂單處理工作進(jìn)行考核，考核周期為[X]月/季/年。2.日常考核：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工訂單處理工作的日常監(jiān)督和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行糾正。3.客戶反饋考核：根據(jù)客戶對(duì)訂單執(zhí)行情況的反饋意見(jiàn)，對(duì)相關(guān)部