銷控室管理制度?目的為加強公司銷控室的規范化管理，確保銷售信息的準確傳遞、房源狀態的有效監控以及銷售業務的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及銷售業務的部門及在銷控室工作的相關人員。基本原則1.準確性原則：確保各類銷售數據準確無誤，為決策提供可靠依據。2.及時性原則：及時更新房源狀態，快速反饋銷售信息。3.保密性原則：嚴格保守房源信息、客戶資料及銷售數據等機密。銷控室人員職責銷控主管職責1.全面負責銷控室的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。2.協調各部門之間的溝通與協作，確保銷售流程順暢。3.審核各類銷售報表，對銷售數據進行分析與統計，為管理層提供決策支持。4.監督銷控人員的工作，確保各項制度的執行與落實。5.負責與外部相關機構（如房產管理部門等）的聯系與溝通。銷控專員職責1.負責房源信息的錄入、更新與維護，確保房源狀態準確、實時。2.接聽客戶咨詢電話，解答客戶關于房源的疑問，記錄客戶需求。3.根據銷售進度及時更新銷控表，確保銷售數據的及時性與準確性。4.協助銷售人員辦理房源認購、簽約等手續，提供必要的支持。5.負責銷售文件、資料的整理與歸檔。銷控室工作流程房源信息管理1.房源獲取：營銷部門將待售房源信息整理后提交給銷控室，信息應包括房屋基本情況（如戶型、面積、朝向等）、價格、優惠政策等。2.信息錄入：銷控專員按照規定格式將房源信息準確錄入系統，并上傳相關資料（如戶型圖、效果圖等）。3.房源審核：銷控主管對錄入的房源信息進行審核，確保信息完整、準確無誤。審核通過后，房源正式進入銷控系統。4.房源更新：根據銷售情況及時更新房源狀態（如已售、預訂、保留等），并同步調整相關信息（如價格變更、優惠調整等）。客戶咨詢接待1.接聽咨詢電話：銷控專員應在電話鈴響三聲內接聽，使用禮貌用語，準確記錄客戶咨詢內容。2.解答疑問：根據客戶需求，詳細介紹房源情況，解答客戶關于房屋價格、戶型、配套設施等方面的疑問。3.記錄需求：記錄客戶對房源的關注點及特殊需求，及時反饋給銷售人員。4.預約看房：根據客戶意愿，為客戶預約看房時間，并通知相關銷售人員做好接待準備。銷售業務支持1.認購簽約：協助銷售人員辦理房源認購、簽約手續，審核相關文件資料，確保手續齊全、規范。2.合同管理：負責銷售合同的編號、存檔及借閱管理，定期對合同執行情況進行跟蹤與統計。3.房款催收：配合財務部門做好房款催收工作，及時反饋客戶付款情況。報表統計與分析1.日報表：每日下班前，銷控專員統計當日房源銷售情況，填寫日報表，報銷控主管審核。2.周報表：每周周末，銷控專員匯總本周銷售數據，生成周報表，分析銷售趨勢，報銷控主管及相關部門負責人。3.月報表：每月末，銷控主管組織編制月銷售報表，對本月銷售業績、房源庫存等情況進行全面分析，為公司決策提供依據。銷控室日常管理辦公環境管理1.保持銷控室整潔衛生，每日下班前進行清掃，定期進行全面清潔。2.物品擺放整齊有序，各類文件、資料、辦公用品等應分類存放，便于查找與使用。3.保持室內通風良好，溫度、濕度適宜，為工作人員創造舒適的工作環境。設備設施管理1.定期對銷控室的電腦、打印機、復印機、電話等設備進行檢查與維護，確保設備正常運行。2.建立設備設施臺賬，記錄設備的購置時間、維修情況、使用狀況等信息。3.如設備出現故障，及時通知技術人員進行維修，并做好維修記錄。安全管理1.加強銷控室的安全防范意識，工作人員離開時應關閉門窗、電腦等設備電源。2.嚴格限制非工作人員進入銷控室，如有特殊情況需進入，必須經過相關負責人批準，并進行登記。3.妥善保管各類銷售資料、文件及客戶信息，防止丟失或泄露。銷控數據管理數據錄入規范1.房源信息錄入應遵循統一的格式與標準，確保數據的一致性與準確性。2.錄入的數據應包括但不限于房屋基本信息、價格、銷售狀態、客戶信息等。3.對于重要信息的修改，應進行嚴格的審批流程，并做好記錄。數據備份1.每日對銷控數據進行備份，備份數據應存儲在安全的介質上（如外部硬盤、光盤等）。2.定期將備份數據轉移至異地存儲，防止因本地災害等原因導致數據丟失。3.建立數據備份日志，記錄備份時間、備份內容、存儲位置等信息。數據查詢與使用權限1.根據工作需要，設定不同人員的數據查詢與使用權限，確保數據安全。2.銷售人員只能查詢與自己業務相關的房源信息及客戶資料，不得隨意查閱其他無關數據。3.如需查詢超出權限的數據，應提交申請，經相關負責人批準后方可查詢。保密制度保密范圍1.房源信息：包括房屋戶型、面積、價格、銷售進度等。2.客戶信息：客戶姓名、聯系方式、購房需求、交易記錄等。3.銷售策略與計劃：公司的銷售方案、推廣活動安排等。4.其他機密信息：如內部文件、會議紀要等涉及公司商業秘密的內容。保密措施1.與涉及保密信息的工作人員簽訂保密協議，明確其保密責任與義務。2.對保密信息進行分類管理，設置不同的保密級別，采取相應的保密措施。3.限制非授權人員進入存放保密信息的區域，如銷控室、檔案室等。4.在信息傳輸過程中，采用加密技術，確保信息安全。違規處理1.如發現工作人員違反保密制度，泄露公司機密信息，將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因泄露機密信息給公司造成損失的，應依法追究其賠償責任。培訓與考核培訓計劃1.根據公司業務發展及人員需求，制定年度銷控室培訓計劃，明確培訓內容、培訓方式、培訓時間等。2.培訓內容包括房地產銷售知識、銷控系統操作、客戶溝通技巧、保密制度等方面。3.定期組織內部培訓，邀請專業講師或業務骨干進行授課，也可安排工作人員參加外部培訓課程。培訓實施1.按照培訓計劃認真組織實施培訓，確保培訓質量。2.培訓過程中，應注重理論與實踐相結合，通過案例分析、模擬演練等方式提高工作人員的實際操作能力。3.鼓勵工作人員積極參與培訓，做好培訓記錄，包括培訓時間、培訓內容、參與人員、培訓效果等。考核機制1.建立健全銷控室人員考核機制，定期對工作人員的工作表現進行考核。2.考核內容包括工作業績、工作態度、專業知識與技能等方面。3.根據考核結果，對表現優秀的工作人員給予獎勵，對不稱職的人員進行相應的調整或處罰。應急處理突發事件類型1.系統故障：銷控系統出現故障，導致房源信息無法正常查詢、錄入或更新。2.網絡中斷：因網絡故障影響銷售業務的正常開展，無法及時與客戶溝通或處理業務。3.數據丟失：由于意外情況導致部分或全部銷控數據丟失。應急處理流程1.故障報告：發現突發事件后，相關人員應立即報告銷控主管，詳細說明故障情況及影響范圍。2.應急響應：銷控主管接到報告后，迅速組織人員采取應急措施，盡量減少對銷售業務的影響。3.故障排除：對于系統故障、網絡中斷等問題，及時聯系技術人員進行搶修，盡快恢復正常運行。4.數據恢復：如發生數據丟失情況，及時啟用備份數據進行恢復，并查找數據丟失原因，采取防范措施。5.事后總結：突發事件處理