總務庫管理制度?一、總則（一）目的為加強公司總務庫的管理，規范物資的采購、存儲、發放及使用流程，確保物資的安全與完整，合理控制庫存水平，降低運營成本，提高公司整體運營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有總務庫物資的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、維修材料、清潔用品等。（三）職責分工1.總務庫管理部門負責總務庫的日常管理工作，包括物資的驗收、入庫、存儲、發放、盤點等。制定和執行總務庫物資的采購計劃，根據庫存情況和實際需求，及時補充物資。建立健全總務庫物資管理臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況、庫存數量、存放位置等信息。定期對總務庫進行盤點，確保賬實相符，發現問題及時上報并處理。2.使用部門根據實際工作需要，提前向總務庫管理部門提交物資領用申請。負責本部門領用物資的使用和保管，合理使用物資，避免浪費和損壞。配合總務庫管理部門進行物資盤點工作，提供相關物資使用情況的信息。3.財務部門負責審核總務庫物資采購的預算和費用報銷，確保費用支出的合理性和合規性。定期與總務庫管理部門核對賬目，監督物資采購和使用情況。參與總務庫物資盤點工作，對盤點結果進行財務審核。二、物資采購管理（一）采購計劃制定1.總務庫管理部門應定期（每月/每季度）對庫存物資進行盤點和分析，結合各部門的物資需求情況，預測物資消耗趨勢，制定物資采購計劃。2.采購計劃應明確物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等信息，并根據實際情況進行動態調整。3.在制定采購計劃時，應充分考慮物資的市場供應情況、價格波動因素以及公司的庫存成本控制目標，確保采購計劃的合理性和可行性。（二）供應商選擇與管理1.建立合格供應商名錄，總務庫管理部門應通過多種渠道（如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等）收集供應商信息，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行評估和審核，選擇符合公司要求的供應商納入合格供應商名錄。2.定期對供應商進行評估和考核，總務庫管理部門應每年至少對供應商進行一次全面評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。3.與供應商簽訂采購合同，采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。在簽訂合同前，應嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。（三）采購流程1.采購申請：使用部門根據實際工作需要，填寫物資采購申請表，詳細注明物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交至總務庫管理部門。2.采購審批：總務庫管理部門收到采購申請表后，對申請內容進行審核，核實物資需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的采購申請，應報相關領導審批。3.采購執行：經審批通過后，總務庫管理部門根據采購計劃和供應商名錄，選擇合適的供應商進行采購。采購人員應與供應商溝通采購事宜，簽訂采購合同，并跟蹤物資的生產進度和交貨情況。4.物資驗收：物資到貨后，總務庫管理部門應組織相關人員（如采購人員、使用部門人員等）按照采購合同和質量標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等方面。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，及時與供應商溝通協商，要求其退換貨或采取其他補救措施。三、物資入庫管理（一）入庫準備1.總務庫管理部門應根據物資的類別和特性，合理安排倉庫存儲空間，確保物資存放安全、整齊、有序。2.準備好物資入庫所需的驗收工具和設備，如計量器具、檢測儀器等，并確保其準確性和可靠性。3.制定物資入庫流程和標準，明確驗收人員的職責和工作要求。（二）驗收流程1.核對送貨單：物資到貨后，驗收人員首先核對送貨單與采購合同的一致性，包括物資的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。2.外觀檢查：對物資的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、受潮等情況。3.數量清點：按照送貨單和采購合同的要求，對物資的數量進行逐一清點，確保數量準確無誤。4.質量檢驗：對于需要進行質量檢驗的物資，按照相關質量標準和檢驗方法進行檢驗，確保物資質量符合要求。5.填寫驗收記錄：驗收人員在驗收過程中，應詳細填寫物資驗收記錄，記錄物資的名稱、規格、型號、數量、供應商、驗收情況等信息。驗收記錄應經驗收人員簽字確認后存檔。（三）入庫手續辦理1.驗收合格的物資，驗收人員應及時辦理入庫手續，填寫物資入庫單。物資入庫單應包括物資的名稱、規格、型號、數量、入庫日期、存放位置等信息。2.物資入庫單經驗收人員、倉庫管理人員簽字確認后，一聯交財務部門作為記賬憑證，一聯交采購部門留存，一聯倉庫留存作為庫存管理依據。3.倉庫管理人員應根據物資入庫單，將物資存放至指定的倉庫位置，并按照物資的類別和特性進行分類存放，同時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確性和及時性。四、物資存儲管理（一）倉庫布局與規劃1.總務庫應根據物資的類別、用途、存儲條件等因素進行合理的布局和規劃，設置不同的存儲區域，如辦公用品區、辦公設備區、勞保用品區、維修材料區、清潔用品區等。2.每個存儲區域應設置明顯的標識牌，標明區域名稱和存放物資的類別，便于物資的查找和管理。3.倉庫內應保持通風良好、干燥清潔，溫度和濕度應符合物資存儲要求。對于易受潮、易腐蝕、易燃易爆等特殊物資，應設置專門的存儲區域，并采取相應的防護措施。（二）庫存盤點1.定期盤點：總務庫管理部門應定期（每月/每季度/每年）對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員的職責、盤點范圍、盤點方法和時間安排等。2.盤點方法：盤點可采用實地盤點法，即對庫存物資進行逐一清點核實。在盤點過程中，應認真記錄物資的實際數量、規格、型號、存放位置等信息，并與庫存臺賬進行核對。3.盤點結果處理：盤點結束后，盤點人員應編制盤點報告，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。對于賬實不符的情況，應及時查明原因，并采取相應的調整措施。如屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。（三）庫存安全管理1.倉庫應配備必要的安全設施和設備，如消防器材、防盜報警裝置、通風設備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫。在倉庫內嚴禁吸煙、明火作業等，確保倉庫安全。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。同時，應建立危險物資管理制度，加強對危險物資的采購、存儲、使用、運輸等環節的管理。五、物資發放管理（一）發放原則1.按需發放原則：物資發放應根據使用部門的實際工作需要進行，嚴格控制發放數量，避免浪費。2.審批原則：所有物資的發放均需經過審批，審批流程應按照公司相關規定執行。對于重要物資或金額較大的物資發放，應報相關領導審批。3.先進先出原則：物資發放應遵循先進先出的原則，確保庫存物資的質量和有效期。（二）發放流程1.領用申請：使用部門根據實際工作需要，填寫物資領用申請表，詳細注明物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交至總務庫管理部門。2.審批：總務庫管理部門收到領用申請表后，對申請內容進行審核，核實物資需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的領用申請，應報相關領導審批。3.發放：經審批通過后，總務庫管理部門根據領用申請表的要求，辦理物資發放手續。發放人員應按照先進先出的原則，從庫存中挑選相應的物資進行發放，并填寫物資發放登記表，記錄物資的名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用人、發放日期等信息。物資發放登記表應經發放人員和領用人簽字確認后存檔。4.賬務處理：物資發放后，財務部門應根據物資發放登記表及時進行賬務處理，減少庫存物資賬面價值，并記錄相應的費用支出。六、物資使用與報廢管理（一）物資使用管理1.使用部門應合理使用領用的物資，按照物資的用途和操作規程進行使用，避免因使用不當造成物資損壞或浪費。2.對于貴重物資或關鍵設備，使用部門應指定專人負責管理和使用，并建立相應的使用檔案，記錄物資的使用情況、維護保養記錄等信息。3.定期對物資的使用情況進行檢查和評估，發現問題及時采取措施進行處理，確保物資的正常使用和性能完好。（二）物資報廢管理1.報廢申請：物資因損壞、老化、過期等原因無法繼續使用時，使用部門應填寫物資報廢申請表，詳細注明物資的名稱、規格、型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，并提交至總務庫管理部門。2.鑒定審批：總務庫管理部門收到報廢申請表后，應組織相關人員（如技術人員、財務人員等）對報廢物資進行鑒定，核實報廢原因的真實性和合理性。對于金額較大或重要物資的報廢申請，應報相關領導審批。3.報廢處理：經審批通過后，總務庫管理部門負責對報廢物資進行處理。報廢物資的處理方式可包括變賣、捐贈、回收等，處理過程中應嚴