采購及管理制度?總則目的為加強公司采購工作的管理，規范采購行為，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設備采購、服務采購等。原則1.按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和過度庫存。2.質量優先原則：確保所采購的物資和服務符合公司規定的質量標準。3.成本效益原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。采購組織與職責采購部門設置公司設立采購部，負責公司所有采購工作的組織與實施。采購部可根據業務需要進一步細分采購小組，如原材料采購組、辦公用品采購組等。采購部門職責1.制定采購計劃：根據公司年度經營計劃和各部門需求，編制采購計劃，明確采購物資的品種、數量、規格、質量要求、采購時間等。2.供應商管理：開發、評估、選擇供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，維護良好的合作關系。3.采購執行：按照采購計劃實施采購活動，與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執行情況，確保按時、按質、按量到貨。4.采購成本控制：通過市場調研、詢價、招標等方式，爭取最優惠的采購價格和條款，降低采購成本。5.質量控制：參與采購物資的檢驗和驗收工作，確保所采購物資符合質量要求。6.合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，妥善保管采購合同及相關文件資料。7.信息管理：收集、整理、分析采購信息，為公司決策提供數據支持。8.其他工作：完成領導交辦的其他與采購相關的工作任務。其他部門職責1.需求部門：提出物資和服務的采購需求，提供詳細的規格、質量要求等信息，并對采購物資進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，辦理采購款項的支付結算，對采購成本進行核算和分析。3.審計部門：對采購活動進行審計監督，檢查采購過程的合規性、合法性。采購流程采購申請1.需求部門填寫采購申請表：詳細注明所需物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等信息，并經部門負責人簽字確認。2.提交采購申請：采購申請表提交至采購部，采購部進行初步審核，對于不符合要求的采購申請，及時與需求部門溝通并反饋修改意見。采購審批1.采購金額較小的申請：由采購部負責人審批，審批通過后即可進入采購流程。2.采購金額較大的申請：按照公司規定的審批權限，提交公司領導審批。采購金額劃分標準可根據公司實際情況制定，如采購金額超過[X]萬元需經總經理審批等。采購實施1.制定采購方案：采購部根據采購申請和審批意見，制定具體的采購方案，包括選擇采購方式、確定供應商范圍、編制采購文件等。2.選擇采購方式詢價采購：適用于采購金額較小、規格標準統一、市場貨源充足的物資采購。采購部向多家供應商發出詢價單，比較各供應商的報價和條件，選擇最優供應商進行采購。招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目采購。采購部按照相關法律法規和公司規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作，確定中標供應商。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，以及技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的項目等。采購部與不少于三家供應商進行談判，綜合比較各供應商的報價、技術方案、售后服務等因素，確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目等。采購部與單一供應商進行協商，確定采購價格和條款。3.供應商選擇與評估供應商篩選：采購部根據采購方案，從供應商數據庫或通過市場調研等方式篩選出潛在供應商名單。供應商評估：對潛在供應商進行實地考察或要求其提供相關資料，評估其生產能力、質量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務等方面的情況，選擇合格的供應商。確定供應商：采購部根據評估結果，確定最終供應商，并與之簽訂采購合同。4.簽訂采購合同合同起草：采購部根據談判結果起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同審核：采購合同提交至法務部門和財務部門進行審核，確保合同內容合法合規、條款明確、風險可控。審核通過后，采購部與供應商簽訂正式采購合同。采購跟蹤與驗收1.采購跟蹤：采購部負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。如遇供應商無法按時交貨或出現質量問題等情況，采購部應及時采取措施，減少對公司生產經營的影響。2.到貨驗收驗收準備：需求部門在采購物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。初步驗收：采購物資到貨后，需求部門按照驗收方案進行初步驗收，檢查物資的數量、規格、外觀等是否符合合同要求。如發現問題，應及時與采購部溝通，并要求供應商限期整改。最終驗收：對于重要物資或技術復雜的物資，需求部門可組織相關專業人員進行最終驗收，對物資的性能、質量等進行全面檢測和評估。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并簽字確認。采購付款1.付款申請：供應商按照采購合同約定交貨并驗收合格后，采購部根據合同條款和驗收報告，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并附上采購合同、發票、驗收報告等相關憑證。2.付款審批：付款申請單提交至財務部門進行審核，財務部門審核無誤后，按照公司規定的審批流程提交審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續。3.付款方式：公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等，具體付款方式根據合同約定和公司財務規定執行。供應商管理供應商開發1.市場調研：采購部定期進行市場調研，了解行業動態、供應商信息等，收集潛在供應商資料，建立供應商信息庫。2.供應商推薦：鼓勵公司內部員工推薦優質供應商，對于推薦成功且合作良好的員工給予一定獎勵。3.實地考察：對初步篩選出的潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、環保情況等，評估其是否具備合作條件。供應商評估與選擇1.評估指標設定：采購部制定供應商評估指標體系，包括質量、價格、交貨期、售后服務、技術能力、財務狀況、信譽等方面的指標。2.定期評估：采購部定期對供應商進行評估，評估周期可根據實際情況設定，如每年一次或每半年一次。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析、與供應商溝通等多種形式。3.評估結果應用：根據供應商評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時淘汰，并停止與其合作。供應商考核1.考核指標：采購部根據供應商評估指標體系，制定具體的考核指標，如交貨準時率、產品合格率、售后服務響應時間等。2.考核方式：采購部定期對供應商進行考核，考核數據來源于采購訂單執行情況、驗收報告、售后服務記錄等。考核結果以評分形式呈現。3.考核結果處理：根據供應商考核結果，采購部對供應商采取相應的處理措施。對于考核成績優秀的供應商，給予表揚和獎勵；對于考核成績不合格的供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，則終止合作。供應商關系維護1.定期溝通：采購部與供應商保持定期溝通，及時了解供應商的生產經營情況、產品質量情況等，協調解決合作過程中出現的問題。2.合作培訓：對于重要供應商，采購部可組織合作培訓，加強雙方的溝通與協作，共同提高產品質量和服務水平。3.激勵措施：公司制定供應商激勵措施，如給予采購折扣、延長付款期限、頒發合作獎項等，鼓勵供應商提供優質的產品和服務，建立長期穩定的合作關系。采購風險管理風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、原材料供應短缺、市場競爭加劇等風險。2.供應商風險：如供應商破產、違約、產品質量問題、交貨延遲等風險。3.合同風險：合同條款不明確、合同履行過程中出現糾紛等風險。4.內部管理風險：采購流程不規范、采購人員違規操作、信息溝通不暢等風險。風險評估1.風險發生的可能性評估：根據歷史數據、行業經驗、市場情況等因素，對各類風險發生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估：評估各類風險對公司生產經營、財務狀況、聲譽等方面的影響程度，分為重大、較大、一般三個等級。3.風險矩陣繪制：將風險發生的可能性和影響程度進行交叉分析，繪制風險矩陣，確定各類風險的風險等級，以便采取相應的風險應對措施。風險應對1.風險規避：對于風險等級較高且無法有效控制的風險，采取風險規避措施，如放棄采購項目、更換供應商等。2.風險降低：對于風險等級中等的風險，采取風險降低措施，如與供應商簽訂補充協議、增加備用供應商、加強采購過程監控等。3.風險轉移：對于部分風險，可通過購買保險、要求供應商提供擔保等方式進行風險轉移。4.風險接受：對于風險等級較低且對公司影響較小的風險，可采取風險接受措施，如加強風險監測，及時發現并處理風險事件。采購預算管理預算編制1.采購預算編制原則：采購預算編制應遵循"以收定支、收支平衡、略有結余"的原則，結合公司年度經營計劃和采購計劃進行編制。2.預算編制方法：采購預算可采用零基預算法、滾動預算法等方法進行編制。零基預算法是指不考慮以往期間的費用項目和費用數額，以零為基點編制預算的方法；滾動預算法是指在編制預算時，將預算期與會計年度脫離開，隨著預算的執行不斷地補充預算，逐期向后滾動，使預算期始終保持為一個固定長度的一種預算編制方法。3.預算編制流程：采購部根據公司年度經營計劃和各部門需求，編制采購預算草案，提交至財務部門進行審核。財務部門審核后，將采購預算草案匯總至公司預算管理部門，由公司預算管理部門進行綜合平衡和調整，形成公司年度采購預算方案，提交公司領導審批。預算執行與控制1.預算執行：采購部嚴格按照采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司規定的預算調整流程進行申請和審批。2.預算控制：財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取相應的措施進行調整和糾正。對于超預算采購的項目，財務部門有權拒絕付款，并要求采購部說明原因。預算考核1.考核指標：公司建立采購預算考核制度，明確考核指標，如采購預算執行率、采購成本節約率等。2.考核方式：采購部定期向公司預算管理部門和財務部門報送采購預算執行情況報告，由公司預算管理部門和財務部門對采購部進行考核評價。3.考核結果應用：根據采購預算考核結果，對采購部進行獎懲。對于采購預算執行情況良好的部門和個人，給予表揚和獎勵；對于采購預算執行不力的部門和個人，進行批評教育，并要求其采取措施改進。采購信息管理采購信息收集1.內部信息收集：采購部定期收集公司內部各部門的采購需求信息、采購訂單執行情況信息、驗收報告信息等，建立內部采購信息數據庫。2.外部信息收集：采購部通過市場調研、行業展會、網絡平臺、供應商反饋等渠道，收集外部市場信息、供應商信息、產品價格信息、行業動態信息等，建立外部采購信息數據庫。采購信息分析1.數據分析方法：采購部運用數據分析工具和方法，對采購信息進行分析，如采購數據統計分析、采購成本分析、供應商績效分析等。2.分析結果應用：采購部根據采購信息分析結果，制定采購策略和決策，如優化采購計劃、調整供應商選擇標準、降低采購成本等。采購信息共享1.信息共享平臺建設：公司建立采購信息共享平臺，實現采購部與各部門之間的信息實時共享，提高工作效率和協同效應。2.信息共享內容：采購信息共享平臺主要共享采購需求信息、采購訂單信息、驗收報告信息、供應商信息、采購價格信息等內容。采購監督與審計內部監督1.采購部門自查：采購部定期對采購工作進行自查，檢查采購流程是否規范、采購行為是否合規、采購合同是否履行等情況，及時發現問題并進行整改。2.內部審計部門監督：公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購過程的合法性、合規性、效益性，發現問題及時提出審計意見和建議，并督促采購部進行整改