電話室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司電話室的管理，確保電話通訊的暢通、高效、安全，規范電話使用行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有電話室及使用公司電話設備的人員。（三）基本原則1.保障通訊暢通原則：確保公司內部及外部通訊聯絡的順暢，滿足工作需要。2.規范使用原則：規范電話使用行為，提高通訊效率，避免資源浪費。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規和公司保密規定，防止信息泄露。二、電話室管理職責（一）行政部門職責1.負責電話室的日常管理工作，包括電話設備的維護、維修、調配等。2.制定和完善電話室管理制度，并監督執行。3.對電話使用情況進行統計分析，提出改進建議。4.負責處理電話室的突發事件和異常情況。（二）使用部門職責1.教育本部門員工遵守電話室管理制度，正確使用電話設備。2.合理安排電話使用時間，避免長時間占用電話線路。3.協助行政部門做好電話設備的維護和管理工作。（三）員工職責1.嚴格遵守電話室管理制度，愛護電話設備。2.使用電話時語言文明、簡潔，提高通話效率。3.不得利用公司電話從事與工作無關的活動。三、電話設備管理（一）設備采購與配置1.根據公司業務需求，由行政部門提出電話設備采購計劃，經公司領導審批后實施。2.電話設備的配置應滿足公司各部門的工作需要，確保通訊暢通。（二）設備安裝與調試1.電話設備到貨后，由行政部門組織專業人員進行安裝和調試，確保設備正常運行。2.安裝調試完成后，行政部門應將設備的使用方法和注意事項告知使用部門和員工。（三）設備維護與維修1.行政部門負責建立電話設備維護檔案，記錄設備的型號、配置、維修情況等信息。2.定期對電話設備進行檢查和維護，確保設備性能良好。3.對于出現故障的電話設備，行政部門應及時組織維修，盡量縮短維修時間，減少對工作的影響。4.如遇重大設備故障，行政部門應及時向上級領導匯報，并采取應急措施，確保通訊不受影響。（四）設備更新與報廢1.隨著公司業務的發展和技術的進步，行政部門應根據實際情況，適時對電話設備進行更新，以滿足工作需要。2.對于已損壞且無法修復或已達到報廢年限的電話設備，由行政部門填寫設備報廢申請表，經公司領導審批后進行報廢處理。四、電話使用規定（一）內部通話1.員工在使用公司內部電話時，應直接撥打對方的分機號碼，不得撥打總機轉接。2.通話時應簡潔明了，避免長時間閑聊，影響工作效率。3.如需轉接外線電話，應先詢問對方是否需要轉接，并告知對方轉接的電話號碼。（二）外線通話1.員工因工作需要撥打外線電話時，應經部門負責人同意后撥打。2.撥打外線電話時，應先確認電話號碼的正確性，避免撥打錯誤號碼造成浪費。3.通話結束后，應及時掛斷電話，不得長時間占用外線線路。（三）長途電話1.員工如需撥打長途電話，應填寫長途電話申請表，經部門負責人審批后，交行政部門登記備案。2.行政部門應根據公司規定，對長途電話進行控制和管理，確保長途電話費用合理。3.員工在撥打長途電話時，應盡量縮短通話時間，提高通話效率。（四）緊急電話1.遇有緊急情況需要撥打緊急電話時，員工應立即撥打，并向相關部門或人員報告。2.在緊急情況下，公司內部電話應優先保障與緊急事件相關的通訊需求。（五）電話使用注意事項1.不得使用公司電話撥打私人電話或進行與工作無關的活動。2.不得在電話中談論公司機密信息或敏感話題。3.愛護電話設備，不得隨意拆卸、損壞或轉借他人使用。4.如發現電話設備出現故障或異常情況，應及時通知行政部門維修。五、電話費用管理（一）費用核算1.行政部門負責每月對公司電話費用進行核算，統計各部門的電話使用情況。2.電話費用核算應包括內部通話費用、外線通話費用、長途電話費用等。（二）費用分攤1.根據各部門的電話使用情況，行政部門將電話費用分攤到各部門。2.對于因工作需要產生的特殊電話費用，如國際長途電話費用等，經公司領導審批后，可單獨核算，不列入部門電話費用分攤范圍。（三）費用控制1.公司應加強對電話費用的控制，制定合理的電話費用預算，并嚴格執行。2.行政部門應定期對各部門的電話費用進行分析，對于電話費用過高的部門，應及時查找原因，并采取措施進行控制。（四）費用報銷1.各部門應在每月規定的時間內，將本部門的電話費用報銷憑證提交給行政部門審核。2.行政部門審核無誤后，將電話費用報銷憑證轉交給財務部門進行報銷。六、電話室安全管理（一）防火安全1.電話室內應配備必要的滅火器材，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.嚴禁在電話室內吸煙或使用明火，不得存放易燃易爆物品。3.下班前，應關閉電話設備電源，檢查室內電器設備是否正常，確保無安全隱患后，方可離開。（二）防盜安全1.電話室門窗應安裝防盜設施，確保安全可靠。2.非電話室工作人員未經允許不得進入電話室，如因工作需要進入，應經行政部門同意，并在電話室管理人員的陪同下進入。3.電話室內的設備和物品應妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。（三）信息安全1.嚴格遵守公司保密規定，不得在電話中泄露公司機密信息或敏感話題。2.對于涉及公司機密信息的電話通訊，應采取加密措施，確保信息安全。3.如發現電話通訊中存在信息泄露風險，應及時采取措施進行處理，并向上級領導報告。七、電話室衛生管理（一）日常清潔1.電話室管理人員應每天對電話室進行清潔，保持室內環境整潔衛生。2.清潔內容包括地面清掃、桌面擦拭、設備清潔等。（二）定期消毒1.定期對電話室進行消毒，防止細菌和病毒傳播。2.消毒時應使用符合國家標準的消毒劑，按照正確的消毒方法進行操作。（三）衛生檢查1.行政部門應定期對電話室的衛生情況進行檢查，發現問題及時督促電話室管理人員進行整改。2.電話室管理人員應積極配合行政部門的衛生檢查工作，不斷提高電話室的衛生管理水平。八、電話室值班制度（一）值班人員安排1.行政部門應制定電話室值班表，明確值班人員的姓名、值班時間等信息。2.值班人員應嚴格按照值班表的安排按時值班，不得擅自離崗。（二）值班職責1.負責電話室的日常管理工作，包括接聽電話、轉接電話、記錄電話信息等。2.及時處理電話室的突發事件和異常情況，如電話故障、通訊中斷等，并向上級領導報告。3.做好電話室的安全保衛工作，確保電話設備和信息安全。4.認真填寫值班記錄，記錄值班期間的電話使用情況、設備運行情況等信息。（三）值班交接1.值班人員在值班結束時，應與下一班值班人員進行交接，確保電話室工作的順利進行。2.交接內容包括電話設備的運行情況、未處理的電話信息、值班記錄等。九、考核與獎懲（一）考核內容1.電話使用情況：包括內部通話、外線通話、長途電話的使用是否規范，是否存在浪費現象等。2.電話設備維護：是否按照規定對電話設備進行維護和管理，設備是否正常運行等。3.電話室安全管理：是否遵守電話室安全管理制度，是否存在安全隱患等。4.電話室衛生管理：是否保持電話室環境整潔衛生，是否按照規定進行消毒等。5.值班工作：是否按時值班，是否認真履行值班職責等。（二）考核方式1.行政部門定期對各部門和員工的電話使用情況進行檢查和統計，并結合電話費用核算情況進行考核。2.電話室管理人員應定期對電話設備進行檢查和維護，并做好記錄，作為考核的依據之一。3.行政部門應不定期對電話室的安全管理和衛生管理情況進行檢查，發現問題及時進行整改，并將整改情況納入考核范圍。4.對于值班人員的考核，由行政部門根據值班記錄和其他相關情況進行評價。（三）獎勵1.對于在電話使用、設備維護、安全管理、衛生管理等方面表現優秀的部門和員工，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。（四）懲罰1.