通訊錄管理制度?一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司通訊錄的管理，確保公司內部信息傳遞的準確、及時與暢通，提高工作效率，加強各部門之間的溝通與協(xié)作。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務往來的外部合作伙伴。（三）基本原則1.準確性原則：通訊錄信息應確保真實、準確，與員工及合作伙伴的實際情況相符。2.及時性原則：隨著人員變動和業(yè)務發(fā)展，通訊錄信息應及時更新，保證信息的時效性。3.保密性原則：通訊錄中涉及的個人隱私信息應嚴格保密，未經(jīng)授權不得泄露。二、通訊錄內容（一）公司內部通訊錄1.員工基本信息姓名：員工真實姓名。部門：所在的具體部門。職位：擔任的職務。辦公電話：辦公場所的固定電話號碼。手機號碼：員工常用手機號碼。電子郵箱：工作郵箱地址。2.部門信息部門名稱：公司內各部門的全稱。部門負責人：部門主管的姓名。部門電話：部門辦公電話。3.特殊標識對于某些特殊崗位或有特定職責的人員，可在通訊錄中添加相應的特殊標識，以便于識別和聯(lián)系。（二）外部合作伙伴通訊錄1.合作伙伴基本信息公司名稱：合作伙伴的全稱。聯(lián)系人姓名：負責與公司對接業(yè)務的聯(lián)系人姓名。聯(lián)系電話：聯(lián)系人的辦公電話或手機號碼。電子郵箱：聯(lián)系人的工作郵箱。合作業(yè)務范圍：明確與公司的合作領域。2.合作項目信息記錄與各合作伙伴相關的具體合作項目名稱，以及在項目中的主要對接人等信息，便于在涉及合作項目時能夠快速準確地聯(lián)系到相關人員。三、通訊錄的建立與更新（一）初始建立1.新員工入職時，人力資源部門負責收集其基本信息，并按照規(guī)定格式錄入公司通訊錄系統(tǒng)。2.對于新成立的部門或新設立的崗位，相關部門應及時提供部門信息及人員信息，由人力資源部門統(tǒng)一錄入通訊錄。3.在與外部合作伙伴建立合作關系時，業(yè)務部門應及時將合作伙伴的相關信息反饋給人力資源部門，由人力資源部門負責添加到外部合作伙伴通訊錄中。（二）日常更新1.員工信息變更員工個人信息如姓名、部門、職位、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時，應在變更后的[X]個工作日內填寫《通訊錄信息變更申請表》，提交至所在部門負責人審核，審核通過后交至人力資源部門進行信息更新。部門負責人應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審核，如信息變更涉及到工作交接等重要事項，應確保相關工作已妥善安排后再予以審核通過。2.部門信息變更部門名稱、負責人等信息發(fā)生變更時，由所在部門填寫《通訊錄信息變更申請表》，經(jīng)公司領導審批后，交人力資源部門進行更新。審批流程應在[X]個工作日內完成。3.外部合作伙伴信息變更業(yè)務部門在發(fā)現(xiàn)與外部合作伙伴的聯(lián)系信息發(fā)生變更時，應及時通知合作伙伴進行信息更新，并在變更后的[X]個工作日內將新信息反饋給人力資源部門，由人力資源部門進行調整。4.定期維護人力資源部門應定期對通訊錄進行全面梳理和維護，至少每季度進行一次數(shù)據(jù)核對和更新，確保通訊錄信息的準確性和完整性。四、通訊錄的使用與管理（一）使用權限1.公司內部員工可通過公司內部辦公系統(tǒng)、移動辦公軟件等指定渠道查詢和使用公司通訊錄。2.因工作需要，涉及對外聯(lián)系業(yè)務的相關部門員工，在經(jīng)過部門負責人同意后，可獲取外部合作伙伴通訊錄中的部分信息，但僅限于與業(yè)務相關的必要聯(lián)系信息，不得隨意擴散。3.未經(jīng)授權，任何員工不得擅自將公司通訊錄提供給外部人員或用于非公司業(yè)務的其他用途。（二）信息查詢1.員工如需查詢其他部門員工的聯(lián)系方式，應通過內部溝通渠道與對方部門進行聯(lián)系，由對方部門協(xié)助提供相關信息，不得私自通過非正規(guī)渠道獲取。2.在查詢外部合作伙伴通訊錄信息時，應嚴格按照規(guī)定的權限范圍進行操作，如需獲取超出權限的信息，應向業(yè)務部門負責人提出申請，經(jīng)批準后方可查詢。3.公司內部設立專門的通訊錄查詢服務郵箱或熱線電話，員工在查詢信息遇到困難時，可通過上述渠道尋求幫助。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.人力資源部門負責公司通訊錄系統(tǒng)的日常維護和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。備份數(shù)據(jù)應至少保存[X]年，并定期進行檢查和恢復測試，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.對于存儲通訊錄數(shù)據(jù)的服務器及相關設備，應采取必要的安全防護措施，如設置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法竊取或篡改。3.嚴禁員工通過非公司指定的方式私自存儲或傳播公司通訊錄數(shù)據(jù)，違反規(guī)定者將按照公司相關制度進行嚴肅處理。（四）監(jiān)督與檢查1.公司行政部門負責對通訊錄的使用和管理情況進行定期監(jiān)督檢查，確保員工嚴格按照制度規(guī)定使用通訊錄。2.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，行政部門應及時記錄并進行調查核實，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。3.員工有權對通訊錄管理過程中的不規(guī)范行為進行舉報，公司將對舉報內容進行認真調查處理，并為舉報人保密。五、保密規(guī)定（一）保密范圍1.通訊錄中涉及的員工個人隱私信息，如手機號碼、家庭住址、身份證號碼等，均屬于保密內容。2.外部合作伙伴通訊錄中的商業(yè)秘密信息，如合作伙伴的核心業(yè)務數(shù)據(jù)、客戶信息等，未經(jīng)對方書面同意，不得泄露。（二）保密措施1.人力資源部門及相關管理人員應嚴格遵守保密制度，對通訊錄數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。2.在向員工提供通訊錄相關培訓時，應強調保密要求，提醒員工注意保護他人隱私信息。3.對于因工作需要接觸通訊錄信息的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反保密規(guī)定，擅自泄露通訊錄中的保密信息，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.對于因員工泄密行為給公司或合作伙伴造成損失的，公司將依法追究其法律責任，并要求其承擔相應的賠償責任。六、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部門負責解釋。（二）修訂與廢