印制品管理制度?總則目的為加強公司印制品的管理，規范印制品的制作、使用、保管及銷毀流程，確保印制品的質量和安全，維護公司形象和利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在工作中涉及的各類印制品，包括但不限于文件、資料、宣傳冊、名片、證書、票據等。基本原則1.合法性原則：印制品的制作、使用和管理必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.規范性原則：印制品的格式、內容、排版等應符合公司統一規范要求，確保一致性和專業性。3.安全性原則：加強印制品的安全管理，防止印制品的丟失、損壞、泄密等情況發生。4.節約性原則：在保證印制品質量和使用需求的前提下，合理控制成本，避免浪費。印制品的分類及定義文件類1.公司紅頭文件：以公司名義發布的具有正式法律效力的文件，如通知、決定、報告等，文件頭使用公司統一的紅色標識。2.部門文件：各部門自行發布的工作文件、通知、方案等，格式應符合公司規定。資料類1.規章制度：公司內部制定的各項規章制度、流程手冊、操作指南等。2.業務資料：與公司業務相關的技術資料、市場調研報告、客戶資料等。3.會議資料：會議議程、會議記錄、會議紀要、發言稿等。宣傳類1.宣傳冊：用于公司形象宣傳、產品推廣、業務介紹等的印刷資料。2.海報：張貼在公司內部或外部用于宣傳活動、產品信息等的印刷品。3.宣傳單頁：向客戶、合作伙伴等發放的宣傳公司業務、產品特點等的單張印刷品。證照類1.營業執照：公司合法經營的憑證。2.組織機構代碼證：證明公司組織機構代碼的證件。3.稅務登記證：公司納稅的憑證。4.資質證書：公司具備相關業務資質的證明文件。5.員工工作證：員工身份及在公司工作的證明。票據類1.發票：公司對外銷售商品或提供服務時開具的收款憑證。2.收據：公司收取款項時開具的收款證明。3.支票：公司用于支付款項的票據。印制品的制作管理制作申請1.各部門因工作需要制作印制品時，應填寫《印制品制作申請表》，詳細說明印制品的名稱、內容、規格、數量、用途、制作要求等信息，并經部門負責人簽字確認。2.涉及公司重要文件、宣傳資料等印制品的制作申請，需報公司分管領導審批。3.對于批量制作的印制品，如宣傳冊、發票等，申請部門應提前預估使用量，避免浪費。制作流程1.申請部門將審批通過的《印制品制作申請表》提交至行政部門。2.行政部門根據申請內容，選擇合格的印刷供應商，并與其簽訂印刷合同，明確雙方的權利和義務，包括印刷質量、價格、交貨期、保密條款等。3.印刷供應商根據合同要求和設計稿進行印制品的制作。在制作過程中，行政部門應與印刷供應商保持密切溝通，及時了解制作進度和質量情況，如有問題應及時提出并要求整改。4.印制品制作完成后，印刷供應商應按照合同約定將印制品送至公司指定地點。行政部門負責組織相關人員對印制品進行驗收，驗收內容包括印制品的質量、數量、規格、內容等是否符合要求。如發現問題，應及時與印刷供應商協商解決。設計要求1.印制品的設計應符合公司的品牌形象和文化理念，體現公司的專業性和特色。2.設計稿應清晰、準確、規范，內容完整無誤，排版合理美觀。涉及公司標識、商標等重要元素的使用，應嚴格按照公司規定執行。3.設計稿需經申請部門負責人、行政部門審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的設計稿方可用于印制品的制作。費用結算1.印制品制作費用由申請部門承擔。行政部門應根據合同約定和實際制作情況，及時與印刷供應商進行費用結算。2.費用結算時，行政部門應審核發票的真實性、合法性和準確性，并按照公司財務制度的規定辦理報銷手續。印制品的使用管理使用范圍1.印制品只能在公司內部工作范圍內使用，未經許可不得擅自將印制品用于其他用途。2.公司紅頭文件、重要規章制度等印制品，嚴格按照規定的發放范圍和程序進行發放，確保文件的傳達準確、及時。使用審批1.各部門使用印制品時，應填寫《印制品使用申請表》，注明使用印制品的名稱、數量、用途、使用時間等信息，并經部門負責人簽字確認。2.涉及重要文件、宣傳資料等印制品的使用申請，需報公司分管領導審批。3.對于臨時急需使用印制品的情況，可先口頭申請，但事后應及時補辦書面審批手續。使用規范1.使用印制品時應嚴格按照審批要求進行，不得擅自擴大使用范圍或更改使用內容。2.不得在印制品上隨意涂改、添加、刪除內容，如有特殊需要，應按照規定的審批程序辦理。3.使用后的印制品應妥善保管，避免丟失、損壞或泄密。如有遺失，應及時向行政部門報告，并采取相應的補救措施。印制品的保管管理保管責任1.行政部門負責公司印制品的統一保管工作，設立專門的印制品存放區域，確保印制品存放安全、有序。2.各部門應指定專人負責本部門印制品的保管工作，并將保管人員名單報行政部門備案。3.印制品保管人員應嚴格遵守印制品保管制度，認真履行保管職責，確保印制品的安全和完整。保管要求1.印制品應分類存放，按照不同的類別、年份、編號等進行標識，便于查找和管理。2.存放印制品的區域應保持干燥、通風，防止印制品受潮、發霉、蟲蛀等損壞。3.對于重要的印制品，如營業執照、資質證書等，應采取加密存儲、專柜保管等措施，確保其安全性。4.定期對印制品進行盤點，核對印制品的數量、種類與登記記錄是否一致，如發現差異應及時查明原因并進行處理。印制品的銷毀管理銷毀原因1.印制品使用完畢后，如無留存價值，應及時進行銷毀。2.印制品因內容過期、格式變更、保管不善等原因失去使用價值的，應予以銷毀。3.涉及公司機密信息的印制品，在保密期限屆滿或不再需要時，應按照規定進行銷毀，防止信息泄露。銷毀流程1.各部門需銷毀印制品時，應填寫《印制品銷毀申請表》，詳細說明銷毀印制品的名稱、數量、銷毀原因等信息，并經部門負責人簽字確認。2.涉及公司機密信息的印制品銷毀申請，需報公司分管領導審批。3.行政部門根據審批通過的《印制品銷毀申請表》，組織相關人員對印制品進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保印制品無法恢復。4.在銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監督人員應在《印制品銷毀申請表》上簽字確認。銷毀記錄1.行政部門應建立印制品銷毀臺賬，詳細記錄印制品的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式、監督人員等信息。2.印制品銷毀臺賬應妥善保存，以備查閱。保存期限按照公司檔案管理規定執行。監督與檢查監督職責1.行政部門負責對公司印制品的制作、使用、保管及銷毀情況進行日常監督檢查，確保各項管理制度的有效執行。2.公司審計部門定期對印制品的管理情況進行審計，檢查印制品的制作成本、使用效益、保管安全等方面是否符合規定要求。檢查內容1.印制品制作申請、審批手續是否齊全，制作流程是否規范。2.印制品的使用是否符合審批要求，有無擅自擴大使用范圍或更改使用內容的情況。3.印制品的保管是否安全、有序，保管人員是否認真履行職責。4.印制品的銷毀是否按照規定流程進行，銷毀記錄是否完整。問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.責任部門應認真分析問題原因，采取有效措施進