單據(jù)發(fā)票管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司單據(jù)發(fā)票管理，規(guī)范單據(jù)發(fā)票的開(kāi)具、取得、使用、保管等行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中涉及的各類單據(jù)發(fā)票的管理。3.基本原則合法性原則：?jiǎn)螕?jù)發(fā)票的取得、開(kāi)具、使用等必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。真實(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)、合法、有效。完整性原則：?jiǎn)螕?jù)發(fā)票的內(nèi)容必須完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、金額、稅率、稅額等。及時(shí)性原則：?jiǎn)螕?jù)發(fā)票應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)及時(shí)取得或開(kāi)具，并按規(guī)定進(jìn)行處理。二、單據(jù)發(fā)票的種類及定義1.發(fā)票發(fā)票是指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的收付款憑證。包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.收據(jù)收據(jù)是指單位或個(gè)人在收付款項(xiàng)時(shí)開(kāi)具的憑證，包括內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)。內(nèi)部收據(jù)主要用于公司內(nèi)部往來(lái)款項(xiàng)的收付；外部收據(jù)主要用于收取不屬于經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍的非應(yīng)稅款項(xiàng)等。3.其他單據(jù)其他單據(jù)是指除發(fā)票和收據(jù)以外，用于證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的書面憑證，如合同、協(xié)議、報(bào)銷單、審批單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等。三、單據(jù)發(fā)票的開(kāi)具1.開(kāi)具要求公司銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)外發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，應(yīng)向付款方開(kāi)具發(fā)票。開(kāi)具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋發(fā)票專用章。任何單位和個(gè)人不得有下列虛開(kāi)發(fā)票行為：為他人、為自己開(kāi)具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票；讓他人為自己開(kāi)具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票；介紹他人開(kāi)具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。2.開(kāi)具流程業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，填寫發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單，詳細(xì)注明客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一致性。審核無(wú)誤后，安排專人開(kāi)具發(fā)票。發(fā)票開(kāi)具人員根據(jù)審核后的發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單，通過(guò)開(kāi)票系統(tǒng)開(kāi)具發(fā)票。開(kāi)具完成后，在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章，并將發(fā)票聯(lián)交給客戶，抵扣聯(lián)由財(cái)務(wù)部門留存歸檔。3.特殊情況處理因客戶信息變更等原因需要重新開(kāi)具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提交發(fā)票重開(kāi)申請(qǐng)單，注明原發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、重開(kāi)原因等信息，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，由財(cái)務(wù)部門安排重新開(kāi)具發(fā)票。原發(fā)票應(yīng)收回并注明"作廢"字樣，與存根聯(lián)一并保存。發(fā)生銷售退回、折讓等情況需要開(kāi)具紅字發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交紅字發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單，注明原發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、退貨或折讓原因、金額等信息，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，由財(cái)務(wù)部門向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)開(kāi)具紅字發(fā)票信息表，并根據(jù)信息表開(kāi)具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應(yīng)與對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票一一對(duì)應(yīng)，作為沖減銷售收入和銷項(xiàng)稅額的憑證。四、單據(jù)發(fā)票的取得1.取得要求公司在購(gòu)買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時(shí)，不得要求變更品名和金額。取得的發(fā)票應(yīng)是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制、套印全國(guó)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。2.取得流程業(yè)務(wù)人員在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向收款方索取發(fā)票。如因特殊原因無(wú)法取得發(fā)票的，應(yīng)填寫情況說(shuō)明，詳細(xì)注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、未取得發(fā)票原因等信息，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)業(yè)務(wù)人員提交的發(fā)票或情況說(shuō)明進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一致性。審核無(wú)誤后，辦理報(bào)銷等相關(guān)手續(xù)。對(duì)于取得的增值稅專用發(fā)票，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，并在認(rèn)證通過(guò)的次月申報(bào)期內(nèi)申報(bào)抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。3.發(fā)票的審核要點(diǎn)發(fā)票的真實(shí)性審核：通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等渠道查驗(yàn)發(fā)票的真?zhèn)危粰z查發(fā)票的紙質(zhì)、印刷質(zhì)量、水印、防偽碼等是否符合規(guī)定。發(fā)票的合法性審核：審核發(fā)票是否由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制、套印全國(guó)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章；發(fā)票的開(kāi)具內(nèi)容是否符合國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，是否與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符。發(fā)票的完整性審核：審核發(fā)票的基本內(nèi)容是否齊全，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等；發(fā)票的字跡是否清晰，不得壓線、錯(cuò)格；發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)是否加蓋發(fā)票專用章。五、單據(jù)發(fā)票的使用1.使用范圍公司取得的發(fā)票只能用于本公司實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)發(fā)票；不得自行擴(kuò)大專用發(fā)票使用范圍。公司內(nèi)部各部門之間的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，如屬于應(yīng)稅項(xiàng)目的，應(yīng)開(kāi)具發(fā)票；如屬于非應(yīng)稅項(xiàng)目的，可以使用內(nèi)部收據(jù)或其他自制憑證。2.使用規(guī)定公司應(yīng)按照發(fā)票管理規(guī)定，正確使用發(fā)票。開(kāi)具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回需開(kāi)紅字發(fā)票的，必須收回原發(fā)票并注明"作廢"字樣或取得對(duì)方有效證明；發(fā)生銷售折讓的，在收回原發(fā)票并注明"作廢"字樣后，重新開(kāi)具銷售發(fā)票。公司應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，設(shè)置發(fā)票登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)票的取得、開(kāi)具、使用、保管等情況。發(fā)票登記簿應(yīng)保存五年。公司應(yīng)定期對(duì)發(fā)票的使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)立即向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照規(guī)定辦理掛失、聲明作廢等手續(xù)。六、單據(jù)發(fā)票的保管1.保管要求公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場(chǎng)所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保發(fā)票的安全存放。發(fā)票應(yīng)按照號(hào)碼順序填開(kāi)，填寫項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。發(fā)票不得擅自損毀。如因保管不善等原因造成發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照規(guī)定辦理掛失、聲明作廢等手續(xù)。2.保管期限發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票登記簿等資料應(yīng)保存五年。保存期滿后，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后，方可銷毀。涉及發(fā)票的其他相關(guān)資料，如發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單、紅字發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單、情況說(shuō)明等，應(yīng)與發(fā)票存根聯(lián)等一并保存，保存期限為五年。3.保管方式發(fā)票應(yīng)分類存放，按照發(fā)票種類、年度、月份等進(jìn)行整理歸檔。可以采用紙質(zhì)檔案或電子檔案的方式進(jìn)行保管。采用紙質(zhì)檔案保管的，應(yīng)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、起止號(hào)碼等信息；采用電子檔案保管的，應(yīng)建立電子檔案目錄，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可查閱性。發(fā)票保管人員應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)發(fā)票的實(shí)際數(shù)量與登記簿記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。七、單據(jù)發(fā)票的核銷1.核銷流程財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)已開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，應(yīng)檢查發(fā)票的開(kāi)具情況、使用情況、保管情況等是否符合規(guī)定。財(cái)務(wù)人員根據(jù)發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單、發(fā)票記賬聯(lián)等原始憑證，核對(duì)發(fā)票的開(kāi)具金額、稅額、項(xiàng)目?jī)?nèi)容等是否與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的開(kāi)具日期、號(hào)碼、客戶名稱等信息是否正確。對(duì)于已使用的發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票登記簿上進(jìn)行登記，并注明發(fā)票的使用情況，如開(kāi)具日期、客戶名稱、金額、稅額等。核銷完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票登記簿等資料整理歸檔，妥善保管。2.核銷期限財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月對(duì)已開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行一次核銷，確保發(fā)票的開(kāi)具、使用、保管等情況符合規(guī)定。對(duì)于跨年度的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在次年的第一個(gè)月內(nèi)對(duì)上年開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行集中核銷，核對(duì)發(fā)票的使用情況和納稅申報(bào)情況等是否一致。3.核銷要點(diǎn)核對(duì)發(fā)票的開(kāi)具金額、稅額、項(xiàng)目?jī)?nèi)容等是否與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的開(kāi)具日期、號(hào)碼、客戶名稱等信息是否正確。檢查發(fā)票的使用情況是否符合規(guī)定，如是否存在轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)發(fā)票等行為；是否按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目開(kāi)具發(fā)票；是否全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具等。核對(duì)發(fā)票的保管情況是否良好，發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票登記簿等資料是否齊全、完整，是否按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。八、單據(jù)發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)防范1.稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)公司應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定開(kāi)具、取得、使用、保管發(fā)票，確保發(fā)票的合法性、真實(shí)性、完整性。如因發(fā)票問(wèn)題導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，公司將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票管理的內(nèi)部控制，建立健全發(fā)票管理制度，明確各部門和人員的職責(zé)權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)發(fā)票開(kāi)具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)票管理中的問(wèn)題。公司應(yīng)定期組織財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員參加稅務(wù)培訓(xùn)，了解國(guó)家稅收法律法規(guī)的變化和發(fā)票管理的要求，提高稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和發(fā)票管理水平。2.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不符合規(guī)定的發(fā)票不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，如因取得不符合規(guī)定的發(fā)票導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的審核管理，嚴(yán)格把關(guān)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，確保財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證的合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，要求對(duì)方重新開(kāi)具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。公司應(yīng)建立發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)發(fā)票的開(kāi)具、取得、使用、保管等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理發(fā)票管理中的異常情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司的單據(jù)發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公司各部門單據(jù)發(fā)票使用情況的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)票管理中的不規(guī)范行為。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)要求相關(guān)部門和人員限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。