陵園檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)陵園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在陵園建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陵園管理部門及所屬各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則陵園檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映陵園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容完整，不遺漏、不缺失重要信息。3.保密性原則對(duì)涉及陵園機(jī)密、客戶隱私等重要檔案信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，建立便捷的檔案查詢、借閱機(jī)制，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善陵園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)陵園各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.開展檔案利用服務(wù)工作，為陵園各部門及社會(huì)相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.對(duì)陵園各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等前期工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供本部門檔案利用的相關(guān)信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案安全。5.參加檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理能力。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的具體業(yè)務(wù)操作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記等工作。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，能夠熟練檢索和提供檔案利用服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括陵園行政管理工作中形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋陵園規(guī)劃設(shè)計(jì)、墓地銷售、安葬服務(wù)、祭祀活動(dòng)、園區(qū)維護(hù)等業(yè)務(wù)工作相關(guān)的檔案資料，如規(guī)劃圖紙、銷售合同、安葬記錄、祭祀方案、維修記錄等。3.客戶資料類主要是陵園客戶的基本信息、購(gòu)買意向、安葬需求、祭掃情況等資料，包括客戶登記表、意向書、合同等。4.工程建設(shè)類涉及陵園工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。5.聲像檔案類以照片、錄音、錄像等形式記錄陵園工作和活動(dòng)的檔案，如陵園建設(shè)過程照片、重大活動(dòng)視頻、祭祀儀式錄像等。6.實(shí)物檔案類包括陵園獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用分類編號(hào)法，按照檔案分類設(shè)置一級(jí)類目代碼，每個(gè)一級(jí)類目下再細(xì)分二級(jí)類目、三級(jí)類目等，并依次賦予代碼。2.一級(jí)類目代碼用大寫英文字母表示，如行政管理類用"A"表示，業(yè)務(wù)管理類用"B"表示等。3.二級(jí)類目代碼用兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的人事檔案用"A01"表示，財(cái)務(wù)檔案用"A02"表示等。4.三級(jí)類目代碼根據(jù)實(shí)際情況用三位數(shù)字表示，如業(yè)務(wù)管理類中墓地銷售的客戶合同用"B01001"表示，安葬服務(wù)的記錄用"B02001"表示等。5.聲像檔案類編號(hào)在大類代碼后加"S"，如照片檔案編號(hào)為"CS001"，錄像檔案編號(hào)為"CS002"等。實(shí)物檔案類編號(hào)在大類代碼后加"T"，如榮譽(yù)證書編號(hào)為"DT001"等。四、檔案收集（一）收集范圍1.陵園各部門在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.與陵園業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、信函、證書、批文等。3.客戶提供的各類資料及在服務(wù)過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄。4.工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程形成的各類文件資料。5.反映陵園工作和活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.陵園獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，文書檔案應(yīng)在次年上半年移交，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作落實(shí)到位。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案整理質(zhì)量。（二）整理方法1.行政管理類檔案按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，依次編寫頁(yè)號(hào)，然后根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案性質(zhì)進(jìn)行分類整理，如墓地銷售檔案按照客戶合同簽訂時(shí)間順序排列，安葬服務(wù)檔案按照安葬時(shí)間順序排列等。每份檔案應(yīng)編制封面、目錄，裝訂成冊(cè)。3.客戶資料類檔案以客戶為單位進(jìn)行整理，將客戶的各類資料集中存放，建立客戶檔案索引，便于查詢。4.工程建設(shè)類檔案按照項(xiàng)目建設(shè)階段進(jìn)行分類整理，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。每個(gè)階段的文件再按照文件類型和時(shí)間順序排列，編制檔案目錄，裝訂成卷。5.聲像檔案類照片檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間順序編號(hào)，注明照片內(nèi)容、拍攝地點(diǎn)、人物等信息，沖洗并整理成冊(cè)。錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、編輯，制作文字說明，刻錄成光盤保存，并建立目錄索引。6.實(shí)物檔案類對(duì)實(shí)物進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄實(shí)物名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、保存地點(diǎn)等信息，實(shí)物應(yīng)妥善保管，有條件的可進(jìn)行拍照留存。（三）編目要求1.編制檔案目錄時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。2.題名應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。3.日期應(yīng)填寫文件形成的具體年月日。4.保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，應(yīng)根據(jù)檔案價(jià)值確定。5.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定確定。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制備份、采用特殊包裝材料等。3.聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)分別存放，妥善保管。聲像檔案應(yīng)存放在防磁、防潮的環(huán)境中，實(shí)物檔案應(yīng)避免碰撞和損壞。（三）保管期限1.永久保管檔案凡是反映陵園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)陵園工作、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如陵園總體發(fā)展規(guī)劃、重要會(huì)議記錄、重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、重要人事任免文件等。2.長(zhǎng)期保管檔案凡是反映陵園一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)陵園工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、客戶檔案等。3.短期保管檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)陵園工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性文件、一般性會(huì)議材料等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，平時(shí)可根據(jù)需要進(jìn)行局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、分類編號(hào)等是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施。七、檔案利用（一）利用范圍1.陵園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.客戶因查詢自身檔案資料或了解相關(guān)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行查閱。3.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門及社會(huì)單位因工作需要查閱陵園檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制檔案內(nèi)容及數(shù)量等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及陵園機(jī)密、客戶隱私等重要檔案信息予以保密。2.利用者在查閱、借閱檔案過程中，不得擅自摘抄、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得泄露檔案機(jī)密信息。3.對(duì)于不宜公開的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合陵園實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、實(shí)用性等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)，確保不應(yīng)銷毀的檔案得到妥善保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、作用、價(jià)值等。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合檔案實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.對(duì)重復(fù)、無用的檔案進(jìn)行篩選，剔除無保存價(jià)值的檔案。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)陵園主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的陵園檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.通過信息化手段，提高檔案管理效率，方便檔案利用，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于快速檢索和查詢。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用利用檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高工作效率和管理水平。4.數(shù)據(jù)備份與安全管理定期對(duì)檔