會議申請管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確會議申請流程、會議組織與安排、會議記錄與跟進等相關事項，使公司會議能夠有序、高效地召開，為公司各項工作的順利開展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議、專項工作會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義和冗長會議。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程、參會人員等，確保參會人員做好充分準備，提高會議效果。3.責任明確原則：明確會議組織、主持、記錄、跟進等各環(huán)節(jié)的責任人，確保會議各項工作落實到位。4.規(guī)范有序原則：遵循統(tǒng)一的會議申請、組織、記錄和跟進流程，保證會議管理工作規(guī)范有序。二、會議分類及定義（一）公司級會議由公司高層領導主持召開，參會人員涵蓋公司各部門負責人及相關人員，主要討論公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、年度工作計劃、重要制度發(fā)布等全局性、方向性問題。（二）部門級會議由各部門負責人主持召開，部門內部員工參加，主要傳達公司會議精神，安排本部門工作任務，協(xié)調部門內部工作關系，解決部門工作中存在的問題。（三）項目會議針對公司特定項目召開，參會人員包括項目團隊成員、相關部門負責人及其他與項目相關的人員，主要討論項目進展情況、項目目標達成情況、項目問題及解決方案、項目下一步工作計劃等。（四）專項工作會議圍繞公司某一專項工作召開，參會人員根據(jù)專項工作涉及范圍確定，主要研究專項工作推進過程中的重點、難點問題，制定專項工作方案和措施，協(xié)調各方資源，確保專項工作順利完成。三、會議申請流程（一）申請發(fā)起1.會議發(fā)起部門或個人應提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等信息。2.對于涉及跨部門的會議，發(fā)起部門應提前與相關部門溝通協(xié)調，確保參會人員能夠按時參加會議。（二）審批流程1.《會議申請表》提交至會議發(fā)起部門負責人審核，審核內容包括會議必要性、議程合理性、參會人員范圍等。如審核通過，部門負責人在申請表上簽字確認。2.對于公司級會議，需提交公司分管領導審批；對于部門級會議，由部門負責人自行審批；對于項目會議和專項工作會議，根據(jù)會議涉及的層級和重要性，分別提交相關領導審批。審批通過后，申請表交至行政部門備案。（三）特殊情況處理如遇緊急會議，可通過電話、郵件等方式先行向相關領導匯報會議基本情況，獲得口頭批準后，立即組織會議，并在會議結束后24小時內補齊《會議申請表》審批手續(xù)。四、會議組織與安排（一）會議通知1.行政部門根據(jù)審批通過的《會議申請表》，在會議召開前[X]個工作日（緊急會議除外）向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知可采用郵件、短信、內部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)布，確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知應明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等信息，并提醒參會人員提前做好會議準備。對于需要提交書面材料的會議，應在通知中注明材料內容、提交時間和方式。（二）會議場地布置1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，行政部門負責安排合適的會議場地，并進行相應的布置。會議場地應保持整潔、舒適，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風、白板等，確保會議能夠順利進行。2.對于重要會議，可根據(jù)會議主題和氛圍進行適當?shù)难b飾布置，體現(xiàn)會議的專業(yè)性和嚴肅性。（三）會議資料準備1.會議發(fā)起部門負責準備會議相關資料，如會議議程、匯報材料、討論文件等。資料應內容完整、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準確，并在會議召開前提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內容，提高會議效率。2.行政部門負責協(xié)助會議發(fā)起部門做好會議資料的印刷、裝訂、分發(fā)等工作。（四）會議簽到1.會議開始前[X]分鐘，行政部門在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責會議簽到。參會人員應在簽到表上簽到，注明姓名、部門、職務等信息。2.對于未按時簽到的參會人員，會議組織者應及時聯(lián)系，了解原因，并做好記錄。如因特殊原因無法參加會議，應提前向會議組織者請假。五、會議主持與記錄（一）會議主持1.會議主持人一般由會議發(fā)起部門負責人或指定人員擔任。主持人應提前熟悉會議議程和相關資料，掌握會議目的和重點，確保會議按照預定議程有序進行。2.會議主持人應引導參會人員積極參與討論，控制會議節(jié)奏和時間，避免出現(xiàn)跑題、冗長討論等情況。對于會議中出現(xiàn)的爭議和分歧，主持人應及時協(xié)調溝通，引導各方達成共識。（二）會議記錄1.會議應安排專人負責記錄，記錄人員可由行政部門人員或會議發(fā)起部門指定人員擔任。記錄人員應提前準備好會議記錄所需的工具，如筆記本、錄音筆等。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、發(fā)言要點、討論結果、決議事項等。記錄應采用規(guī)范的格式和語言，確保記錄內容清晰、易懂。3.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式。手寫記錄應字跡工整、頁面整潔；電子記錄應及時整理保存，確保記錄文件的安全性和完整性。會議結束后，記錄人員應及時將會議記錄整理成會議紀要，并在[X]個工作日內發(fā)送給參會人員和相關領導審閱。六、會議紀律與要求（一）參會人員要求1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參加會議。2.參會人員應提前到達會議場地，做好會議準備工作。進入會議場地后，應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議期間接打電話、玩手機、隨意走動或做與會議無關的事情。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。如有不同意見，應在尊重他人的前提下，以理性、客觀的態(tài)度進行交流和溝通，不得打斷他人發(fā)言或進行人身攻擊。4.參會人員應嚴格遵守會議保密制度，對于會議中涉及的公司機密信息、商業(yè)秘密、未公開事項等，不得泄露給無關人員。（二）會議組織者要求1.會議組織者應提前做好會議的各項準備工作，確保會議按時、順利召開。在會議過程中，應密切關注會議進展情況，及時協(xié)調解決出現(xiàn)的問題，保證會議秩序和效果。2.會議組織者應按照會議議程安排有序推進會議進程，合理控制會議時間，避免會議拖延或出現(xiàn)冷場現(xiàn)象。對于會議中出現(xiàn)的突發(fā)情況或意外事件，應及時采取措施進行處理，并向相關領導匯報。3.會議結束后，會議組織者應及時對會議進行總結和評估，收集參會人員的反饋意見和建議，為今后改進會議組織工作提供參考依據(jù)。七、會議跟進與落實（一）會議決議事項跟蹤1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要，明確會議決議事項、責任部門、責任人及完成時間節(jié)點等信息。會議紀要經(jīng)相關領導審閱確認后，作為會議決議事項跟蹤落實的依據(jù)。2.責任部門和責任人應按照會議決議事項要求，制定詳細的工作計劃和措施，明確工作步驟和時間安排，并認真組織實施。在工作推進過程中，應及時向相關領導匯報工作進展情況，確保工作按計劃順利進行。3.行政部門負責對會議決議事項的落實情況進行跟蹤檢查，定期收集責任部門的工作進展報告，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調解決。對于未能按時完成的決議事項，應督促責任部門分析原因，制定整改措施，并跟蹤整改落實情況。（二）會議效果評估1.定期對會議效果進行評估，評估內容包括會議主題明確性、議程合理性、參會人員參與度、會議決策效率、會議決議事項落實情況等方面。評估方式可采用問卷調查、參會人員訪談、會議組織者自評等多種形式。2.根據(jù)會議效果評估結果，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化會議組織管理工作。對于效果較好的會議組織方式和經(jīng)驗，應進行推廣和應用；對于存在的問題和不足，應及時加以改進和完善。八