外部采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司外部采購行為，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，保證所采購物資和服務的質量，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外部采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等的采購。（三）采購原則1.按需采購原則：根據公司生產、經營、管理的實際需求進行采購，避免盲目采購和積壓庫存。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務符合相關標準和要求。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購流程和談判技巧，爭取最優惠的采購價格。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。5.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰略和政策。2.審批年度采購預算。3.決策重大采購項目，包括采購金額較大、技術復雜、對公司業務有重大影響的采購項目。4.監督采購工作的執行情況。（二）采購執行部門采購部門是公司采購工作的執行機構，負責具體采購業務的實施。其職責包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.尋找、篩選、評估和選擇供應商。3.與供應商進行談判、簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執行情況，協調解決采購過程中的問題。5.負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作。6.建立和維護供應商檔案及采購記錄。（三）相關部門職責1.需求部門：提出采購需求，提供詳細的采購規格、數量、質量要求等信息，并對采購物資和服務進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，辦理采購付款手續，對采購成本進行核算和控制。3.質量部門：參與采購物資的質量檢驗和驗收工作，對采購物資的質量進行監督。4.法務部門：審核采購合同，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據生產、經營、管理的需要，填寫采購申請表。采購申請表應包括采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間、用途等信息。2.采購申請表經需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行初步審核。審核內容包括采購申請的必要性、采購規格和數量的合理性、采購預算的合規性等。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大或重大采購項目，采購部門應提交采購決策委員會審批。3.經審批通過的采購申請，進入采購流程；未通過審批的采購申請，采購部門應及時反饋給需求部門，并說明原因。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購申請的要求，通過多種渠道尋找潛在供應商。尋找供應商的渠道包括但不限于供應商推薦、行業展會、網絡搜索、供應商數據庫等。2.采購部門對潛在供應商進行篩選和評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.采購部門可以通過實地考察、問卷調查、樣品檢驗、查閱供應商歷史業績等方式對供應商進行評估。評估結果應形成供應商評估報告。4.根據供應商評估報告，采購部門選擇合適的供應商，并建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商的基本信息、評估報告、采購合同等資料。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判。談判內容包括采購物資或服務的價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.在談判過程中，采購部門應充分了解供應商的報價和成本構成，爭取有利的采購條件。同時，采購部門應注意保護公司的商業機密和利益。3.采購談判達成一致后，雙方簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。4.采購合同經雙方簽字蓋章后生效。采購部門應將采購合同副本分發給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購訂單經采購部門負責人審核簽字后，發送給供應商。同時，采購部門應將采購訂單副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等信息。2.如發現供應商未能按時交貨或出現質量問題等情況，采購部門應及時與供應商溝通協調，要求供應商采取措施解決問題。3.對于重要采購項目，采購部門應定期向需求部門、采購決策委員會匯報采購進展情況。（七）采購驗收1.采購物資到貨后，需求部門應按照采購合同和相關標準對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、質量、外觀等方面。2.需求部門可以組織質量部門、采購部門等相關人員共同進行驗收。驗收合格的采購物資，辦理入庫手續；驗收不合格的采購物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.采購部門應要求供應商提供采購物資的質量證明文件、合格證等資料，并將這些資料存檔備案。（八）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部門應根據采購合同的約定，填寫付款申請單。付款申請單應包括采購合同編號、采購物資名稱、數量、金額、付款方式、付款期限等信息。2.付款申請單經采購部門負責人、財務部門審核簽字后，提交給公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同的約定辦理付款手續。付款方式包括支票、匯票、電匯、網上支付等。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應短缺等因素可能導致采購成本增加或采購物資無法及時供應。2.質量風險：供應商提供的物資或服務質量不符合要求，可能影響公司的生產經營和產品質量。3.供應商風險：供應商破產、倒閉、違約等情況可能導致采購合同無法履行，影響公司的正常生產經營。4.法律風險：采購合同條款不明確、不合法，可能導致公司在采購過程中面臨法律糾紛和損失。（二）風險評估1.采購部門應定期對采購風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.風險評估可以采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、風險評分等。3.根據風險評估結果，采購部門應制定相應的風險應對措施。（三）風險應對措施1.市場風險應對措施：建立市場價格監測機制，及時了解市場價格動態，合理安排采購時機。與供應商簽訂長期合作合同，鎖定采購價格，降低價格波動風險。尋找多個供應商，建立供應商備選庫，以應對供應短缺情況。2.質量風險應對措施：加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件和樣品，定期對供應商進行質量審核。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強采購物資的驗收工作。建立質量反饋機制，及時處理采購物資的質量問題。3.供應商風險應對措施：對供應商進行全面的盡職調查，了解供應商的經營狀況、財務狀況、信譽等情況。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，包括違約責任、賠償條款等。定期對供應商進行評估和考核，及時發現和解決供應商存在的問題。4.法律風險應對措施：采購合同應經法務部門審核，確保合同條款合法、合規、明確。加強對采購人員的法律培訓，提高采購人員的法律意識和風險防范能力。建立法律糾紛處理機制，及時處理采購過程中的法律糾紛。五、供應商管理（一）供應商準入1.供應商應具備合法的經營資質，具有良好的信譽和商業道德。2.供應商應具有相應的生產能力、技術水平和質量控制能力，能夠滿足公司的采購需求。3.供應商應提供完整的企業資料，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書等。4.采購部門對供應商的準入申請進行審核，審核通過后，將供應商納入公司供應商名錄。（二）供應商評估與考核1.采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。2.評估和考核可以采用問卷調查、實地考察、數據分析、客戶反饋等方式進行。3.根據評估和考核結果，采購部門對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。4.對于優秀供應商，采購部門可以給予一定的獎勵和優惠政策，如增加采購份額、優先付款等；對于不合格供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應取消其供應商資格。（三）供應商激勵與約束1.激勵措施：與優秀供應商建立長期穩定的合作關系，給予一定的采購份額和價格優惠。對供應商的良好表現給予公開表揚和獎勵，如頒發榮譽證書、獎金等。為供應商提供技術支持和培訓，幫助供應商提高產品質量和生產效率。2.約束措施：在采購合同中明確違約責任和賠償條款，對供應商的違約行為進行約束。定期對供應商進行評估和考核，對不符合要求的供應商進行警告、罰款、暫停合作等處理。建立供應商黑名單制度，對嚴重違約的供應商，禁止其進入公司供應商名錄。六、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據公司年度經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。年度采購預算應包括采購項目、采購金額、采購時間等信息。2.采購預算編制應遵循"實事求是、合理預測、節約高效"的原則，充分考慮市場價格波動、生產經營變化等因素。3.采購預算經采購部門負責人審核簽字后，提交給財務部門。財務部門對采購預算進行審核，審核通過后，提交給公司領導審批。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調整原因、調整金額等信息。采購預算調整申請經采購部門負責人、財務部門審核簽字后，提交給公司領導審批。3.財務部門應定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。（三）預算考核1.公司建立采購預算考核制度，對采購部門的預算執行情況進行考核。考核內容包括采購預算的完成率、采購成本控制情況、采購物資質量等方面。2.采購預算考核結果與采購部門的績效掛鉤，對預算執行情況好的采購部門給予獎勵，對預算執行情況差的采購部門進行懲罰。七、采購信息化管理（一）采購信息系統建設1.公司應建立采購信息系統，實現采購業務的信息化管理。采購信息系統應包括采購申請、采購審批、供應商管理、采購合同管理、采購訂單管理、采購跟蹤、采購驗收、采購付款等功能模塊。2.采購信息系統應與公司的其他信息系統進行集成，如財務系統、庫存系統、生產系統等，實現信息共享和數據交互。（二）采購數據管理1.采購部門應及時、準確地錄入采購信息系統中的數據，確保數據的完整性和準確性。2.采購信息系統應定期對采購數據進行備份，防止數據丟失。3.采購部門應定期對采購數據進行分析和統計，為采購決策提供支持。（三）采購信息安全管理1.