醫(yī)院檔管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案由醫(yī)院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室、部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是醫(yī)院檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管全院各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開(kāi)展檔案的檢索、利用工作，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)對(duì)各科室、部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.參與醫(yī)院重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集。（二）科室、部門檔案員各科室、部門應(yīng)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本科室、部門在各項(xiàng)工作中形成的各種文件材料，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步整理，定期移交醫(yī)院綜合檔案室。3.負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的日常保管，確保檔案的安全。4.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案利用工作，提供本科室、部門相關(guān)的檔案信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：主要包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免、機(jī)構(gòu)編制等檔案。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包含醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)程、病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)療糾紛處理等檔案。4.護(hù)理工作類：涉及護(hù)理管理、護(hù)理操作規(guī)程、護(hù)理記錄、護(hù)理質(zhì)量控制等檔案。5.教學(xué)工作類：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)檔案、教學(xué)評(píng)估等檔案。6.科研工作類：有關(guān)科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)論文、科研獎(jiǎng)勵(lì)等檔案。7.設(shè)備管理類：設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備報(bào)廢處置等檔案。8.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等檔案。9.后勤保障類：包括物資采購(gòu)、供應(yīng)管理、水電暖維修、環(huán)境衛(wèi)生管理等檔案。10.基建檔案類：醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的檔案。（二）檔案編號(hào)1.采用年度類別順序號(hào)的編號(hào)方法。例如：2023醫(yī)療業(yè)務(wù)001，表示2023年形成的醫(yī)療業(yè)務(wù)類第1份檔案。2.黨群工作類編號(hào)：D年份順序號(hào)，如D2023001。3.行政管理類編號(hào)：X年份順序號(hào)，如X2023001。4.護(hù)理工作類編號(hào)：H年份順序號(hào)，如H2023001。5.教學(xué)工作類編號(hào)：J年份順序號(hào)，如J2023001。6.科研工作類編號(hào)：K年份順序號(hào)，如K2023001。7.設(shè)備管理類編號(hào)：S年份順序號(hào)，如S2023001。8.財(cái)務(wù)管理類編號(hào)：C年份順序號(hào)，如C2023001。9.后勤保障類編號(hào)：Q年份順序號(hào)，如Q2023001。10.基建檔案類編號(hào)：J年份順序號(hào)，如J2023001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與醫(yī)院有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等。3.醫(yī)院召開(kāi)的各種會(huì)議的文件、紀(jì)要、決議等。4.醫(yī)院與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.醫(yī)院人員的任免、晉升、獎(jiǎng)懲等文件材料。6.醫(yī)院設(shè)備的購(gòu)置、維修、報(bào)廢等相關(guān)文件。7.醫(yī)院財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類憑證、報(bào)表等。8.醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的各類文件資料。9.醫(yī)院開(kāi)展的各類學(xué)術(shù)活動(dòng)、科研項(xiàng)目的相關(guān)材料。10.醫(yī)院?jiǎn)T工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等檔案材料。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本科室、部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案資料的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案資料的齊全。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，保證檔案質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.黨群工作類：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行分類，如黨組織建設(shè)、黨員管理等類別，再按時(shí)間順序排列，編目裝訂。2.行政管理類：按文件的種類，如工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等分別整理，然后按時(shí)間順序排列，編號(hào)歸檔。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：以病歷檔案為核心，按照診療流程、科室分類等進(jìn)行整理，同時(shí)將醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等相關(guān)文件與之配套歸檔。4.護(hù)理工作類：按護(hù)理工作環(huán)節(jié)，如護(hù)理管理、護(hù)理記錄等分類整理，按時(shí)間順序排列編號(hào)。5.教學(xué)工作類：根據(jù)教學(xué)階段、教學(xué)內(nèi)容等進(jìn)行分類，如教學(xué)計(jì)劃、教案、實(shí)習(xí)檔案等分別整理，按時(shí)間順序編號(hào)歸檔。6.科研工作類：按科研項(xiàng)目的類別、階段進(jìn)行整理，如項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、成果鑒定等分別組卷，編號(hào)裝訂。7.設(shè)備管理類：以設(shè)備為單位，將設(shè)備購(gòu)置、維護(hù)、報(bào)廢等全過(guò)程文件材料整理在一起，按設(shè)備編號(hào)順序排列，編號(hào)歸檔。8.財(cái)務(wù)管理類：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，分別整理，按時(shí)間順序排列編號(hào)。9.后勤保障類：按物資管理、水電暖維修等不同業(yè)務(wù)類別整理，按時(shí)間順序編號(hào)歸檔。10.基建檔案類：按照基本建設(shè)程序，分階段、分專業(yè)整理，如項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等分別組卷，編號(hào)裝訂。五、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境的安全。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。3.對(duì)珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）保管期限1.醫(yī)院檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如醫(yī)院的重要規(guī)章制度、重大決策文件、歷史沿革資料等，應(yīng)永久保存。3.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為1650年的檔案，如醫(yī)院的一般性業(yè)務(wù)文件、教學(xué)科研項(xiàng)目的重要過(guò)程記錄等。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如臨時(shí)性的工作計(jì)劃、一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年至少檢查一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度。2.服務(wù)醫(yī)院工作原則：以滿足醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要為出發(fā)點(diǎn)，積極提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱醫(yī)院相關(guān)檔案，但一般不得借閱。3.醫(yī)院?jiǎn)T工因個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等需要，可查閱本人的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等相關(guān)材料。（三）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（四）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在科室、查閱（借閱）檔案名稱及數(shù)量、查閱（借閱）目的、歸還日期等。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和醫(yī)院檔案管理制度為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從醫(yī)院工作的實(shí)際需要出發(fā)，合理確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立醫(yī)院檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)科室代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類型、同性質(zhì)的檔案進(jìn)行比較，分析其重要程度和保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.將醫(yī)院重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）數(shù)字化檔案采集1.按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等預(yù)處理后，進(jìn)行數(shù)字化掃描。2.掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、完整的PDF或TIFF格式，確保掃描圖像的質(zhì)量。3.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，保證圖像清晰、端正、完整，無(wú)黑邊、白邊、歪斜、模糊等現(xiàn)象。（三）電子檔案管理1.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案的分類編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和利用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，根據(jù)不同人員的工作需要，設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。（四）信息化利用服務(wù)1.在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立檔案信息查詢平臺(tái)，方便醫(yī)院?jiǎn)T工隨時(shí)查詢檔案信息。2.利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.開(kāi)展遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為醫(yī)院外單位提供檔案查閱服務(wù)。九、檔案工作人員職責(zé)（一）綜合檔案室工作人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)各科室、部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。4.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。5.參與醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。（二）科室、部門檔案