餐飲采購制度?一、總則1.目的為了加強餐飲采購管理，規范采購行為，確保采購物資的質量，降低采購成本，提高經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有餐飲項目的物資采購活動，包括食材、調料、飲料、餐具、廚具及其他相關用品。3.基本原則質量第一原則：采購的物資必須符合國家相關標準和餐飲行業要求，優先選擇優質、安全、衛生的產品。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，嚴格履行采購合同。二、采購組織與職責1.采購部門采購部經理負責采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和預算。組織采購人員開展采購活動，監督采購流程的執行情況。協調與其他部門的關系，及時解決采購過程中出現的問題。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施。采購專員根據采購計劃，負責具體的物資采購工作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。對采購物資的質量、價格、交貨期等進行跟蹤和監控，確保采購任務按時、按質、按量完成。收集市場信息，分析物資價格走勢，為采購決策提供參考依據。負責與供應商的溝通與協調，處理采購過程中的糾紛和問題。2.其他部門廚房部門根據餐飲經營情況，提前向采購部門提交食材采購需求清單，詳細注明食材的品種、規格、數量、質量要求等。參與食材供應商的評估和選擇，對采購的食材進行驗收，確保符合廚房使用要求。提供食材使用反饋信息，協助采購部門改進采購工作。倉庫管理部門負責采購物資的驗收、入庫、保管和發放工作，確保物資的安全和完整。定期對庫存物資進行盤點，及時向采購部門反饋庫存信息，協助控制庫存水平。對過期、變質等不合格物資進行處理，并做好記錄。財務部負責審核采購預算和采購合同，監督采購資金的使用情況。對采購成本進行核算和分析，為采購決策提供財務支持。協助采購部門進行供應商付款結算工作。三、采購流程1.采購計劃制定采購專員每月末根據餐飲銷售情況、庫存狀況及市場趨勢，結合廚房部門提供的食材需求清單，制定次月采購計劃初稿。采購計劃初稿應包括物資名稱、規格、數量、預計采購時間、采購預算等內容。采購部經理對采購計劃初稿進行審核，綜合考慮市場供應情況、資金狀況等因素，對采購計劃進行調整和完善，報公司領導審批。經公司領導審批后的采購計劃作為采購工作的依據，采購專員嚴格按照計劃執行采購任務。2.供應商選擇與評估供應商信息收集采購專員通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、實地考察、同行交流等。建立供應商信息庫，詳細記錄供應商的基本情況、經營范圍、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等信息。供應商篩選根據采購物資的要求和供應商信息庫，對收集到的供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。對潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、人員素質等情況，評估其是否具備供應能力和合作潛力。供應商評估采購部門組織廚房部門、倉庫管理部門等相關人員對潛在供應商進行綜合評估，評估內容包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等方面。采用打分制對供應商進行評估，設定各項評估指標的權重，計算供應商的綜合得分。根據綜合得分，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，納入公司供應商名錄。供應商動態管理采購部門定期對供應商進行跟蹤評估，根據供應商的供貨表現、產品質量、售后服務等情況，對供應商進行動態調整。對于表現優秀的供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于表現不佳的供應商，及時發出整改通知，如整改后仍不符合要求，取消其合格供應商資格。3.采購詢價與比價采購專員針對采購計劃中的物資，向至少三家合格供應商發出詢價函，詢價函應明確物資的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期等內容。供應商收到詢價函后，應在規定時間內報價。采購專員對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、付款方式、交貨期等條款。在比價過程中，采購專員應充分考慮物資的質量差異，確保所比較的價格具有可比性。對于價格明顯偏高或偏低的供應商，要進一步了解原因，評估其合理性。根據比價結果，選擇價格合理、條款優惠的供應商進行議價。4.采購議價與合同簽訂采購專員與選定的供應商進行面對面的議價談判，爭取更有利的采購價格、交貨期、付款方式等條款。在議價過程中，采購專員應充分了解供應商的成本結構和市場行情，運用談判技巧，為公司爭取最大利益。經雙方協商一致后，簽訂采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規格、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款，確保雙方的權利和義務明確。采購合同簽訂后，采購專員將合同副本提交給財務部、倉庫管理部門等相關部門備案，以便跟蹤和監督合同執行情況。5.采購訂單下達采購專員根據采購合同，填寫采購訂單，明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容。采購訂單經采購部經理審核后，加蓋公司公章或合同專用章，傳真或發送電子文檔給供應商。采購專員及時跟進采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，確保供應商按時、按質、按量準備好物資。6.物資驗收物資到貨前，倉庫管理部門根據采購訂單和采購合同，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具、確定驗收場地等。物資到貨時，采購專員通知倉庫管理部門進行驗收。驗收人員按照采購合同和相關標準，對物資的品種、規格、數量、質量、外觀等進行仔細檢查。對于食材類物資，廚房部門應派人參與驗收，重點檢查食材的新鮮度、品質、有無變質等情況。驗收合格的物資，倉庫管理部門填寫驗收單，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購專員及時與供應商聯系，協商退貨、換貨或補貨等事宜，并做好記錄。7.采購付款采購物資驗收合格且發票收到后，采購專員填寫付款申請單，附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證，提交給財務部審核。財務部對付款申請單及相關憑證進行審核，檢查手續是否齊全、金額是否正確、發票是否合規等。審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，財務部按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。四、采購成本控制1.價格控制市場調研：采購專員定期收集市場價格信息，了解各類物資的價格走勢，分析價格波動原因，為采購定價提供參考依據。供應商管理：通過與供應商建立長期合作關系、引入競爭機制、定期談判等方式，促使供應商降低價格，提高采購效益。集中采購：對于通用物資或用量較大的物資，實行集中采購，以獲得批量采購的價格優勢。2.庫存控制庫存管理：倉庫管理部門根據餐飲經營情況和采購周期，合理設定各類物資的安全庫存和補貨點，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。庫存盤點：定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。對于積壓物資、過期物資等，及時進行處理，減少庫存占用資金。采購計劃調整：根據庫存狀況和銷售預測，及時調整采購計劃，避免盲目采購，降低采購成本。3.成本分析與考核成本分析：財務部定期對采購成本進行核算和分析，對比實際采購成本與預算成本的差異，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。考核機制：建立采購成本考核機制，將采購成本控制指標納入采購人員的績效考核體系，對成本控制效果顯著的采購人員給予獎勵，對成本超支的采購人員進行相應的處罰。五、采購風險管理1.供應商風險供應商違約風險：加強對供應商的管理和監督，在采購合同中明確違約責任條款，對供應商的違約行為進行約束。同時，建立供應商違約預警機制，及時發現潛在的違約風險，采取相應的防范措施。供應商資質風險：在選擇供應商時，嚴格審查其資質和信譽，確保供應商具備合法經營資格和良好的商業信譽。定期對供應商進行復查，發現問題及時更換供應商。2.質量風險質量標準明確：在采購合同中明確物資的質量標準和驗收方法，確保雙方對質量要求達成一致。驗收把關：加強物資驗收環節的管理，嚴格按照質量標準進行驗收，對不合格物資堅決不予入庫。同時，建立質量反饋機制，及時將質量問題反饋給供應商，要求其采取整改措施。質量跟蹤：對采購物資的質量進行跟蹤，了解其在使用過程中的質量狀況，發現質量問題及時處理，避免對餐飲經營造成影響。3.價格風險價格波動風險：關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握價格波動信息，采取適當的采購策略應對價格波動風險。例如，通過簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定采購價格。價格談判風險：在采購議價過程中，采購人員應具備良好的談判技巧和風險意識，避免因談判失誤導致采購價格過高。同時，加強對采購談判過程的監督和管理，確保談判結果符合公司利益。4.合同風險合同條款風險：在簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同條款完整、準確、合法，避免因合同條款漏洞或歧義引發合同糾紛。合同執行風險：加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現合同執行過程中出現的問題，采取有效措施加以解決。同時，建立合同變更和解除機制，規范合同變更和解除的程序，避免因合同變更或解除不當給公司造成損失。六、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對采購業務進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本的控制情況等。審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.財務監督財務部對采購資金的使用情況進行監督，確保采購資金專款專用，不得挪用或濫用。審核采購發票的真實性、合法性和合規性，對不符合要求的發票不予報銷。3.日常監督采購部經理負責對采購專員的日常工作進行監督，檢