規(guī)劃設(shè)計(jì)部檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)規(guī)劃設(shè)計(jì)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在規(guī)劃設(shè)計(jì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃設(shè)計(jì)部在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理等各項(xiàng)工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：規(guī)劃設(shè)計(jì)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性和完整性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映規(guī)劃設(shè)計(jì)工作的全過程，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)部檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對檔案的安全保管負(fù)責(zé)，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，跟蹤催還逾期借閱檔案。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為規(guī)劃設(shè)計(jì)工作提供支持和服務(wù)。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，提出檔案鑒定意見，對已到保管期限需銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，報(bào)上級批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（二）部門成員職責(zé)1.各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理人員。2.在項(xiàng)目開展過程中，各成員應(yīng)妥善保管好各自產(chǎn)生的文件資料，確保其完整、準(zhǔn)確，項(xiàng)目結(jié)束后按要求整理歸檔。3.積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.規(guī)劃類檔案城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等各類規(guī)劃文件、圖紙、報(bào)告等。規(guī)劃編制過程中的調(diào)研資料、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、專家論證意見等。2.設(shè)計(jì)類檔案建筑設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)方案、圖紙、效果圖、設(shè)計(jì)說明等。設(shè)計(jì)變更記錄、設(shè)計(jì)交底資料、施工配合資料等。3.項(xiàng)目管理類檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要等。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢查記錄、安全管理資料等。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件、備案資料等。4.技術(shù)資料類檔案規(guī)劃設(shè)計(jì)所采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等。新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用資料、試驗(yàn)報(bào)告等。技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交流資料等。5.其他類檔案與規(guī)劃設(shè)計(jì)部相關(guān)的往來信函、傳真、電子郵件等。部門內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件。各類榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，由類別代碼、年份代碼、順序號三部分組成，中間用""隔開。1.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如"G"代表規(guī)劃類，"S"代表設(shè)計(jì)類，"X"代表項(xiàng)目管理類，"J"代表技術(shù)資料類，"Q"代表其他類。2.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如"2023"。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號，從"001"開始。例如，2023年形成的第5份規(guī)劃類檔案編號為"G2023005"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃設(shè)計(jì)部在開展各項(xiàng)工作過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、報(bào)告、合同、協(xié)議、信函、會議紀(jì)要等各種形式的資料。2.從外部接收的與規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料，如政府部門的批復(fù)、合作單位提供的資料等。3.部門內(nèi)部產(chǎn)生的各種文件，包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、培訓(xùn)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和成員應(yīng)在項(xiàng)目完成或文件資料形成后及時(shí)收集整理，移交檔案管理人員。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集。2.完整性：確保收集的檔案資料齊全完整，能夠全面反映規(guī)劃設(shè)計(jì)工作的全過程和成果。對文件資料的正本、副本、附件等應(yīng)一并收集。3.準(zhǔn)確性：收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章齊全，不得有虛假、涂改等情況。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密，防止檔案散失和損壞。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案資料按照一定的原則和方法組成案卷。一般以項(xiàng)目為單位組卷，將與項(xiàng)目相關(guān)的文件資料集中在一起。3.編目：對每一卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括文件編號、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。同時(shí)，編制案卷目錄，包括案卷編號、案卷題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件資料進(jìn)行修整和裝訂，使其整齊美觀，便于保管和查閱。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)定期接收各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和成員移交的檔案資料，對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保符合歸檔要求。2.歸檔的檔案應(yīng)整理規(guī)范，編目清晰，裝訂整齊，簽字蓋章齊全。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫《檔案歸檔登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、歸檔日期等信息。（二）保管期限1.規(guī)劃設(shè)計(jì)部檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如城市總體規(guī)劃、重大項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目立項(xiàng)文件等。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如一般項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、一般性會議紀(jì)要等。2.檔案保管期限的確定，由檔案管理人員根據(jù)檔案的重要程度、利用價(jià)值等因素提出初步意見，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明檔案類別、年份等信息。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.建立檔案保管電子臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍因工作需要，規(guī)劃設(shè)計(jì)部內(nèi)部成員及外部相關(guān)單位人員可以借閱檔案。（二）借閱審批1.內(nèi)部成員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.外部單位人員借閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱重要檔案或涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長不超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。2.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極為規(guī)劃設(shè)計(jì)部成員提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供檔案資料。2.為方便檔案利用，檔案管理人員可根據(jù)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄等加工處理，但應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。3.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合規(guī)劃設(shè)計(jì)部的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管狀況等方面綜合考慮，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值和保管期限是否合理。2.結(jié)合規(guī)劃設(shè)計(jì)部的業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，評估檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.檢查檔案的保管狀況，對破損、變質(zhì)等失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告部門負(fù)責(zé)人。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立規(guī)劃設(shè)計(jì)部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理的效率