企業(yè)辦公室管理制度?一、總則（一）目的為加強企業(yè)辦公室管理，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)辦公室全體工作人員及在辦公室開展工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.規(guī)范原則：各項工作流程和行為準(zhǔn)則嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.高效原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，及時、準(zhǔn)確地完成各項任務(wù)。3.協(xié)作原則：強調(diào)團隊合作，各崗位之間密切配合，形成工作合力，共同推進辦公室整體工作。4.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，為企業(yè)內(nèi)部各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障企業(yè)運營的順暢。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）辦公室組織架構(gòu)辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、文秘、后勤等崗位。（二）職責(zé)分工1.辦公室主任職責(zé)全面負責(zé)辦公室的管理工作，制定辦公室工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項工作順利銜接。負責(zé)辦公室人員的工作安排、績效考核及培訓(xùn)發(fā)展。審核重要文件、報告等，對辦公室工作中的重大事項進行決策。代表辦公室與外部相關(guān)單位進行溝通協(xié)調(diào)。2.辦公室副主任職責(zé)協(xié)助主任開展工作，負責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作落實。組織相關(guān)工作會議，做好會議記錄和紀要整理。對辦公室各項工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議。參與重要文件、報告的起草和審核工作。完成主任交辦的其他臨時性任務(wù)。3.行政崗位職責(zé)負責(zé)企業(yè)行政事務(wù)管理，包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、辦公區(qū)域環(huán)境維護等。制定并執(zhí)行行政相關(guān)管理制度和流程，確保行政工作的規(guī)范化。安排企業(yè)車輛調(diào)度與使用，保障公務(wù)出行需求。負責(zé)企業(yè)證照辦理、年檢等相關(guān)工作。協(xié)助組織企業(yè)各類活動，做好活動場地布置、物資準(zhǔn)備等工作。4.文秘崗位職責(zé)負責(zé)企業(yè)公文的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作，確保公文流轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性和及時性。做好企業(yè)文件資料的整理、分類、保管工作，建立健全文件檔案管理制度。接聽、轉(zhuǎn)接企業(yè)電話，做好電話記錄，及時傳達重要信息。安排企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，提醒重要會議和活動。參與企業(yè)重要會議的籌備工作，負責(zé)會議資料準(zhǔn)備、會議記錄等。5.后勤崗位職責(zé)負責(zé)企業(yè)辦公區(qū)域的日常保潔工作，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。做好企業(yè)食堂的管理工作，保障員工用餐質(zhì)量和食品安全。負責(zé)企業(yè)水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的日常維護和報修工作，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。管理企業(yè)宿舍，做好宿舍分配、入住登記及日常巡查等工作。協(xié)助做好企業(yè)安全保衛(wèi)工作，加強對辦公區(qū)域的巡查，確保企業(yè)安全。三、工作流程與規(guī)范（一）公文處理1.收文辦公室專人負責(zé)簽收外來公文，檢查公文的完整性和時效性。對收文進行登記，記錄公文的來源、文號、標(biāo)題、日期等信息。根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，及時呈送辦公室主任或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)批閱后，按照批示意見進行傳閱、辦理或存檔。2.發(fā)文由相關(guān)部門或人員起草公文，經(jīng)部門負責(zé)人審核后交文秘崗位。文秘崗位對公文進行格式審核、內(nèi)容校對，確保公文質(zhì)量。將審核無誤的公文呈辦公室主任簽發(fā)。文秘崗位負責(zé)公文的編號、印發(fā)，并將公文發(fā)送至相關(guān)部門或人員。對已發(fā)出的公文進行登記，留存發(fā)文底稿和相關(guān)資料。3.公文歸檔定期對辦理完畢的公文進行整理，按照檔案管理要求進行分類歸檔。建立公文電子檔案，便于查詢和利用。嚴格遵守公文保管期限規(guī)定，確保公文檔案的安全和完整。（二）會議管理1.會議籌備根據(jù)會議主題和要求，確定會議時間、地點、參會人員等信息。文秘崗位負責(zé)起草會議通知，提前發(fā)送給參會人員。準(zhǔn)備會議所需的資料、文件、文具等物品，布置會議場地。2.會議組織提前到達會議場地，檢查會議準(zhǔn)備情況，確保會議順利進行。安排專人負責(zé)會議簽到，統(tǒng)計參會人員情況。做好會議記錄，詳細記錄會議內(nèi)容、討論要點、決議事項等。3.會議紀要會議結(jié)束后，及時整理會議紀要，經(jīng)辦公室主任審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。跟蹤會議決議事項的執(zhí)行情況，及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。4.會議檔案管理將會議通知、會議記錄、會議紀要等資料進行整理歸檔，保存會議相關(guān)資料。（三）辦公用品管理1.需求申報各部門根據(jù)工作需要，定期提交辦公用品需求計劃，注明所需物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購審批行政崗位對各部門的需求計劃進行匯總審核，根據(jù)庫存情況制定采購計劃。采購計劃經(jīng)辦公室主任審批后實施采購。3.采購執(zhí)行行政崗位按照采購計劃選擇合格的供應(yīng)商進行采購，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。對采購的辦公用品進行驗收，核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保與采購合同一致。4.發(fā)放領(lǐng)用建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用部門、人員、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息。各部門人員憑審批后的領(lǐng)用申請到行政崗位領(lǐng)取辦公用品，行政人員做好發(fā)放登記。5.庫存管理定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。根據(jù)庫存情況及時調(diào)整采購計劃，避免積壓或缺貨。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度行政崗位負責(zé)企業(yè)車輛的日常調(diào)度，根據(jù)公務(wù)出行需求合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，提前填寫用車申請單，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后交行政崗位。行政崗位根據(jù)用車申請單和車輛狀況進行車輛調(diào)度安排，并及時通知駕駛員。2.駕駛員管理駕駛員必須遵守交通法規(guī)，嚴格按照操作規(guī)程安全駕駛車輛。定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好，及時處理車輛故障和安全隱患。做好車輛清潔衛(wèi)生工作，保持車內(nèi)整潔。駕駛員應(yīng)嚴格執(zhí)行用車登記制度，如實記錄出車時間、地點、里程、油耗等信息。3.車輛費用管理嚴格控制車輛費用支出，車輛維修、保養(yǎng)、加油等費用需經(jīng)行政崗位審核，辦公室主任審批后報銷。定期對車輛費用進行統(tǒng)計分析，合理控制車輛運行成本。（五）檔案管理1.檔案分類企業(yè)檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。行政檔案包括公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告等；人事檔案包括員工入職、離職、考核、培訓(xùn)等資料；財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表等；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進行分類。2.檔案收集各部門負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理，定期移交辦公室檔案管理崗位。檔案管理崗位對接收的檔案資料進行審核、登記，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進行整理，編制檔案目錄，便于查詢和檢索。對檔案資料進行裝訂、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范性。4.檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。嚴格遵守檔案保管期限規(guī)定，對到期檔案進行鑒定和銷毀。做好檔案庫房的安全管理工作，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。5.檔案查閱因工作需要查閱檔案的人員，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后交檔案管理崗位。檔案管理崗位根據(jù)審批意見提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。四、日常辦公規(guī)范（一）考勤制度1.員工應(yīng)嚴格遵守企業(yè)規(guī)定的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.如需請假，應(yīng)提前按照規(guī)定的請假流程辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。3.辦公室負責(zé)對員工考勤情況進行記錄和統(tǒng)計，每月公布考勤結(jié)果。（二）辦公秩序1.保持辦公區(qū)域環(huán)境整潔，不得隨意丟棄垃圾，辦公用品擺放整齊。2.愛護辦公設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞，如有損壞應(yīng)及時報告并照價賠償。3.工作時間內(nèi)不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、嬉戲打鬧，保持安靜的工作氛圍。4.嚴格遵守保密制度，不得泄露企業(yè)機密信息。（三）電腦及網(wǎng)絡(luò)使用1.員工應(yīng)正確使用電腦及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，不得利用辦公電腦從事與工作無關(guān)的活動。2.定期對電腦進行殺毒、維護，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。4.遵守網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布不良信息或進行非法活動。五、安全與衛(wèi)生管理（一）安全管理1.加強辦公室安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.安裝必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。3.定期對辦公區(qū)域進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我防范能力。（二）衛(wèi)生管理1.建立辦公區(qū)域衛(wèi)生管理制度，明確各區(qū)域的衛(wèi)生責(zé)任人。2.定期對辦公區(qū)域進行清潔消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.加強對公共區(qū)域衛(wèi)生的管理，如會議室、衛(wèi)生間等，確保無異味、無雜物。4.鼓勵員工保持個人辦公區(qū)域的整潔，共同維護良好的辦公環(huán)境。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.辦公室定期對各項管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.設(shè)立意見箱和投訴電話，接受員工和其他部門對辦公室工作的監(jiān)督和投訴。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）考核辦法1.制定辦公室人員績效考核辦法，從工作