某電力公司檔案管理實施辦法?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，依據國家有關法律法規及檔案管理相關規定，結合公司實際情況，特制定本實施辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各基層單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.維護檔案的真實性和完整性原則：檔案管理人員應嚴格把關，保證檔案內容真實可靠，不得擅自修改、偽造檔案。3.便于利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督指導和檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理負責接收、征集公司各部門及基層單位形成的各類檔案，對接收的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。定期檢查各部門檔案收集情況，督促及時歸檔，確保檔案收集的完整性和及時性。2.檔案保管妥善保管公司檔案，建立健全檔案保管制度，做好檔案庫房的安全防護工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行清查、核對，確保賬物相符。對破損、褪色的檔案及時進行修復或復制。3.檔案利用服務建立檔案檢索系統，為公司內部各部門提供檔案查閱、借閱服務。按照規定辦理檔案查閱、借閱手續，做好登記和跟蹤管理。根據公司工作需要，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司決策提供依據。4.檔案信息化建設負責公司檔案信息化系統的建設、維護和管理，推進檔案數字化進程。將紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享。對電子檔案進行安全管理，采取數據備份、加密存儲等措施，防止電子檔案數據丟失或損壞。5.檔案鑒定與銷毀定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出存毀意見。對確無保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。做好檔案鑒定和銷毀記錄，確保檔案銷毀工作的規范、安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務管理活動中形成的文件材料，如公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度等。2.黨群工作類：涵蓋公司黨組織建設、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。3.生產技術類：有關公司生產運行、技術研發、設備管理等業務活動產生的技術文件、圖紙、操作規程等。4.經營管理類：涉及公司市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資管理等經營管理活動的文件材料。5.基本建設類：公司基本建設項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料，如項目可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工決算等。6.設備儀器類：公司各類設備儀器的購置、安裝、調試、維護、報廢等過程中產生的文件材料，包括設備清單、使用說明書、維修記錄等。7.會計檔案類：公司財務會計核算活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等檔案。8.審計檔案類：公司內部審計、外部審計工作中產生的審計報告、審計工作底稿等文件材料。9.合同協議類：公司簽訂的各類合同、協議、意向書等文件。10.聲像檔案類：公司在生產經營、重大活動等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）檔案編號1.每大類檔案賦予一個兩位數字代碼，如行政管理類為"01"，黨群工作類為"02"等。2.大類下的二級類目根據實際情況進行細分，并賦予相應的代碼。例如，行政管理類下的公司文件為"0101"，會議記錄為"0102"。3.具體檔案編號由檔案管理部門按照分類原則和編號規則統一編制，確保編號的唯一性和系統性。編號一經確定，不得隨意更改。如需更改，應辦理相關手續，并在檔案目錄及相關檢索工具中進行注明。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司各部門及基層單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均屬收集歸檔范圍。2.公司與外部單位簽訂的合同、協議、往來信函等文件材料，由承辦部門負責收集整理后歸檔。3.公司員工個人在工作中形成的重要業務文件、技術資料等，如屬職務行為產生的，應及時交所在部門歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，按照檔案管理部門規定的時間和要求，定期將本部門形成的檔案材料移交至檔案管理部門。2.歸檔文件材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽署完備。文件材料應為原件，如有特殊情況需用復印件歸檔的，應在復印件上加蓋原件保存單位公章，并注明原件存放處。3.歸檔文件材料應按照分類方案進行分類整理，遵循文件形成規律和有機聯系，保持文件之間的歷史銜接。同一事由的文件應集中排列，密不可分。4.歸檔文件材料應按照規定的格式進行編目，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數等項目，確保編目準確、清晰。（三）歸檔時間1.一般文件材料應在次年上半年歸檔完畢。2.專項工作或重大活動形成的檔案，應在工作結束后一個月內整理歸檔。3.會計檔案應按照國家有關規定定期整理歸檔，保管期限屆滿后，按照規定程序進行移交。五、檔案的整理與裝訂（一）整理原則檔案整理應遵循遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、年度、保管期限進行分類整理，同一類別的文件按照發文時間順序排列。2.黨群工作類檔案：根據黨群工作的不同業務類型進行分類，如黨組織建設、工會工作、共青團工作等，每類再按照時間順序排列。3.生產技術類檔案：按照專業分類，如電力生產、電網建設、設備管理等，再根據項目或設備的具體情況進行細化整理，保持技術文件的系統性和完整性。4.經營管理類檔案：依據經營管理的不同業務板塊分類，如市場營銷、財務管理、人力資源管理等，每個板塊內的文件按照時間順序或業務流程排列。5.基本建設類檔案：按照項目建設程序，從項目立項、可行性研究、設計、施工到竣工驗收等階段，分別整理歸檔，每個階段的文件按照文件性質和時間順序排列。6.設備儀器類檔案：以每臺設備儀器為單位進行整理，包括設備的購置、安裝、調試、運行、維護、改造、報廢等全過程形成的文件材料，按照時間順序排列。7.會計檔案類：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別分別整理，會計憑證應按月裝訂成冊，會計賬簿應按年度整理歸檔。8.審計檔案類：按照審計項目進行整理，一個審計項目形成的文件材料為一個保管單位，包括審計通知書、審計工作底稿、審計報告等，按照審計工作流程排列。9.合同協議類檔案：按照合同協議的類別、簽訂時間順序進行整理，每份合同協議單獨成冊，并在封面上注明合同名稱、編號、簽訂日期等信息。10.聲像檔案類：按照照片、錄音、錄像等不同載體進行分類，對于照片應注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，對于錄音、錄像應注明錄制時間、內容摘要等信息，并按照時間順序排列。（三）裝訂要求1.歸檔文件材料應去除金屬物，如訂書釘、回形針等，以防止生銹損壞文件。2.采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保裝訂牢固，整齊美觀。3.對于紙張規格不一致的文件材料，應進行折疊或裱糊處理，使其規格統一。六、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火保險柜、溫濕度計、除濕機、空調、吸塵器等，確保檔案保管環境符合要求。2.對檔案密集架進行定期檢查和維護，確保其運行正常，防止出現故障影響檔案存放安全。（三）檔案保護措施1.對紙質檔案進行定期清查和盤點，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。2.對電子檔案進行備份管理，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，分別存儲在不同地點。定期對電子檔案進行檢測和維護，防止數據丟失或損壞。3.加強對檔案庫房的安全管理，安裝監控設備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房安全。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。4.對檔案進行定期消毒，防止蟲害和霉菌滋生。嚴禁在檔案庫房內吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則公司檔案利用應遵循保密、規范、高效的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。（二）利用方式1.查閱：公司內部各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據申請內容提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等，按期歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內容、歸還日期等信息。登記記錄應妥善保存，以便查詢和統計。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領導小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成。負責對公司保管期滿的檔案進行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標準檔案鑒定應根據國家有關規定和公司實際情況，從檔案的真實性、完整性、準確性、系統性以及歷史價值、現實利用價值等方面進行綜合評估。對保管期滿但仍具有重要參考價值或涉及未了事項的檔案，應延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作領導小組對保管期滿的檔案進行逐卷審查，提出存毀意見，填寫《檔案鑒定銷毀清冊》。2.《檔案鑒定銷毀清冊》經公司分管領導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的安全、規范。銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案鑒定銷毀清冊》上簽字確認。4.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄及相關檢索工具中注明"已銷毀"字樣，并將《檔案鑒定銷毀清冊》永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的公司檔案信息化管理系統，實現檔案信息的數字化存儲、網絡化傳輸、智能化檢索和共享利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化掃描1.對公司存量檔案進行全面數字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應進行格式轉換，統一存儲為通用的圖像格式，如PDF等，并進行加密處理，確保電子文件的安全性。（三）電子檔案管理系統1.建立電子檔案管理系統，實現檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統計分析等功能。2.電子檔案應按照檔案分類方案進行分類存儲，建立準確的索引目錄，便于快速檢索和查詢。3.對電子檔案的訪問權限進行嚴格控制，根據不同人員的工作職責設置相應的權限，確保檔案信息的安全。（四）數據備份與恢復1.定期對電子檔案數據進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，如磁帶庫、光盤庫、異地數據中心等。2.制定數據恢復計劃，定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞的情況下能夠及時恢復數據，保證檔案信息系統的正常運行。十、監督與考核（一）監督檢查1.檔案管理部門定期對公司各部門及基層單位的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，將檔案管理工作納入公司績效考核體系