金暉煤焦化工公司檔案管理制度?一、總則1.目的為加強金暉煤焦化工公司（以下簡稱"公司"）檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，根據國家有關檔案管理的法律法規及公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組及全體員工在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項生產、經營、管理等活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責公司設立綜合檔案室，負責集中統一管理公司檔案。制定和完善檔案管理制度，指導、監督和檢查各部門的檔案工作。負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用公司各類檔案。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全。積極開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員及公司員工的檔案意識和業務能力。2.各部門職責各部門應明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。按照檔案管理制度的要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件材料進行分類整理，定期移交公司綜合檔案室。協助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，確保檔案的有效利用。3.檔案管理人員職責認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和公司檔案管理制度，熱愛檔案事業，忠于職守，保守檔案機密。負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統計等，保證檔案的完整與安全。熟悉檔案內容，積極主動地為公司各項工作提供檔案信息服務，及時、準確地查找和提供所需檔案。參與檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見，并按照規定程序進行銷毀。負責檔案信息化系統的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準確性和完整性。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司在生產、經營、管理等活動中形成的各類文件材料，包括但不限于以下方面：行政管理類：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、人事檔案、信訪材料等。生產技術類：工藝文件、操作規程、技術標準、設備檔案、科研項目檔案等。經營管理類：市場調研報告、合同協議、財務報表、審計報告、營銷檔案等。基本建設類：工程項目規劃、設計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。黨群工作類：黨組織文件、宣傳教育材料、工會工作文件、共青團工作文件等。聲像檔案：照片、錄音帶、錄像帶、光盤等記錄公司重要活動、工程建設、產品研發等方面的資料。實物檔案：公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章等實物。2.收集要求各部門應按照檔案收集范圍，及時將本部門工作中形成的文件材料進行收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規范，采用耐久性強的書寫材料和載體。對電子文件，應同時收集其元數據、背景信息等相關資料，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。按照年度機構（問題）保管期限的分類方法進行整理。先將文件按年度分開，再在每個年度內按機構（問題）進行分類，最后根據保管期限將各類文件分為永久、長期、短期三種。對紙質文件進行編號、編目、裝訂，編制檔案目錄。對電子文件進行分類存儲，建立電子文件索引和數據庫，確保電子文件的有效管理和利用。四、檔案的保管1.保管場所公司綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。2.檔案裝具根據檔案的類別和數量，選用合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤柜等。檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。對不同載體的檔案應分類存放，紙質檔案應按照檔案編號順序排列上架，電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并做好備份。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。各部門應根據檔案的實際情況，按照檔案保管期限表確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中明確標注。4.檔案保管要求檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。嚴格執行檔案借閱制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還。對歸還的檔案要認真檢查，如有損壞或丟失，應追究借閱人的責任。做好檔案庫房的清潔衛生工作，保持庫房整潔、通風良好。定期對檔案裝具進行除塵、消毒等維護工作。對電子檔案要做好數據備份工作，備份數據應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的安全和可用。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案工作兼職人員及相關業務人員組成。負責對到期檔案進行鑒定工作。2.鑒定原則與方法按照國家有關檔案鑒定的規定和公司檔案保管期限表，對到期檔案進行全面鑒定。鑒定工作應從檔案的內容、價值、保管期限等方面進行綜合考量。采用直接鑒定法，逐件審查檔案，剔除無保存價值的檔案。對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，經鑒定工作小組研究決定后，可以延長保管期限。3.銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等內容。檔案銷毀清冊經公司分管領導審批后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。檔案銷毀后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司各項工作提供優質的檔案信息服務。2.利用方式查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在現場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等內容，經所在部門負責人、綜合檔案室負責人及公司分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、傳播檔案內容，按時歸還檔案。出具證明：公司外部單位或個人因工作需要要求公司出具檔案證明的，應提供有效證明材料，并填寫檔案證明申請表，經公司分管領導簽字同意后，由綜合檔案室根據檔案內容出具證明。檔案證明應加蓋公司檔案專用章。3.利用登記綜合檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，記錄查閱、借閱檔案的人員姓名、部門、時間、內容、期限等信息。檔案利用登記冊應永久保存。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化、數字化，建立完善的檔案信息管理系統，提高檔案管理的效率和服務水平，實現檔案信息資源的共享和有效利用。2.電子檔案管理加強電子文件的收集、整理和歸檔工作，確保電子文件的真實、完整、可用。電子文件應按照公司檔案分類方案進行分類存儲，建立電子文件索引和數據庫。對電子檔案進行備份管理，備份數據應采用多種存儲介質，異地存放。定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的安全和可用。嚴格電子檔案的訪問權限管理，根據不同人員的工作職責和權限，設置相應的訪問級別，防止電子檔案信息泄露。3.檔案信息系統建設與維護建立檔案信息管理系統，實現檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等功能。檔案信息系統應具備數據安全防護、數據備份恢復、用戶權限管理等功能。定期對檔案信息系統進行維護和