檔案制度與管理辦法匯編?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案制度與管理辦法匯編。（二）適用范圍本匯編適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本辦法所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度及相關(guān)流程。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、存儲等工作。3.指導、監(jiān)督和檢查各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓。4.負責檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)及統(tǒng)計工作。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確、及時。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司檔案管理部門移交檔案。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）員工個人職責1.妥善保管本人在工作中形成的各類文件資料，及時交本部門兼職檔案員歸檔。2.遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、項目管理類、技術(shù)管理類、合同協(xié)議類、聲像檔案類等八大類。具體分類如下：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照、印章管理等相關(guān)文件。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事任免等檔案資料。3.財務(wù)管理類：包含會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料、資金管理等檔案。4.業(yè)務(wù)管理類：依據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)運營、質(zhì)量控制、客戶服務(wù)等不同業(yè)務(wù)板塊的相關(guān)文件。5.項目管理類：涉及公司各類項目的立項、規(guī)劃、實施、驗收等全過程資料。6.技術(shù)管理類：包含技術(shù)研發(fā)、工藝文件、技術(shù)標準、專利等技術(shù)方面的檔案。7.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。8.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司活動、工作場景等的檔案資料。（二）檔案編號檔案編號采用分類號與案卷號相結(jié)合的方式。分類號按照上述檔案分類進行編制，用大寫字母表示；案卷號為每一類檔案中的順序號，用阿拉伯數(shù)字表示。例如：行政管理類檔案編號為XZ001，其中"XZ"為行政管理類的分類號，"001"為該類檔案中的第一本案卷號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理制度的要求，全面收集本部門在工作中形成的各類文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、錄音、錄像等。（二）收集時間1.日常工作中形成的文件資料，應及時收集整理，確保資料的完整性和準確性。2.項目結(jié)束后一個月內(nèi)，項目負責人應將項目相關(guān)檔案資料收集齊全，移交本部門兼職檔案員。3.每年年初，各部門兼職檔案員應對上一年度的檔案進行全面清查，查漏補缺，確保檔案無遺漏。（三）整理要求1.檔案整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)文件應去除金屬物，破損文件應進行修復，字跡模糊或褪色的文件應進行復制或補字處理。3.電子文檔應按照公司規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并分類存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。4.照片、錄音、錄像等聲像檔案應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并進行分類整理。五、檔案的歸檔（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案資料完整、準確、符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息。3.將檔案及移交清單一并移交至公司檔案管理部門，檔案管理部門進行再次審核和接收。4.檔案管理部門對接收的檔案進行統(tǒng)一編號、分類上架存儲，并更新檔案管理系統(tǒng)。（二）歸檔時間1.一般檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.重要項目檔案應在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。六、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心技術(shù)、歷史沿革等具有長遠保存價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為30年，主要包括公司較為重要的業(yè)務(wù)文件、項目資料等。3.短期保管的檔案：保管期限為10年，一般為一般性的業(yè)務(wù)文件和臨時性資料。（二）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定的標準。（三）檔案保管要求1.檔案應按照類別、編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應提交公司保密管理部門的審批意見。3.外部單位或個人查閱公司檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人持《檔案查閱申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容提供相應檔案。2.查閱人應在檔案查閱登記薄上登記查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間等信息。3.查閱人只能在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案安全。查閱結(jié)束后，查閱人應將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記薄上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，借閱期限和范圍應嚴格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。（四）借閱程序1.借閱人持《檔案借閱申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容提供相應檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。2.借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自復制、涂改、轉(zhuǎn)借或損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。八、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，填寫檔案統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.公司檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露公司機密信息。2.查閱和借閱檔案的人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自傳播、擴散檔案內(nèi)容。3.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案信息安全。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案庫房安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作安全有序進行。十、附則（一）本制度與管理辦法匯編自發(fā)布之日起生效實施。（