集團會議管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范集團會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，促進集團各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司召開的各類會議。3.會議分類集團會議分為：集團例會、專題會議、臨時會議、視頻會議、現(xiàn)場會議等。二、會議組織與職責1.集團辦公室負責集團各類會議的統(tǒng)籌安排，包括會議時間、地點、議程、參會人員的通知等。協(xié)助會議主辦部門準備會議資料，如會議文件、報告、演示文稿等。負責會議記錄，整理會議紀要，并按照規(guī)定的流程進行分發(fā)和存檔。對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和反饋，確保決議得到有效落實。負責會議場地的預定、布置以及會議設備的調(diào)試和維護等后勤保障工作。2.會議主辦部門負責提出召開會議的申請，明確會議主題、目的、議程、參會人員范圍等內(nèi)容。負責會議資料的準備，確保資料內(nèi)容準確、完整、清晰，并提前提交給集團辦公室。負責組織本部門參會人員按時參加會議，在會議中積極發(fā)言，參與討論，并負責落實與本部門相關(guān)的會議決議。如需邀請外部嘉賓參加會議，負責提前與嘉賓溝通，確認參會事宜，并向集團辦公室提供嘉賓相關(guān)信息。3.參會人員按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退或無故缺席。認真準備會議相關(guān)資料，積極參與會議討論，發(fā)表真實、客觀的意見和建議。嚴格執(zhí)行會議決議，按照要求及時完成相關(guān)工作，并定期向會議主辦部門反饋工作進展情況。三、會議申請與審批1.申請流程會議主辦部門如需召開會議，應提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、議程、參會人員范圍、會議時間、地點、預計時長等內(nèi)容。將填寫好的《會議申請表》提交至集團辦公室，由集團辦公室進行初步審核，審核通過后報集團領(lǐng)導審批。2.審批權(quán)限集團例會、重要專題會議等由集團總裁審批。一般專題會議、臨時會議等由集團分管領(lǐng)導審批。各子公司、分公司召開的會議，由子公司、分公司負責人審批，并報集團辦公室備案。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時召開會議，可先電話請示相關(guān)領(lǐng)導同意后召開，但需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)補辦《會議申請表》審批手續(xù)。四、會議準備1.資料準備會議主辦部門應根據(jù)會議主題和議程，準備詳細的會議資料，包括但不限于會議文件、報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、演示文稿等。會議資料應確保內(nèi)容準確、完整、清晰，數(shù)據(jù)真實可靠，并按照會議議程順序進行整理和裝訂。如有需要，應提前將會議資料發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好準備。2.場地準備集團辦公室根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前預定合適的會議場地。會議場地應保持整潔、舒適，配備必要的會議設備，如投影儀、音響設備、麥克風、桌椅等，并確保設備正常運行。根據(jù)會議主題和氛圍，對會議場地進行適當布置，如擺放綠植、懸掛橫幅、放置指示牌等。3.設備調(diào)試在會議開始前，集團辦公室應安排專人對會議設備進行調(diào)試，確保投影儀、音響設備、麥克風等正常工作，畫面清晰，聲音正常。檢查會議資料是否能夠在設備上正常顯示和播放，如有問題及時進行解決。五、會議召開1.會議簽到參會人員應提前到達會議現(xiàn)場，在會議簽到處進行簽到。會議工作人員負責核對參會人員名單，對未簽到的人員進行記錄，并及時通知相關(guān)人員。2.會議主持會議一般應由會議主辦部門負責人或指定人員主持。會議主持人應熟悉會議議程和內(nèi)容，把握會議節(jié)奏，引導參會人員積極參與討論，確保會議順利進行。在會議過程中，主持人應維護會議秩序，對偏離主題、發(fā)言時間過長等情況進行適當提醒和引導。3.會議發(fā)言參會人員應按照會議議程順序進行發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應簡潔明了、重點突出，圍繞會議主題展開。如需進行演示或展示，應提前做好準備，確保演示內(nèi)容清晰、準確，演示設備正常運行。在發(fā)言過程中，應尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言，如有不同意見，可在他人發(fā)言結(jié)束后進行補充或討論。4.會議記錄集團辦公室應安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論要點、決議事項等。會議記錄應客觀、準確、完整，使用規(guī)范的語言和格式，確保能夠真實反映會議情況。在會議過程中，記錄人員應認真傾聽，及時記錄，如有遺漏或不清楚的地方，應及時向發(fā)言人或主持人進行詢問。5.會議秩序參會人員應遵守會議紀律，保持會場安靜，不得在會議期間交頭接耳、接聽電話、玩手機或從事其他與會議無關(guān)的事情。如有特殊情況需要離開會場，應向會議主持人請假，經(jīng)同意后方可離開。會議工作人員應加強會場秩序管理，對違反會議紀律的行為進行及時制止和提醒。六、會議紀要1.紀要撰寫會議結(jié)束后，集團辦公室應在[X]個工作日內(nèi)完成會議紀要的撰寫工作。會議紀要應根據(jù)會議記錄進行整理和提煉，突出會議的主要內(nèi)容、討論要點、決議事項、責任部門和完成時間等關(guān)鍵信息。會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰，避免冗長和復雜的表述，確保能夠準確傳達會議精神。2.紀要審核會議紀要初稿完成后，應提交給會議主辦部門負責人進行審核，審核通過后報集團分管領(lǐng)導審批。會議主辦部門負責人應認真審核會議紀要內(nèi)容，確保紀要準確反映會議情況，決議事項明確，責任部門和完成時間清晰。集團分管領(lǐng)導應重點審核會議紀要的準確性、完整性和合規(guī)性，對存在的問題提出修改意見。3.紀要分發(fā)經(jīng)審批后的會議紀要應按照規(guī)定的范圍進行分發(fā)，分發(fā)對象包括參會人員、相關(guān)部門和領(lǐng)導等。會議紀要應通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進行分發(fā)，并確保所有分發(fā)對象能夠及時收到。對于涉及機密或敏感信息的會議紀要，應按照集團保密制度的要求進行管理和分發(fā)。七、會議決議執(zhí)行與跟蹤1.責任落實會議決議形成后，會議主辦部門應根據(jù)決議內(nèi)容，明確責任部門和責任人，并將決議事項進行分解，制定詳細的工作計劃。責任部門和責任人應按照工作計劃，認真組織實施，確保決議得到有效落實。2.進度跟蹤責任部門應定期向會議主辦部門匯報決議事項的執(zhí)行進度，會議主辦部門應及時掌握工作進展情況。集團辦公室負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。對于執(zhí)行進度滯后的責任部門，集團辦公室應及時發(fā)出提醒，并督促其加快工作進度，確保按時完成任務。3.結(jié)果反饋責任部門完成決議事項后，應及時向會議主辦部門提交工作總結(jié)報告，匯報工作完成情況、取得的成果以及存在的問題和建議。會議主辦部門應將責任部門的工作總結(jié)報告進行整理和分析，及時向集團領(lǐng)導反饋會議決議的執(zhí)行結(jié)果。八、會議費用管理1.費用預算會議主辦部門在申請召開會議時，應根據(jù)會議規(guī)模、時長、地點等因素，編制詳細的會議費用預算，包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、餐飲、交通等費用。會議費用預算應報集團辦公室審核，經(jīng)集團領(lǐng)導審批后執(zhí)行。2.費用報銷會議結(jié)束后，會議主辦部門應按照集團財務制度的要求，及時整理會議費用報銷憑證，并填寫費用報銷單。費用報銷單應注明會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、費用明細等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。集團辦公室對費用報銷憑證進行審核，審核通過后報集團財務部門進行報銷。3.費用控制會議主辦部門應嚴格控制會議費用支出，確保費用不超出預算范圍。如因特殊情況需要增加會議費用，應提前向集團辦公室提交書面申請，說明增加費用的原因和金額，經(jīng)集團領(lǐng)導審批后執(zhí)行。九、會議紀律與處罰1.紀律要求參會人員應嚴格遵守會議時間，提前到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退或無故缺席。遵守會議秩序，保持會場安靜，不得在會議期間交頭接耳、接聽電話、玩手機或從事其他與會議無關(guān)的事情。認真準備會議資料，積極參與會議討論，不得敷衍了事或故意推諉責任。嚴格執(zhí)行會議決議，按照要求及時完成相關(guān)工作，并定期向會議主辦部門反饋工作進展情況。2.處罰措施對于違反會議紀律的參會人員，視情節(jié)輕重給予相應