基建工程檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強基建工程檔案管理，確保基建工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，為基建工程的全過程管理及后期維護、改建、擴建等提供可靠依據，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司所有基建工程項目檔案的管理，包括新建、改建、擴建的建筑物、構筑物、設備安裝、管線敷設等工程檔案的管理。3.定義基建工程檔案是指基建工程項目從立項、規劃、設計、施工到竣工驗收等全過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善基建工程檔案管理制度，并監督執行。對基建工程檔案管理工作進行指導、監督和檢查，參與重要基建工程項目檔案驗收工作。集中統一管理基建工程檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用等工作。2.項目建設單位職責負責組織、協調本單位基建工程項目檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準確、系統。配備與項目檔案管理工作相適應的專（兼）職檔案管理人員，負責本單位基建工程項目檔案的日常管理工作。對項目各參建單位的檔案管理工作進行監督、檢查和指導，將檔案管理工作納入項目管理計劃和考核內容。3.項目設計單位職責按照國家和行業有關規定及合同要求，在項目設計過程中形成完整、準確的設計文件，并向建設單位提交一套完整的設計圖紙及相關資料。負責對項目設計變更文件的編制、審核和簽認，確保設計變更文件的準確性和完整性，并及時向建設單位提交。4.項目施工單位職責按照國家和行業有關規定及合同要求，負責收集、整理、歸檔本單位在施工過程中形成的各種文件資料，確保檔案的真實、完整、有效。配備專（兼）職檔案管理人員，負責施工檔案的日常管理工作，對施工過程中形成的各類文件資料進行分類、整理、編目和裝訂，并在工程竣工后及時向建設單位移交。在工程竣工驗收前，對本單位形成的施工檔案進行自查，確保檔案符合歸檔要求，并向建設單位提交檔案自檢報告。5.項目監理單位職責負責對項目施工過程中的檔案管理工作進行監督、檢查和指導，審核施工單位提交的檔案資料，確保施工檔案的質量。參與審核施工單位提交的竣工檔案，對檔案的完整性、準確性和系統性進行審查，并簽署審核意見。負責收集、整理、歸檔本單位在監理過程中形成的各種文件資料，包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要、工程質量評估報告等，并在工程竣工后及時向建設單位移交。三、檔案收集1.收集范圍基建工程項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。設計文件，包括初步設計、施工圖設計、設計變更通知等。施工文件，包括施工組織設計、施工技術交底、工程測量記錄、材料設備質量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。監理文件，包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要、工程質量評估報告等。竣工驗收文件，包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書等。其他與基建工程有關的文件資料，如工程招投標文件、合同協議、工程聲像資料等。2.收集時間項目前期文件在文件形成后及時收集。設計文件由設計單位在交付使用時提交。施工文件由施工單位按照施工進度及時收集整理，在每個分部工程完工后一個月內提交階段性施工檔案，工程竣工后三個月內提交全部施工檔案。監理文件由監理單位在監理工作結束后一個月內提交。竣工驗收文件在工程竣工驗收后一個月內收集歸檔。3.收集要求各參建單位應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。收集的檔案資料應真實、完整、有效，簽字蓋章手續齊全，字跡清晰，載體質量符合要求。對收集的電子文件應進行格式轉換和備份，確保文件的可讀性和可利用性。四、檔案整理1.整理原則基建工程檔案整理應遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。2.分類方法基建工程檔案按照工程項目前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等類別進行分類，每類再根據文件的性質、內容等進行細分。3.編號規則基建工程檔案編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。編號規則如下：工程項目前期文件：按照文件形成時間順序編號，格式為"項目名稱前期文件年份序號"。設計文件：按照專業分類編號，格式為"項目名稱設計文件專業年份序號"。施工文件：按照分部工程分類編號，格式為"項目名稱施工文件分部工程年份序號"。監理文件：按照文件類別分類編號，格式為"項目名稱監理文件類別年份序號"。竣工驗收文件：按照文件性質分類編號，格式為"項目名稱竣工驗收文件性質年份序號"。4.編目要求基建工程檔案應編制卷內目錄，卷內目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等內容。每個案卷應編制卷皮，卷皮應包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內容。基建工程檔案應編制總目錄，總目錄應包括檔案類別、檔案題名、檔案編號、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內容。五、檔案歸檔1.歸檔時間項目建設單位應在工程竣工驗收后三個月內，將基建工程檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。各參建單位應在規定時間內將本單位形成的檔案資料整理歸檔，并向建設單位移交。2.歸檔要求歸檔的基建工程檔案應符合整理要求，案卷質量應達到國家標準。歸檔的檔案應一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由項目建設單位保管。歸檔的檔案應進行電子檔案備份，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和管理。六、檔案保管1.保管期限基建工程檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括工程項目前期文件、竣工驗收文件等。長期保管的檔案包括設計文件、施工文件、監理文件等，保管期限為30年。短期保管的檔案包括一般性文件資料，保管期限為10年。2.保管條件檔案管理部門應提供符合檔案保管要求的庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。3.庫房管理檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家標準。檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。建立檔案出入庫登記制度，嚴格檔案借閱手續，確保檔案的安全和完整。七、檔案鑒定1.鑒定組織檔案管理部門應定期對基建工程檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設單位代表、專業技術人員等組成。2.鑒定內容檔案的完整性、準確性和系統性。檔案的保管價值和保管期限。3.鑒定方法對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內容和價值。結合基建工程的實際情況，參考國家和行業有關規定，確定檔案的保管期限。4.鑒定結果處理經鑒定確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報經批準后予以銷毀。經鑒定需要調整保管期限的檔案，應及時進行調整，并在檔案目錄中注明。八、檔案統計1.統計內容檔案管理部門應建立基建工程檔案統計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、利用等情況進行統計。檔案數量統計，包括檔案總卷數、分類卷數等。檔案利用情況統計，包括查閱檔案人次、利用檔案份數等。檔案保管期限統計，包括永久、長期、短期保管檔案的數量等。2.統計報表檔案管理部門應定期編制基建工程檔案統計報表，向上級主管部門和有關領導匯報檔案管理工作情況。統計報表應內容準確、數據真實，并按時報送。九、檔案利用1.利用范圍基建工程檔案主要供公司內部各部門在基建工程管理、維護、改建、擴建等工作中查閱利用，也可根據有關規定提供給外部單位查閱利用。2.利用手續公司內部人員查閱基建工程檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱基建工程檔案，應持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱情況進行登記。3.利用要求查閱檔案時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理復印手續。查閱檔案后應及時歸還檔案管理部門，如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并承擔相應責任。十、獎勵與處罰1.獎勵對在基建工程檔案管理工作中成績突出的單位和個人，公司