x大型服飾公司合同管理規定?一、總則1.目的為加強x大型服飾公司（以下簡稱"公司"）合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司及所屬各部門在經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、技術合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規的規定。平等自愿原則：合同雙方當事人在平等、自愿的基礎上協商一致，簽訂合同。公平公正原則：合同內容應符合公平、公正的要求，不得損害國家利益、社會公共利益和對方當事人的合法權益。誠實守信原則：合同雙方當事人應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責制定、完善公司合同管理制度，并監督執行。參與重大合同的談判、起草、審查，提出法律意見。負責合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律事務。定期對公司合同管理情況進行檢查和評估，提出改進建議。2.業務部門負責合同的前期調查、談判、起草等工作。負責合同的履行、變更、終止等日常管理工作，及時解決合同履行過程中出現的問題。負責向法務部門提交合同文本及相關資料，配合法務部門進行合同審查。負責收集、整理、保管合同檔案資料。3.財務部門負責審核合同中的財務條款，提出財務意見。負責監督合同的履行情況，根據合同約定辦理款項收付手續。協助業務部門對合同執行情況進行分析和評價。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程項目發起：業務部門根據業務需要發起合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當事人信息、合同主要條款等內容，并提交相關資料。部門審核：業務部門負責人對合同簽訂申請進行審核，重點審核合同內容是否符合業務要求、對方當事人的資質和信用狀況等，審核通過后簽署意見。法務審查：法務部門收到業務部門提交的合同文本及相關資料后，對合同的合法性、合規性、完整性等進行審查，提出審查意見。對于重大合同或法律風險較高的合同，法務部門應組織相關人員進行專題討論，必要時可聘請外部法律顧問進行指導。領導審批：根據合同的性質、金額等情況，按照公司內部審批權限規定，報公司領導審批。審批通過后，由業務部門負責人在《合同簽訂申請表》上簽字確認。合同簽訂：業務部門根據領導審批意見，與對方當事人簽訂合同。合同簽訂過程中，應確保合同文本的條款與審批通過的內容一致，合同簽字蓋章應符合法律法規和公司規定的要求。2.合同文本要求合同文本應使用公司統一制定的合同模板，如無合適模板，可根據實際情況自行起草，但應確保合同內容完整、準確、清晰，符合法律法規和公司規定的要求。合同條款應明確雙方當事人的權利和義務，包括但不限于合同標的、數量、質量、價格、履行期限、履行地點、履行方式、違約責任等內容。合同中涉及的金額、日期、數量等關鍵信息應準確無誤，不得涂改。如有修改，應在修改處加蓋雙方當事人的印章或簽字確認。合同文本應使用規范的漢字書寫，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的語言。3.對方當事人資質審查業務部門在簽訂合同前，應對對方當事人的資質和信用狀況進行審查，確保對方當事人具有簽訂合同的主體資格和履行合同的能力。審查內容包括但不限于對方當事人的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明、授權委托書等相關證件的真實性、有效性，以及對方當事人的經營范圍、經營業績、信譽狀況等情況。對于首次合作的對方當事人，業務部門應通過實地考察、市場調研、信用查詢等方式，全面了解對方當事人的情況，并形成書面報告。報告內容應包括對方當事人的基本情況、資質審查情況、信用狀況評價、合作建議等內容。如發現對方當事人存在資質不全、信用不良等問題，業務部門應及時與對方當事人溝通協商，要求其提供相關證明材料或采取其他補救措施。如對方當事人無法提供有效證明材料或拒絕采取補救措施，業務部門應暫停簽訂合同，并及時向公司領導匯報。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業務部門負責合同的履行跟蹤，指定專人負責合同履行情況的記錄和反饋。合同履行過程中，如發現對方當事人未按照合同約定履行義務或出現可能影響合同履行的情況，應及時與對方當事人溝通協商，要求其采取措施予以解決。合同履行跟蹤人員應定期對合同履行情況進行檢查和總結，形成書面報告。報告內容應包括合同履行進度、存在的問題、解決措施及建議等內容，并及時提交給業務部門負責人和相關領導。業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況、款項收付情況等信息，確保合同履行情況可追溯。2.合同變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與對方當事人協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等條款，并經雙方當事人簽字蓋章確認。業務部門應將合同變更協議及時提交給法務部門和財務部門進行審查，按照公司內部審批權限規定報公司領導審批。審批通過后，業務部門應按照變更后的合同內容履行義務。3.合同終止管理合同履行完畢或出現法定終止情形時，合同即行終止。業務部門應及時通知對方當事人，并辦理相關終止手續。合同終止后，業務部門應負責清理合同履行過程中遺留的問題，如款項結算、貨物交付、質量驗收等事項。對于需要退還的定金、保證金等款項，應及時辦理退還手續。業務部門應將合同終止情況及時報告給法務部門和財務部門，并將合同檔案資料整理歸檔。五、合同糾紛處理1.糾紛預防業務部門在合同簽訂前應充分了解對方當事人的情況，對合同條款進行認真審查，確保合同內容合法、合規、完整、明確，避免因合同條款不明確或存在漏洞而引發糾紛。合同履行過程中，業務部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時與對方當事人溝通協商，解決合同履行過程中出現的問題，避免矛盾激化。法務部門應定期對公司合同管理情況進行檢查和評估，及時發現合同管理中存在的問題，并提出改進建議，防范合同糾紛的發生。2.糾紛處理流程糾紛發生：合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時收集相關證據材料，包括合同文本、往來函件、票據、驗收報告等，并進行整理分析。協商解決：業務部門應首先與對方當事人進行協商，尋求解決方案。協商過程中，應保持冷靜、理智，尊重對方當事人的意見，通過友好協商解決糾紛。申請調解：如協商不成，業務部門可根據合同約定或雙方當事人的意愿，向相關調解機構申請調解。調解過程中，應積極配合調解機構的工作，提供相關證據材料，如實陳述糾紛情況，爭取通過調解解決糾紛。提起訴訟或仲裁：如調解不成，業務部門可根據合同約定或法律法規的規定，向有管轄權的人民法院提起訴訟或向仲裁機構申請仲裁。在提起訴訟或仲裁前，法務部門應組織相關人員對糾紛情況進行分析研究，制定訴訟或仲裁策略，準備相關證據材料。執行判決或裁決：如法院判決或仲裁機構裁決公司勝訴，業務部門應及時向對方當事人申請執行，確保公司合法權益得到實現。如法院判決或仲裁機構裁決公司敗訴，業務部門應及時總結經驗教訓，分析原因，采取措施加以改進，避免類似糾紛再次發生。六、合同檔案管理1.檔案收集業務部門負責合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的相關文件資料，如合同文本、合同簽訂申請表、審批文件、往來函件、票據、驗收報告等，均應及時收集整理，并移交檔案管理部門。檔案管理部門應指定專人負責合同檔案的接收工作，對業務部門移交的檔案資料進行認真核對，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理檔案管理部門應按照檔案管理的相關規定，對合同檔案進行分類整理、編號裝訂。合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行分類，每類合同應編制目錄清單，注明合同名稱、編號、簽訂時間、對方當事人名稱、合同金額等信息。合同檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應按照檔案裝訂要求進行裝訂，電子檔案應按照公司電子檔案管理規定進行存儲和備份。3.檔案保管合同檔案應妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案管理部門應建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，對檔案保管場所進行定期檢查和維護，防止檔案資料丟失、損壞、泄密等情況發生。合同檔案的保管期限應按照國家法律法規和公司規定執行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。對于重要合同或涉及公司重大利益的合同，保管期限可適當延長。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門應對查閱申請進行審核，審核通過后，指定專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、查閱用途等信息。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規定，不得擅自涂改、復印、抽取、損毀檔案資料。如需復印檔案資料，應經檔案管理部門負責人同意，并按照規定辦理相關手續。七、監督與考核1.監督檢查法務部門負責對公司合同管理情況進行定期監督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執行情況、合同簽訂流程的合規性、合同履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。監督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查應每年至少進行一次，不定期抽查可根據實際情況隨時進行。對于監督檢查中發現的問題，法務部門應及時向公司領導匯報，并下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，法務部門應組織復查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價公司建立合同管理考核評價制度，對各部門合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂數量、合同履行情況、合同糾紛發生率、合同檔案管理質量等方面。考核