集團會務管理制度?一、總則1.目的為規范集團會務管理工作，提高會議效率和質量，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬公司組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、總經理辦公會、部門例會、專題會議等。3.職責分工集團辦公室負責集團層面重要會議的組織、協調和服務工作。制定會議管理制度，指導和監督各下屬公司的會議管理工作。負責會議資料的整理、歸檔和保管。會議主辦部門負責提出會議申請，明確會議主題、議程、參會人員等內容。負責會議文件的準備，包括會議通知、匯報材料、議題文件等。負責會議的組織實施，包括會議簽到、會議記錄、會議紀要整理等工作。參會人員按時參加會議，遵守會議紀律，積極參與會議討論和決策。按照會議要求準備相關資料，在會議上充分發表意見和建議。二、會議分類及組織流程（一）董事會會議1.會議召集董事會會議由董事長召集和主持，董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數以上董事共同推舉一名董事召集和主持。2.會議提案董事會辦公室負責收集董事、監事、高級管理人員的提案，對提案進行整理和審核，形成會議提案清單。提案內容應明確、具體，涉及重大事項的提案應提供詳細的背景資料和分析論證。3.會議通知董事會辦公室提前[X]天向全體董事、監事及高級管理人員發出會議通知，通知內容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知可以采用書面、電子郵件等方式送達。4.會議準備董事會辦公室負責準備會議文件，包括會議議程、提案文件、上一次董事會會議決議執行情況報告等。安排會議場地，確保會議設備正常運行，準備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，董事會辦公室負責簽到記錄。會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內容應準確、完整，包括會議討論內容、決議結果等。會議表決：董事會會議對提案進行表決，表決方式可以采用記名投票、舉手表決等方式。董事應當對董事會的決議承擔責任。6.會議紀要董事會辦公室在會議結束后[X]個工作日內整理會議紀要，經董事長審核后印發。會議紀要應明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結果等內容，確保決議事項表述清晰、責任明確。7.決議執行相關部門負責按照董事會決議組織實施，明確責任人和時間節點，確保決議得到有效執行。董事會辦公室負責跟蹤決議執行情況，定期向董事會匯報。（二）股東會會議1.會議召集股東會會議由董事會召集，董事長主持；董事會不能履行或者不履行召集股東會會議職責的，由監事會召集和主持；監事會不召集和主持的，代表十分之一以上表決權的股東可以自行召集和主持。2.會議提案董事會、監事會、單獨或者合計持有公司百分之三以上股份的股東可以提出臨時提案并書面提交召集人。召集人應當在收到提案后二日內發出股東大會補充通知，公告臨時提案的內容。3.會議通知召集人應提前[X]天以公告方式向全體股東發出會議通知，通知內容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知應在指定媒體上公告，同時在公司網站上發布。4.會議準備董事會辦公室負責準備會議文件，包括會議議程、提案文件、公司財務報告等。安排會議場地，確保會議設備正常運行，準備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，董事會辦公室負責簽到記錄。會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內容應準確、完整，包括會議討論內容、決議結果等。會議表決：股東會會議對提案進行表決，表決方式可以采用記名投票、網絡投票等方式。股東應當對股東會的決議承擔責任。6.會議紀要董事會辦公室在會議結束后[X]個工作日內整理會議紀要，經董事長審核后印發。會議紀要應明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結果等內容，確保決議事項表述清晰、責任明確。7.決議執行相關部門負責按照股東會決議組織實施，明確責任人和時間節點，確保決議得到有效執行。董事會辦公室負責跟蹤決議執行情況，定期向股東會匯報。（三）總經理辦公會1.會議召集總經理辦公會由總經理召集和主持，總經理不能履行職務或者不履行職務的，由副總經理召集和主持。2.會議提案各部門負責人提前[X]天向總經理提交會議提案，提案內容應包括工作進展情況、存在問題及解決方案、下一步工作計劃等。總經理辦公室負責收集提案，對提案進行整理和審核，形成會議提案清單。3.會議通知總經理辦公室提前[X]天向參會人員發出會議通知，通知內容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知可以采用書面、電子郵件等方式送達。4.會議準備總經理辦公室負責準備會議文件，包括會議議程、提案文件、相關數據資料等。安排會議場地，確保會議設備正常運行，準備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，總經理辦公室負責簽到記錄。會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內容應準確、完整，包括會議討論內容、決議結果等。會議討論：參會人員圍繞提案進行充分討論，提出意見和建議，總經理對討論情況進行總結和決策。6.會議紀要總經理辦公室在會議結束后[X]個工作日內整理會議紀要，經總經理審核后印發。會議紀要應明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結果等內容，確保決議事項表述清晰、責任明確。7.決議執行相關部門負責按照總經理辦公會決議組織實施，明確責任人和時間節點，確保決議得到有效執行。總經理辦公室負責跟蹤決議執行情況，定期向總經理匯報。（四）部門例會1.會議召集部門例會由部門負責人召集和主持。2.會議提案各崗位人員提前[X]天向部門負責人提交本周工作總結和下周工作計劃，部門負責人對提交的內容進行匯總和梳理。部門負責人根據工作實際情況，確定會議討論的重點議題和事項。3.會議通知部門負責人提前[X]天向部門全體人員發出會議通知，通知內容包括會議時間、地點、議程等。會議通知可以采用口頭、微信群等方式傳達。4.會議準備部門負責人負責準備會議文件，包括本周工作總結、下周工作計劃、重點工作任務清單等。安排會議場地，確保會議設備正常運行，準備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，部門負責人指定專人負責簽到記錄。會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內容應準確、完整，包括會議討論內容、工作安排等。會議討論：參會人員圍繞本周工作完成情況、存在問題及解決方案、下周工作計劃等進行匯報和討論，部門負責人對工作進行點評和指導。6.會議紀要部門負責人在會議結束后[X]個工作日內整理會議紀要，經部門負責人審核后在部門內部發布。會議紀要應明確會議的基本信息、議程、討論要點、工作安排等內容，確保部門人員明確工作任務和要求。7.決議執行相關崗位人員負責按照部門例會決議組織實施，明確責任人和時間節點，確保工作任務得到有效執行。部門負責人負責跟蹤決議執行情況，及時協調解決工作中出現的問題。（五）專題會議1.會議召集專題會議由相關部門或領導根據工作需要召集和主持。2.會議提案召集人提前明確會議主題和需要討論的問題，向相關人員發出會議提案征集通知。相關人員根據會議主題和要求，準備相關資料和建議，提交給召集人。3.會議通知召集人提前[X]天向參會人員發出會議通知，通知內容包括會議時間、地點、議程、提案等。會議通知可以采用書面、電子郵件等方式送達。4.會議準備召集人負責準備會議文件，包括會議議程、提案文件、相關背景資料等。安排會議場地，確保會議設備正常運行，準備好會議所需的文具、茶水等。5.會議組織會議簽到：參會人員在會議開始前簽到入場，召集人指定專人負責簽到記錄。會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內容應準確、完整，包括會議討論內容、決議結果等。會議討論：參會人員圍繞會議主題進行深入討論，提出針對性的意見和建議，召集人對討論情況進行總結和決策。6.會議紀要召集人在會議結束后[X]個工作日內整理會議紀要，經召集人審核后印發給參會人員。會議紀要應明確會議的基本信息、議程、討論要點、決議結果等內容，確保決議事項表述清晰、責任明確。7.決議執行相關部門負責按照專題會議決議組織實施，明確責任人和時間節點，確保決議得到有效執行。召集人負責跟蹤決議執行情況，及時協調解決工作中出現的問題。三、會議紀律1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議現場，如有特殊情況不能按時參加會議，應提前向會議主辦部門請假。2.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與會議討論，充分發表意見和建議，不得無故缺席或中途退場。4.會議期間應做好會議記錄，不得抄襲他人記錄，不得擅自修改會議記錄內容。5.會議決策事項涉及商業秘密或其他敏感信息的，參會人員應嚴格保密，不得泄露。四、會議資料管理1.會議主辦部門負責會議資料的準備和整理工作，確保會議資料齊全、準確、規范。2.會議資料包括會議通知、會議議程、匯報材料、提案文件、會議記錄、會議紀要等。3.會議資料應按照類別和時間順序進行整理，建立電子和紙質檔案，妥善保管。4.會議資料的查閱和借閱應按照集團檔案管理制度的規定執行，未經批準不得擅自復印、傳播或銷毀會議資料。五、會議成本控制1.合理安排會議時間和地點，避免不必要的會議開支。2.精簡會議議程，提高會議效率，減少會議時間過長導致的成本增加。3.控制會議規模，避免無關人員參會，降低會議組織成本。4.會議所需的文具、茶水等用品應本著節約的原則進行采購和使用。六、監督與考核1.集團辦公室定期對各下屬公司的會議管