某公司地產物品采購流程及管理規定?一、總則1.目的為規范公司地產物品采購流程，加強采購管理，確保采購工作高效、有序進行，保證所采購物品符合公司項目需求，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司所有地產項目相關物品的采購活動，包括但不限于建筑材料、設備、辦公用品、營銷物料等。3.基本原則按需采購原則：根據項目實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。質量優先原則：確保所采購物品的質量符合相關標準和項目要求。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略降低采購成本。合規合法原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規和公司內部規定。二、采購流程（一）采購需求提出1.項目部門各項目部門根據項目進度和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格型號、數量、需求時間等信息，并說明采購的必要性和用途。2.審批流程《采購申請表》由項目部門負責人審核簽字后，提交至項目經理審批。項目經理根據項目整體情況和資源配置，對采購申請進行審批，如同意采購，則簽字確認并轉至采購部門。（二）采購部門受理1.采購專員接收采購部門指定專人接收經審批后的《采購申請表》，對申請表的完整性和準確性進行初步核對。2.建立采購任務根據采購申請內容，采購專員將相關信息錄入采購管理系統，建立采購任務，明確采購責任人、采購時間節點等，并將采購任務分配給具體的采購人員。（三）采購執行1.市場調研采購人員接到采購任務后，首先進行市場調研，收集相關物品的供應商信息、價格、質量等資料。通過網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等方式，了解市場上可供選擇的產品和供應商情況，形成《市場調研報告》。2.供應商選擇根據市場調研結果，采購人員從眾多供應商中篩選出若干家符合要求的潛在供應商。評估標準包括供應商的信譽、資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。采購人員與潛在供應商進行初步溝通，向其發送《采購需求詢價單》，要求供應商提供詳細的產品報價、交貨期、付款方式等信息。采購人員對供應商的報價和相關資料進行綜合分析比較，選擇至少三家供應商作為詢價對象，并邀請其進行現場報價或提供樣品。通過實地考察、樣品測試、與供應商面談等方式，進一步了解供應商的實際情況，最終確定兩家至三家合格供應商。3.采購談判采購人員與選定的供應商就采購合同條款進行談判，主要內容包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等。在談判過程中，采購人員應充分了解供應商的成本構成和利潤空間，爭取有利的采購條件。同時，要注意維護公司利益，確保合同條款明確、合理、合法。談判達成一致后，采購人員整理談判結果，形成《采購談判紀要》，雙方簽字確認。4.合同簽訂根據《采購談判紀要》，采購人員起草采購合同，合同內容應符合國家法律法規和公司相關規定，明確雙方的權利和義務。采購合同經采購部門負責人審核后，提交至法務部門進行合法性審查。法務部門對合同條款進行嚴格把關，確保合同不存在法律風險。經法務部門審查通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂正式采購合同。合同簽訂后，采購人員將合同副本交至采購部門存檔，并及時將合同主要信息錄入采購管理系統。（四）采購驗收1.到貨通知采購人員根據采購合同約定的交貨期，提前與供應商溝通，確保供應商按時發貨。在貨物預計到達前，采購人員通知項目部門相關人員做好收貨準備。2.貨物驗收貨物到達后，項目部門組織相關人員按照采購合同和相關標準對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規格型號、質量、外觀等方面。對于重要設備或材料，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。驗收過程中，如發現貨物存在質量問題或與合同約定不符，應及時通知供應商處理。驗收合格后，驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認。如驗收不合格，應注明不合格原因，并要求供應商限期整改或換貨。3.入庫手續驗收合格的貨物，由項目部門安排專人辦理入庫手續。入庫人員根據《采購驗收單》核對貨物信息，確保貨物準確無誤入庫。入庫完成后，倉庫管理人員更新庫存臺賬，記錄貨物的入庫日期、規格型號、數量等信息。（五）采購付款1.付款申請項目部門根據采購合同約定和實際驗收情況，填寫《采購付款申請表》，注明采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收單等相關證明文件。《采購付款申請表》經項目部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.財務審核財務部門收到《采購付款申請表》后，對申請內容和相關證明文件進行審核。審核要點包括合同條款執行情況、發票真實性、付款金額準確性等。如審核發現問題，財務部門應及時與項目部門和采購部門溝通，要求其補充或更正相關資料。審核通過后，財務部門負責人在《采購付款申請表》上簽字確認。3.付款審批《采購付款申請表》經財務部門審核通過后，按照公司財務審批流程進行審批。審批層級根據公司規定執行，一般需經過財務總監、總經理等相關領導審批。各級領導在審批過程中，應嚴格把關，確保付款符合公司財務制度和相關規定。4.款項支付經審批同意付款的，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時安排款項支付。付款完成后，財務部門在財務系統中記錄付款信息，并將付款憑證復印件交至采購部門存檔。三、采購管理規定（一）供應商管理1.供應商準入建立供應商準入制度，明確供應商的準入條件。供應商應具備合法經營資質、良好的信譽、穩定的生產能力和質量保證體系等。采購部門負責收集供應商信息，對潛在供應商進行初步篩選和調查。調查內容包括供應商的基本情況、生產經營狀況、產品質量、售后服務等方面。經調查符合準入條件的供應商，采購部門填寫《供應商準入申請表》，附上相關證明材料，提交至采購部門負責人審批。審批通過后，將供應商納入公司合格供應商名錄。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、配合度等方面。采購人員根據日常采購工作中與供應商的合作情況，填寫《供應商評估表》，對供應商進行評分。同時，收集項目部門、使用部門等相關人員對供應商的評價意見。采購部門匯總供應商評估結果，對得分較低的供應商進行重點關注和整改。如供應商連續兩次評估得分低于一定標準，采購部門應考慮暫停或終止與其合作。3.供應商淘汰對于出現嚴重質量問題、交貨期嚴重延誤、售后服務不到位、違反合同約定等情況的供應商，采購部門應及時提出淘汰建議。淘汰供應商的建議經采購部門負責人審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，采購部門將該供應商從合格供應商名錄中刪除，并通知相關部門停止與其合作。（二）采購預算管理1.預算編制采購部門應根據公司年度經營計劃和項目預算安排，結合以往采購數據和市場行情，編制年度采購預算。采購預算應明確各類采購物品的名稱、規格型號、數量、預算金額等信息。年度采購預算經采購部門負責人審核后，提交至財務部門進行匯總和審核。財務部門根據公司整體財務狀況和資金安排，對采購預算進行調整和平衡。經財務部門審核通過的采購預算，報公司管理層審批后執行。2.預算執行與控制采購人員應嚴格按照采購預算進行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。采購部門定期對采購預算執行情況進行分析和監控，及時發現預算執行過程中的偏差，并采取有效措施進行糾正。如發現某項采購預算超支，應分析原因，提出改進措施，防止類似情況再次發生。（三）采購合同管理1.合同簽訂采購合同簽訂前，必須經過采購部門負責人、法務部門等相關人員的審核。審核內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性等方面。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同條款應包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式、違約責任等主要內容。采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本交至采購部門存檔，并按照合同約定跟蹤合同執行情況。2.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，采購人員應及時與供應商協商，并簽訂書面合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、雙方的權利和義務等。如因不可抗力或其他合法原因需要解除采購合同，采購人員應按照合同約定和相關法律法規辦理解除手續，并及時通知相關部門。解除合同后，應妥善處理合同遺留問題，如已付款項的退還、未交付貨物的處理等。3.合同糾紛處理在采購合同履行過程中，如發生合同糾紛，采購人員應及時向采購部門負責人報告，并與法務部門溝通協調。法務部門負責對合同糾紛進行分析和研究，制定糾紛解決方案。如需要通過法律途徑解決糾紛，法務部門應代表公司委托律師進行訴訟或仲裁活動。（四）采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購申請表、市場調研報告、詢價單、采購談判紀要、采購合同、驗收單、付款憑證等與采購活動相關的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購人員應在采購活動結束后，及時將相關文件和資料進行整理和分類。按照檔案管理要求，將采購檔案移交至公司檔案管理部門進行歸檔保存。3.檔案查閱與使用公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應建立檔案查閱登記制度，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。查閱人員不得擅自復印、摘抄、涂改檔案內容。涉及公司商業秘密或其他敏感信息的采購檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密規定，不得泄露相關信息。四、監督與考核（一）監督機制1.內部審計監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。如發現問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.紀檢監察監督公司紀檢監察部門負責對采購活動中的違規違紀行為進行監督檢查。對發現的違規違紀問題，依法依規進行嚴肅處理，并追究相關人員的責任。（二）考核辦法1.考核指標采購任務完成率：考核采購人員是否按照規定時間完成采購任務。采購成本控制：考核采購人員是否在預算范圍內完成采購，采購價格是否合理。采購質量：考核所采購物品是否符合質量要求，是否因質量問題導致項目延誤或損失。供應商管理：考核采購人員對供應商的管理情況，包括供應商評估、合作關系維護等方面。合同管理：考核采購人員對采購合同的簽訂、執行、變更、解除等環節的管理情況。2.考核周期采購人員考核周期為每季度一次。采購部門根據考核指標，對采購人員進行綜合評價，填寫《采購人員考核表》。