福州新奧清潔能源有限公司會議管理規(guī)定?一、總則（一）目的為規(guī)范福州新奧清潔能源有限公司（以下簡稱"公司"）會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及各部門、各下屬單位組織召開的各類會議。（三）會議原則1.精簡高效原則：減少不必要的會議，提高會議效率，縮短會議時間，確保會議達到預期目的。2.充分準備原則：會前明確會議主題、議程、參會人員等，確保參會人員有充分時間準備相關(guān)資料。3.規(guī)范有序原則：會議組織、流程、記錄等應遵循規(guī)范的程序，確保會議順利進行。二、會議分類（一）公司級會議1.公司年度工作會議：總結(jié)上一年度工作，部署本年度工作計劃和目標。2.公司季度工作會議：匯報季度工作進展，分析存在問題，制定下季度工作計劃。3.公司月度工作會議：各部門匯報月度工作完成情況，協(xié)調(diào)解決工作中的問題。4.公司臨時重要會議：根據(jù)公司重大決策、突發(fā)事件等需要召開的會議。（二）部門級會議1.部門周例會：部門內(nèi)部總結(jié)上周工作，安排本周工作任務。2.部門專題會議：針對部門內(nèi)特定工作事項或問題召開的會議。（三）跨部門會議因工作需要，由相關(guān)部門共同組織召開的協(xié)調(diào)工作、解決問題的會議。三、會議組織與安排（一）會議發(fā)起1.公司級會議由公司領(lǐng)導或綜合管理部發(fā)起；部門級會議由部門負責人發(fā)起；跨部門會議由主辦部門發(fā)起。2.發(fā)起會議應填寫《會議申請表》（見附件1），明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內(nèi)容。（二）會議審批1.公司級會議由公司領(lǐng)導審批；部門級會議由部門分管領(lǐng)導審批；跨部門會議由涉及的最高分管領(lǐng)導審批。2.審批通過后，由發(fā)起部門負責會議的組織安排。（三）會議通知1.會議發(fā)起部門應提前[X]個工作日將會議通知發(fā)送給參會人員。通知方式可采用郵件、公司內(nèi)部通訊軟件等。2.會議通知應包含會議主題、時間、地點、參會人員、議程、需準備的資料等內(nèi)容。（四）會議準備1.會議發(fā)起部門負責會議場地的預訂、設(shè)備調(diào)試、資料準備等工作。2.對于重要會議，應提前布置會場，擺放會議資料、文具等。3.如需使用投影儀、音響等設(shè)備，應提前進行測試，確保設(shè)備正常運行。四、會議議程與主持（一）會議議程1.會議發(fā)起部門應根據(jù)會議主題和目的制定詳細的會議議程。2.會議議程應明確各項議題的順序、時間分配等，確保會議有序進行。3.會議議程應提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。（二）會議主持1.公司級會議一般由公司領(lǐng)導主持；部門級會議由部門負責人主持；跨部門會議由主辦部門負責人或指定人員主持。2.會議主持人應熟悉會議議程，把控會議節(jié)奏，引導參會人員圍繞主題發(fā)言，確保會議高效進行。3.主持人應維持會議秩序，對偏離主題、發(fā)言時間過長等情況進行適當提醒。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.每場會議應安排專人負責記錄。記錄人員應提前準備好會議記錄本和筆。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。3.記錄人員應使用規(guī)范的記錄格式和語言，確保記錄清晰、易懂。（二）會議紀要1.會議結(jié)束后，記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。2.會議紀要應突出會議重點，概括會議討論結(jié)果和決議事項，明確責任人和完成時間。3.會議紀要一般應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)布。公司級會議紀要由綜合管理部負責撰寫和發(fā)布；部門級會議紀要由部門自行撰寫和發(fā)布；跨部門會議紀要由主辦部門負責撰寫和發(fā)布，并抄送相關(guān)部門。4.會議紀要應發(fā)送給參會人員及相關(guān)領(lǐng)導審閱，審閱通過后存檔保存。六、會議紀律與要求（一）參會人員1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會，應提前向會議主持人請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應認真準備會議相關(guān)資料，積極參與會議討論，發(fā)表建設(shè)性意見。3.參會人員應將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、玩手機或從事與會議無關(guān)的事情。（二）會議組織人員1.會議組織人員應提前到達會議場地，做好會議準備工作，確保會議按時開始。2.會議組織人員應負責會議期間的服務工作，如茶水供應、設(shè)備維護等，保證會議順利進行。3.會議組織人員應認真做好會議記錄，協(xié)助主持人維持會議秩序。七、會議跟進與落實（一）決議事項跟進1.會議結(jié)束后，相關(guān)責任人應按照會議決議事項認真落實工作任務。2.主辦部門負責對決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，并定期向會議主持人匯報進展情況。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導，共同協(xié)商解決辦法。（二）會議效果評估1.定期對會議效果進行評估，評估內(nèi)容包括會議目標達成情況、參會人員滿意度、會議效率等。2.會議效果評估可采用問卷調(diào)查、座談會等方式進行。3.根據(jù)會議效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷改進會議組織和管理工作。八、附則（一）本規(guī)定由公司綜合管理部負責解釋和修訂。（二）本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。附件1：會議申請表|會議主題|[具體主題]|||||會議時間|[開始時間][結(jié)束時間]||會議地點|[詳細地點]||參會人員|[列出參會部門及人員]||會議議程|1.[議程1內(nèi)容]<br>2.[議程2內(nèi)容]<br>......||需準備的資料|1.[資料1名稱及內(nèi)容]