某某小額貸款公司信貸業務檔案管理暫行辦法?第一章總則第一條目的為加強某某小額貸款公司（以下簡稱"公司"）信貸業務檔案管理，規范信貸業務操作流程，有效防范信貸風險，確保信貸業務檔案的真實性、完整性和安全性，依據國家有關法律法規及公司相關規定，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司辦理的各類信貸業務檔案的管理，包括但不限于貸款、票據貼現、擔保等業務。第三條基本原則信貸業務檔案管理遵循集中統一管理、分類歸檔、真實完整、便于查詢和利用的原則。第二章管理職責第四條信貸業務部門職責1.負責信貸業務檔案資料的收集、整理、初步審核和移交工作。2.確保檔案資料的真實性、完整性和及時性，對所提供資料的質量負責。3.按照檔案管理要求，對檔案資料進行分類、編號、裝訂等前期整理工作。第五條風險管理部門職責1.參與信貸業務檔案資料的審核工作，從風險控制角度提出意見和建議。2.對涉及風險評估、審查審批等重要環節的檔案資料進行重點關注和審核。第六條檔案管理部門職責1.負責信貸業務檔案的集中統一管理，制定檔案管理制度和操作流程。2.對接收的信貸業務檔案進行審核、驗收、登記、保管和查閱服務。3.定期對檔案進行整理、歸檔、鑒定和銷毀等工作，確保檔案管理工作規范有序。第三章檔案內容第七條客戶基本資料1.營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明等復印件。2.公司章程、驗資報告、股權結構及變更情況等資料。3.法定代表人及主要管理人員簡歷、個人信用報告等。4.企業財務報表（近年度資產負債表、利潤表、現金流量表）及審計報告。第八條信貸業務申請資料1.信貸業務申請書，詳細說明借款用途、金額、期限、還款來源及方式等。2.相關業務合同（如借款合同、擔保合同、票據貼現協議等）。3.貸款卡及查詢信息。4.抵押物清單、產權證書、評估報告及抵押登記證明；質押物清單、權利憑證及質押登記證明；保證人相關資料（營業執照、財務報表、信用狀況等）。第九條調查評估資料1.信貸業務調查評估報告，包括對客戶基本情況、經營狀況、財務狀況、市場前景、信用狀況、風險評估等方面的分析。2.實地調查報告，記錄調查人員對客戶經營場所、生產設備、庫存等實地考察情況。3.行業分析報告，對客戶所處行業的市場規模、發展趨勢、競爭態勢等進行分析。第十條審查審批資料1.審查審批意見表，詳細記錄審查審批人員對信貸業務的意見和建議。2.風險評估報告，從風險識別、評估、應對等角度對信貸業務風險進行全面分析。3.審批會議紀要（如有），記錄信貸業務審批過程中的討論要點和決策結果。第十一條發放與支付資料1.借款憑證，記錄貸款發放的金額、日期、賬號等信息。2.資金支付相關憑證，如受托支付申請書、支付指令、交易對手資料等。第十二條貸后管理資料1.定期跟蹤檢查報告，對客戶經營狀況、財務狀況、還款能力等進行定期檢查和分析。2.不定期檢查報告，記錄對客戶進行不定期抽查的情況及發現的問題。3.逾期貸款催收記錄，包括催收通知書、還款協議、電話記錄、上門催收記錄等。4.貸款展期申請及審批資料（如有）。第十三條其他資料1.與信貸業務相關的往來函件、通知、批復等文件。2.法院判決書、裁定書、調解書等涉及信貸業務的法律文書。3.其他應納入信貸業務檔案的資料。第四章檔案收集與整理第十四條收集要求1.信貸業務部門應在業務發生過程中及時收集相關檔案資料，確保資料的完整性和準確性。2.對于外部提供的資料，應要求提供方加蓋公章或相關業務章，并注明日期。3.收集的資料應字跡清晰、內容完整，采用A4紙規格，并統一使用黑色中性筆書寫或打印。第十五條整理流程1.分類：根據檔案內容，將信貸業務檔案分為客戶基本資料、信貸業務申請資料、調查評估資料、審查審批資料、發放與支付資料、貸后管理資料及其他資料等類別。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應體現業務類別、年份、順序號等信息，以便于查詢和管理。3.裝訂：對每一類檔案資料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用左側裝訂方式，并在每冊檔案首頁編制目錄。第十六條初步審核信貸業務部門在收集整理檔案資料后，應對資料的完整性、真實性和合規性進行初步審核。審核無誤后，填寫檔案移交清單，連同檔案資料一并移交檔案管理部門。第五章檔案歸檔與保管第十七條歸檔要求1.檔案管理部門在接收信貸業務檔案時，應認真核對檔案移交清單與實際檔案資料是否一致，對不符合要求的檔案資料應及時退回信貸業務部門補充完善。2.按照檔案分類編號規則，將審核合格的檔案資料進行歸檔存放，確保檔案存放有序，便于查找。第十八條保管期限1.信貸業務檔案保管期限分為短期、中期和長期。短期檔案保管期限為5年，中期檔案保管期限為10年，長期檔案保管期限為15年及以上。2.具體保管期限根據信貸業務類型和重要程度確定，如貸款業務檔案保管期限一般為長期；票據貼現業務檔案保管期限為短期；擔保業務檔案保管期限根據主合同期限確定，原則上與主合同保管期限一致。第十九條保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.信貸業務檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，電子檔案應進行備份存儲，并建立索引目錄，便于檢索查詢。第六章檔案查閱與借閱第二十條查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱信貸業務檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱期限等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱情況進行登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容等，并留存查閱申請表。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案資料。第二十一條借閱規定1.公司內部人員因特殊原因需要借閱信貸業務檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得在檔案上進行任何形式的標記或損壞。借閱期滿后，應按時歸還檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門應對檔案資料進行檢查，如發現有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。第七章檔案保密與安全第二十二條保密措施1.檔案管理部門及相關工作人員應嚴格遵守保密制度，對信貸業務檔案中的客戶信息、業務數據、風險狀況等內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.查閱和借閱檔案的人員應遵守保密規定，不得擅自傳播檔案內容。3.因工作需要對外提供檔案資料的，應按照公司規定的程序進行審批，并確保提供的資料不涉及商業秘密和敏感信息。第二十三條安全管理1.檔案管理部門應加強檔案庫房的安全管理，定期對安全防護設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。2.建立健全檔案安全應急預案，如發生火災、水災、盜竊等突發事件，應及時采取措施，保護檔案資料的安全，并按照應急預案進行處理和報告。3.定期對檔案進行盤點清查，確保檔案資料的數量、質量與檔案登記記錄一致。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，進行處理，并向上級領導報告。第八章檔案鑒定與銷毀第二十四條鑒定標準1.檔案管理部門應定期對保管期限已滿的信貸業務檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、風險管理部門負責人及相關業務人員參加。鑒定小組應根據檔案的重要性、歷史價值、現實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，提出存毀意見。第二十五條銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，詳細說明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息，經公司領導審批后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，并在銷毀現場進行監銷。監銷人員應認真核對銷毀檔案的名稱、數