IT行業(yè)-借款及報銷制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司員工的借款及報銷行為，加強公司財務管理，確保公司資金的合理使用和安全，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工在從事與公司業(yè)務相關(guān)活動時的借款及報銷事宜。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的所有員工，包括全職員工、兼職員工以及臨時聘用人員。二、借款管理1.借款原則借款必須有明確的業(yè)務用途，嚴禁用于個人消費或其他非公司業(yè)務目的。借款金額應根據(jù)業(yè)務實際需求合理確定，避免過度借款。借款應遵循"前款不清，后款不借"的原則，員工如有尚未結(jié)清的借款，在未還清之前，不得再次借款。2.借款申請流程員工如需借款，應填寫《借款申請表》，詳細注明借款事由、借款金額、預計還款日期等信息?！督杩钌暾埍怼沸杞?jīng)部門負責人審核，確認借款用途真實合理后簽字批準。部門負責人批準后的《借款申請表》提交至財務部門，財務部門對借款金額、還款計劃等進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導審批同意后，財務部門方可辦理借款手續(xù)，將款項支付至員工指定的賬戶。3.借款額度規(guī)定因業(yè)務需要臨時借款的，借款額度一般不超過預計業(yè)務費用的80%。特殊情況需超過此額度的，需經(jīng)公司領(lǐng)導特別批準。對于長期駐外或頻繁出差的員工，可根據(jù)實際情況給予一定額度的備用金借款。備用金借款額度由財務部門根據(jù)員工的工作性質(zhì)和實際需求進行核定，并報公司領(lǐng)導審批。備用金借款應定期進行清理結(jié)算，如不再使用，應及時歸還公司。4.借款期限一般借款期限不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借款期限的，借款人應提前向財務部門提出書面申請，說明延期原因及預計還款日期，經(jīng)財務部門審核并報公司領(lǐng)導批準后方可延期。備用金借款期限最長不得超過[X]個月，到期應及時歸還或辦理延期手續(xù)。如未按時歸還且未辦理延期手續(xù)的，財務部門將從借款人工資中扣除相應借款金額。三、報銷管理1.報銷原則報銷費用必須是與公司業(yè)務相關(guān)的合理支出，且取得合法有效的票據(jù)。報銷應遵循實事求是的原則，嚴禁虛報、多報費用。報銷應及時進行，原則上應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請，如有特殊情況不能及時報銷的，應向財務部門說明原因并得到批準。2.報銷憑證要求所有報銷憑證必須是國家稅務部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票或財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費收據(jù)，發(fā)票應內(nèi)容完整、字跡清晰、印章齊全。發(fā)票上應注明公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，如發(fā)票未注明上述信息，應要求開票方補充完整。除發(fā)票外，還應提供與費用支出相關(guān)的其他證明材料，如合同、協(xié)議、清單、審批單等，以證明費用支出的真實性和合理性。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務部門有權(quán)拒絕報銷。3.報銷流程員工報銷費用時，應填寫《費用報銷單》，詳細注明費用發(fā)生日期、事由、金額、附件張數(shù)等信息，并將相關(guān)報銷憑證粘貼在《費用報銷單》后面?！顿M用報銷單》需經(jīng)部門負責人審核，確認費用支出真實合理、符合公司規(guī)定后簽字批準。部門負責人批準后的《費用報銷單》提交至財務部門，財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額的準確性進行審核。如審核發(fā)現(xiàn)問題，財務部門應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關(guān)憑證。財務部門審核通過后的《費用報銷單》報公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導根據(jù)公司財務制度和實際情況進行審批，審批通過后財務部門方可辦理報銷付款手續(xù)。財務部門根據(jù)審批后的《費用報銷單》，將報銷款項支付至報銷人指定的銀行賬戶。4.報銷費用分類及標準差旅費交通費用：員工因公務出差乘坐飛機、火車、輪船、汽車等交通工具的費用，按照公司制定的《差旅費報銷標準》執(zhí)行。原則上，應選擇經(jīng)濟實惠的交通方式，如因特殊情況需要乘坐飛機頭等艙、火車軟臥等，需經(jīng)公司領(lǐng)導批準。住宿費用：根據(jù)出差目的地的不同，分為不同的住宿標準。住宿費用應憑正規(guī)發(fā)票報銷，實際發(fā)生金額超過標準的部分，由員工自行承擔。餐飲補貼：按照出差天數(shù)給予一定的餐飲補貼，補貼標準根據(jù)出差地區(qū)的不同分為[X]檔，具體標準見《差旅費報銷標準》。餐飲補貼已包含在差旅費中，不再另行報銷餐飲發(fā)票。業(yè)務招待費業(yè)務招待費應嚴格控制，確因業(yè)務需要發(fā)生的招待費用，需提前填寫《業(yè)務招待費申請單》，注明招待對象、事由、預計金額等信息，經(jīng)部門負責人和公司領(lǐng)導批準后方可進行。業(yè)務招待費報銷時，應提供正規(guī)發(fā)票、消費清單以及《業(yè)務招待費申請單》作為報銷憑證。業(yè)務招待費的報銷金額應與申請金額相符，超過申請金額的部分，需經(jīng)公司領(lǐng)導特別批準后方可報銷。業(yè)務招待費的報銷標準應符合公司相關(guān)規(guī)定，不得鋪張浪費。辦公用品及設備采購辦公用品及設備采購應根據(jù)公司實際需求進行，采購前需填寫《辦公用品及設備采購申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，由行政部門統(tǒng)一采購。辦公用品及設備采購報銷時，應提供正規(guī)發(fā)票、采購清單以及《辦公用品及設備采購申請表》作為報銷憑證。采購金額較大的設備，還需提供驗收報告。辦公用品及設備應按照公司規(guī)定進行登記入賬，納入固定資產(chǎn)或低值易耗品管理。通訊費員工因工作需要發(fā)生的通訊費用，按照公司制定的《通訊費補貼標準》給予補貼。補貼標準根據(jù)員工的職級分為不同檔次，員工憑通訊費發(fā)票在標準范圍內(nèi)報銷。如員工實際發(fā)生的通訊費用超過補貼標準，超出部分由員工自行承擔；如未達到補貼標準，按照實際發(fā)生金額報銷。其他費用其他與公司業(yè)務相關(guān)的費用，如培訓費、會議費、咨詢費等，報銷時應提供相應的合同、協(xié)議、發(fā)票等證明材料，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批。四、特殊情況處理1.多人共同出差多人共同出差的，如因工作需要合住一間房的，住宿費用按照實際發(fā)生金額報銷，不再按照單人標準進行補貼。2.出差期間因工作需要發(fā)生的額外費用出差期間因工作需要發(fā)生的額外費用，如加急快遞費、臨時租車費等，需在費用發(fā)生后及時向部門負責人報告，并在報銷時提供相關(guān)證明材料，經(jīng)部門負責人審核、公司領(lǐng)導批準后，方可報銷。3.預借差旅費與實際報銷金額不符預借差旅費的金額與實際報銷金額不符時，多退少補。如實際報銷金額大于預借金額，財務部門應補足差額；如實際報銷金額小于預借金額，報銷人應及時歸還差額部分。五、監(jiān)督與檢查1.公司財務部門負責對員工的借款及報銷行為進行日常監(jiān)督和管理，定期對借款及報銷情況進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門和人員溝通，并提出改進措施。2.公司審計部門有權(quán)對員工的借款及報銷情況進行不定期審計檢查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關(guān)人員的責任。3.對于違反本制度的借款及報銷行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)追究刑事責任。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效執(zhí)行，如有未盡事宜，由