公司制度總經理辦公會費用管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司總經理辦公會費用的管理，規范費用支出行為，提高資金使用效益，確保辦公會各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總經理辦公會相關的各項費用支出，包括會議場地租賃、會議設備租賃、會議資料印刷、參會人員交通及餐飲、辦公用品等費用。（三）管理原則1.預算控制原則嚴格按照預算安排控制辦公會費用支出，確保費用支出在預算范圍內。2.規范審批原則費用支出必須經過規定的審批流程，確保審批手續齊全、合規。3.節約高效原則在保證會議質量和效果的前提下，充分利用資源，節約費用開支，提高資金使用效率。二、費用預算管理（一）預算編制1.每年年末，由行政部門牽頭，根據下一年度總經理辦公會的預計召開次數、規模及各項工作安排，編制辦公會費用預算草案。2.預算草案應詳細列出各項費用的明細，包括場地租賃費用、設備租賃費用、資料印刷費用、交通餐飲費用、辦公用品費用等，并對每一項費用進行合理估算。3.預算草案編制完成后，提交財務部門進行審核。財務部門根據公司財務狀況、歷史數據及相關標準，對預算草案進行審核，并提出修改意見。4.行政部門根據財務部門的審核意見，對預算草案進行修改完善后，提交總經理辦公會審議。總經理辦公會審議通過后，確定下一年度總經理辦公會費用預算。（二）預算執行1.行政部門應嚴格按照批準的預算執行，確保各項費用支出控制在預算范圍內。2.如因特殊情況需要調整預算，行政部門應提前編制預算調整申請，說明調整原因、調整金額及調整后的預算安排，并提交總經理辦公會審議。總經理辦公會審議通過后，方可進行預算調整。（三）預算監督1.財務部門負責對總經理辦公會費用預算的執行情況進行監督檢查，定期對預算執行情況進行分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。2.行政部門應配合財務部門做好預算監督工作，及時提供預算執行情況的相關資料和信息。三、費用報銷管理（一）報銷流程1.費用發生后，經辦人應及時整理相關票據，并填寫費用報銷單。費用報銷單應詳細填寫費用項目、金額、事由、報銷日期等信息，并附上相關發票、收據等原始憑證。2.經辦人將填寫好的費用報銷單及原始憑證提交給部門負責人進行審核。部門負責人應根據公司相關規定和實際情況，對費用的真實性、合理性、必要性進行審核，并簽署審核意見。3.部門負責人審核通過后，費用報銷單提交給財務部門進行審核。財務部門應重點審核費用報銷單的填寫是否規范、原始憑證是否合法有效、費用是否在預算范圍內等，并簽署審核意見。4.財務部門審核通過后，費用報銷單提交給總經理審批。總經理應根據公司相關規定和實際情況，對費用的合理性、必要性進行審批，并簽署審批意見。5.總經理審批通過后，經辦人將費用報銷單及原始憑證提交給財務部門進行報銷。財務部門應按照審批后的金額進行報銷，并將報銷款項支付給經辦人。（二）報銷標準1.會議場地租賃費用根據會議規模和實際需求，選擇合適的會議場地，并按照市場價格簽訂租賃合同。租賃費用應在預算范圍內，并按照合同約定進行支付。2.會議設備租賃費用根據會議需要，租賃必要的會議設備，如投影儀、音響設備、視頻會議設備等。租賃費用應在預算范圍內，并按照合同約定進行支付。3.會議資料印刷費用根據會議內容和參會人員數量，印刷必要的會議資料，如會議議程、會議文件、會議記錄等。印刷費用應在預算范圍內，并按照實際印刷數量進行支付。4.參會人員交通及餐飲費用參會人員的交通費用按照公司相關規定進行報銷，餐飲費用應根據會議實際情況和相關標準進行安排，并在預算范圍內進行報銷。5.辦公用品費用根據會議需要，購買必要的辦公用品，如筆記本、筆、文件夾等。辦公用品費用應在預算范圍內，并按照實際購買數量進行支付。（三）報銷期限1.費用發生后，經辦人應在[X]個工作日內填寫費用報銷單，并提交相關審批。2.對于超過報銷期限的費用報銷，財務部門有權拒絕受理。特殊情況需要延長報銷期限的，經辦人應提前向財務部門說明原因，并經財務部門同意后方可延長。四、費用審批管理（一）審批權限1.費用報銷金額在[X]元以下的，由部門負責人審核后，財務部門審核，總經理審批。2.費用報銷金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核，財務部門審核，總經理審批后，提交董事長備案。3.費用報銷金額在[X]元以上的，由部門負責人審核，財務部門審核，總經理辦公會審議通過后，董事長審批。（二）審批責任1.各級審批人員應認真履行審批職責，對費用的真實性、合理性、必要性進行嚴格審核。如因審批不嚴導致費用支出不合理或違規的，審批人員應承擔相應的責任。2.經辦人應對費用的真實性負責，如提供虛假發票或其他虛假報銷憑證的，經辦人應承擔相應的法律責任。五、費用控制與節約措施（一）優化會議安排1.根據會議內容和參會人員情況，合理確定會議規模和時間，避免不必要的會議開支。2.盡量選擇公司內部場地召開會議，減少外部場地租賃費用。如確實需要租賃外部場地，應通過招標、詢價等方式選擇性價比高的場地。（二）節約使用會議設備1.加強會議設備的日常管理和維護，提高設備使用壽命，減少設備更新費用。2.根據會議實際需求，合理配置會議設備，避免設備閑置浪費。（三）控制會議資料印刷1.精簡會議資料內容，提高資料的實用性和針對性，減少資料印刷數量。2.推廣使用電子文檔，減少紙質資料印刷，降低印刷成本。（四）合理安排參會人員交通及餐飲1.鼓勵參會人員選擇公共交通出行，減少交通費用支出。2.根據會議實際情況，合理安排餐飲標準，避免鋪張浪費。六、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對總經理辦公會費用進行審計，檢查費用支出是否符合公司相關規定和預算安排，審批手續是否齊全，報銷憑證是否合法有效等。2.內部審計部門應根據審計結果提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）財務監督1.財務部門負責對總經理辦公會費用的日常核算和監督，及時發現和糾正費用支出過程中存在的問題。2.財務部門應定期向總經理辦公會匯報費用預算執行情況和財務狀況，為公司決策提供依據。（三）違規處理1.對于違反本辦法規定的費用支出，公司將視情節輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款等處