集團公司檔案管理制度與工作職責?一、總則1.目的為加強集團公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高集團公司的管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關檔案管理的法律法規(guī)，結合集團公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指集團公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理機構及職責1.集團公司檔案管理部門集團公司設立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理集團公司的檔案工作。其主要職責包括：貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和集團公司的檔案管理制度。制定和完善集團公司檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。負責集團公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。建立和維護集團公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。對所屬各子公司、分公司的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高集團公司員工的檔案意識。2.各部門檔案管理人員各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作，其主要職責包括：負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理部門的要求及時歸檔。協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定、銷毀等工作。負責本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。接受檔案管理部門的業(yè)務指導和培訓，不斷提高自身的檔案管理水平。三、檔案的收集與整理1.收集范圍集團公司各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：上級機關下發(fā)的與本部門工作有關的文件、指示、通知等。本部門制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、統(tǒng)計報表等。與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。本部門開展業(yè)務活動形成的文件材料，如項目方案、技術資料、研究報告、業(yè)務往來信函等。本部門人員的任免、獎懲、考核等文件材料。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，如有破損、缺頁等情況應及時修復或補充。電子文件應按照相關標準進行收集，確保文件的真實性、完整性和可讀性。3.整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類等。編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于快速檢索和利用。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時間各部門應在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。2.歸檔要求歸檔的文件材料應齊全完整、分類準確、編目清晰、裝訂整齊。電子文件應與紙質文件同時歸檔，并確保兩者內容一致。電子文件應按照檔案管理部門的要求進行存儲和管理。各部門應填寫《檔案移交清單》，詳細注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：永久保管的檔案：凡是反映集團公司主要職能活動和歷史面貌的，對集團公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映集團公司一般工作活動，在較長時間內對集團公司工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映集團公司一般性工作活動，在較短時間內對集團公司工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限為15年以下。4.保管措施檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對電子檔案應采取備份存儲、異地存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。2.鑒定標準對已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。對仍有保存價值，但保管期限需要調整的檔案，應重新確定保管期限。對涉及集團公司重要機密、知識產(chǎn)權等檔案，應按照相關規(guī)定進行保管，不得擅自銷毀。3.銷毀程序鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，并填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。《檔案銷毀清冊》經(jīng)集團公司主管領導審批后，方可進行銷毀。檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上注明"已銷毀"字樣，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。六、檔案的利用與借閱1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和完整，同時滿足集團公司各項工作的需要。2.利用方式查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，利用者不得擅自將檔案帶出。復制：利用者如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，方可進行復制。復制檔案應注明復制日期、用途等信息，并加蓋檔案管理部門印章。借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用要求利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損等。利用者不得擅自將檔案轉借他人或泄露檔案內容。利用結束后，利用者應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標集團公司應積極推進檔案信息化建設，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.信息化建設內容檔案數(shù)字化：對集團公司現(xiàn)有的紙質檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合集團公司實際情況的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務流程的信息化管理。網(wǎng)絡安全保障：加強檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。電子檔案應按照相關標準進行存儲和管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的功能和性能滿足集團公司檔案管理工作的需要。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查集團公司檔案管理部門應定期對所屬各子公司、分公司的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理歸檔情況、檔案的保管利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求限期整改。2.考核評價集團公司將檔案管理工作納入對所屬各子公司、分公司的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的單位和個人給