公司文具用品管理制度?一、總則1.目的為加強公司文具用品的管理，規范文具用品的采購、使用、保管等行為，合理控制費用支出，確保文具用品能夠滿足公司日常辦公需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則統一管理原則：公司文具用品實行統一采購、統一發放、統一調配，以提高管理效率，降低采購成本。按需領用原則：員工根據工作實際需要，填寫領用申請，經審批后領取文具用品，避免浪費。節約使用原則：全體員工應樹立節約意識，愛護文具用品，延長其使用壽命，杜絕不必要的浪費。二、職責分工1.行政部門負責制定和完善公司文具用品管理制度，并監督執行。匯總各部門文具用品需求計劃，結合庫存情況，編制年度、季度、月度采購計劃，并負責組織實施采購工作。負責文具用品的驗收、入庫、保管、發放及庫存盤點等工作，建立文具用品管理臺賬，確保賬物相符。定期對公司文具用品使用情況進行統計分析，根據分析結果提出改進建議，優化庫存結構，合理控制庫存水平。2.各部門負責本部門文具用品需求計劃的編制，并及時提交給行政部門。嚴格按照本制度規定，組織本部門員工辦理文具用品的領用手續，監督員工合理使用文具用品，杜絕浪費現象。協助行政部門做好文具用品的盤點工作，配合行政部門對本部門文具用品使用情況進行統計分析。三、文具用品分類及標準1.辦公文具書寫工具：包括中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆、記號筆等。紙張類：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本、文件夾、檔案袋等。桌面用品：訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠棒、剪刀、美工刀、計算器等。文件管理用品：文件夾、資料冊、檔案盒、標簽紙等。辦公耗材：墨盒、硒鼓、打印色帶、復印紙等。2.電子文具存儲設備：U盤、移動硬盤等。其他設備：鼠標、鍵盤、耳機、攝像頭等。3.勞保用品防護用品：手套、口罩、護目鏡等。清潔用品：掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。4.其他文具會議用品：投影儀、幕布、音響設備、白板、白板筆、板擦等。禮品文具：用于商務往來、員工福利等方面的禮品文具。四、采購管理1.采購計劃的編制各部門應于每月末根據本部門下月度工作任務和實際需求，填寫《文具用品需求計劃表》，詳細列出所需文具用品的名稱、規格、型號、數量等信息，并提交給行政部門。行政部門對各部門提交的需求計劃進行匯總整理，結合庫存情況進行分析，編制公司月度文具用品采購計劃。如遇特殊情況需要臨時采購的，應填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、采購物品名稱及數量等，經部門負責人審批后交行政部門。行政部門根據采購計劃及庫存情況，定期向合格供應商發出采購訂單，明確采購物品的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應商的選擇與管理行政部門負責建立文具用品供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商。每年定期對供應商進行評審，根據評審結果調整供應商名錄，淘汰不合格供應商，引入優質供應商。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，確保采購活動的順利進行。3.采購流程行政部門采購人員根據采購計劃或臨時采購申請表，選擇合適的供應商進行采購。采購人員應向供應商索要發票、送貨清單等相關憑證，并確保采購物品的質量和數量符合要求。文具用品到貨后，采購人員應及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員按照采購合同及相關標準對采購物品進行驗收，檢查物品的名稱、規格、型號、數量、質量等是否與采購訂單一致。如發現問題，應及時與采購人員聯系，要求供應商進行更換或補貨。驗收合格的文具用品，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫《文具用品入庫單》，注明物品名稱、規格、型號、數量、入庫日期等信息，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。同時，將入庫物品按照類別、規格、型號等進行分類存放，便于管理和發放。五、庫存管理1.倉庫管理行政部門應設立專門的文具用品倉庫，安排專人負責倉庫管理工作。倉庫管理人員應具備一定的責任心和管理能力，熟悉文具用品的分類、存放和保管要求。倉庫應保持整潔、通風良好，確保文具用品的存放環境安全、干燥。倉庫管理人員應定期對倉庫進行清理和盤點，檢查文具用品的庫存數量、質量狀況等，及時發現并處理問題。文具用品應按照類別、規格、型號等進行分類存放，擺放整齊，并設置明顯的標識牌，便于查找和發放。對于易受潮、易損壞的文具用品，應采取特殊的保管措施，如密封保存、防潮處理等。2.庫存盤點行政部門應定期對文具用品進行庫存盤點，盤點周期為每月一次。盤點工作由倉庫管理人員負責組織實施，各部門應配合倉庫管理人員進行盤點。盤點前，倉庫管理人員應將文具用品進行整理，確保賬物相符。盤點時，應逐一核對庫存物品的名稱、規格、型號、數量等信息，并記錄在《文具用品盤點表》上。如發現賬物不符，應及時查明原因，并填寫《盤盈盤虧報告表》，報行政部門負責人審批后進行處理。根據盤點結果，行政部門應編制《文具用品庫存盤點報告》，分析庫存情況，總結經驗教訓，提出改進措施和建議。如發現庫存積壓或短缺情況，應及時調整采購計劃和庫存管理策略，確保文具用品的合理庫存水平。六、領用管理1.領用流程員工因工作需要領用文具用品時，應填寫《文具用品領用申請表》，注明領用物品名稱、規格、型號、數量、領用原因等信息，并經部門負責人審批。員工將審批后的《文具用品領用申請表》提交給行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據申請表上的內容進行發放，并在《文具用品領用登記表》上記錄領用日期、領用人姓名、部門、領用物品名稱及數量等信息。對于價值較高或限量發放的文具用品，如U盤、移動硬盤等，員工領用后應在《貴重物品領用登記表》上簽字確認，并注明使用期限。使用期限屆滿后，如不再使用應及時歸還行政部門倉庫。2.領用標準員工應根據工作實際需要領用文具用品，不得超量領用。行政部門可根據不同崗位和工作性質，制定合理的領用標準，如辦公文員每月領用中性筆[X]支、復印紙[X]包等。對于一些通用的文具用品，如便簽紙、筆記本等，行政部門可根據庫存情況和實際需求，定期統一發放給員工，員工無需填寫領用申請表。3.退換貨管理員工領用的文具用品如發現質量問題或因規格型號不符等原因無法使用的，可在領用后[X]個工作日內到行政部門倉庫辦理退換貨手續。倉庫管理人員應核實情況后，給予更換或退貨處理。因員工個人原因導致文具用品損壞或丟失的，不得辦理退換貨手續，員工應自行承擔相應費用。七、使用與保管1.使用要求員工應愛護領用的文具用品，按照正確的方法使用，不得隨意丟棄、損壞或挪作他用。對于紙張類文具用品，應雙面使用，減少浪費。打印、復印文件時，應根據實際需要合理設置格式和打印份數，避免不必要的打印。使用辦公耗材時，如墨盒、硒鼓等，應按照操作規程進行更換和使用，確保設備正常運行，同時避免浪費。對于價值較高的文具用品，如電子設備、禮品文具等，員工應妥善保管，如有丟失或損壞應及時報告行政部門，并照價賠償。2.保管責任員工對領用的文具用品負有保管責任，應將其放置在安全、合適的地方，防止丟失、損壞或被盜。在離開工作崗位時，應將文具用品妥善保管，如關閉電腦、整理桌面等，避免文具用品因無人看管而造成損失。部門負責人應監督本部門員工合理使用和保管文具用品，對發現的問題及時進行糾正和處理。八、監督與檢查1.行政部門監督行政部門應定期對公司文具用品的采購、使用、保管等情況進行監督檢查，確保各項制度的執行到位。檢查內容包括采購計劃的執行情況、供應商的管理情況、庫存管理情況、領用流程的規范情況、文具用品的使用和保管情況等。對于檢查中發現的問題，行政部門應及時發出整改通知，要求相關部門或人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。2.內部審計監督公司內部審計部門應定期對文具用品管理情況進行審計，檢查采購、庫存、領用等環節的合規性和效益性。通過審計發現問題，提出改進建議，促進公司文具用品管理水平的提高，確保公司資產的安全和有效使用。九、違規處理1.對于違反本制度規定，未按要求填寫領用申請表、超量領用文具用品、浪費文具用品等行為的員工，行政部門應給予批評教育，并責令其改正。2.對于因個人原因導致文具用品丟失或損壞，且拒絕照價賠償的員工，公司將從其工資中扣除相應費用，并視情節輕重給予警告、罰款等處罰。3.對于在文具用品采購、驗收、保管、發放等環節中存在違規行為，如虛報采購數量、收