行文管理辦法?一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部行文的規(guī)范化管理，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性、及時性和有效性，提高公司的工作效率和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間的各類公文往來，包括但不限于請示、報告、通知、函、會議紀(jì)要等。（三）行文原則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效，堅持少而精的原則，可發(fā)可不發(fā)的公文堅決不發(fā)。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。3.上行文一般只主送一個上級機關(guān)，如需同時報送其他相關(guān)上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。4.平行文和下行文可以主送一個或者多個機關(guān)。二、行文格式（一）公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）紙張。（二）排版規(guī)格1.一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如"附件：1.××××"）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。"附件"二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注"附件"二字及附件順序號。（三）頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、行文流程（一）起草1.公文起草由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分了解實際情況，準(zhǔn)確掌握有關(guān)政策法規(guī)和公司規(guī)定，廣泛收集相關(guān)信息，進(jìn)行綜合分析和論證，確保公文內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整、可行。2.公文內(nèi)容應(yīng)觀點明確、條理清晰、文字精煉、表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)層次分明，篇幅力求簡短。涉及公司重要決策、重大事項、重要工作部署等公文，應(yīng)當(dāng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核把關(guān)后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.起草公文應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的漢字、數(shù)字、標(biāo)點符號和計量單位，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（二）審核1.公文起草完成后，應(yīng)當(dāng)送本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點包括：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和格式要求，內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)和實際情況，文字表述是否準(zhǔn)確、精煉、規(guī)范，涉及其他部門的事項是否已協(xié)商一致等。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出明確的審核意見，對不符合要求的公文，應(yīng)當(dāng)退回起草人修改完善。審核通過后，在公文的"審核"欄簽署意見并簽名。（三）會簽1.涉及多個部門職責(zé)的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行會簽。會簽的順序一般按照公文內(nèi)容涉及部門的重要程度和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度確定。2.主辦部門應(yīng)當(dāng)將會簽稿送各會簽部門，會簽部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究公文內(nèi)容，提出同意或不同意的意見，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給主辦部門。如遇有不同意見，主辦部門應(yīng)當(dāng)與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見后，方可繼續(xù)行文。3.會簽部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在公文的"會簽"欄簽署意見并簽名。（四）簽發(fā)1.公文經(jīng)審核、會簽后，由公司領(lǐng)導(dǎo)按照其職權(quán)范圍進(jìn)行簽發(fā)。重要公文和上行文由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；一般公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及多個部門的公文，應(yīng)當(dāng)由主要領(lǐng)導(dǎo)或受其委托的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)對公文內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，認(rèn)真審閱公文，簽署明確的意見和姓名、日期。如發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容有問題或不符合要求，應(yīng)當(dāng)退回主辦部門修改完善后再行簽發(fā)。（五）編號1.公文經(jīng)簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)編號。編號應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、規(guī)范，按照年度和發(fā)文順序依次編排，不得跳號、重號。2.公文編號一般采用"[年份]+部門代字+發(fā)文順序號"的形式，如"[20XX]××發(fā)第××號"。（六）印制1.公司辦公室應(yīng)當(dāng)按照簽發(fā)后的公文定稿進(jìn)行印制。印制過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行排版、校對，確保公文印刷質(zhì)量。2.公文印制完成后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。核對無誤后，在公文的"印制"欄注明印制日期和印制份數(shù)。（七）分發(fā)1.公文印制完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)。分發(fā)應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的主送機關(guān)、抄送機關(guān)和發(fā)文范圍，準(zhǔn)確、及時地將公文送達(dá)相關(guān)部門和單位。2.對于重要公文和緊急公文，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先分發(fā)，并確保送達(dá)的準(zhǔn)確性和及時性。分發(fā)過程中，應(yīng)當(dāng)做好登記和簽收工作，留存相關(guān)憑證。（八）歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔范圍包括公文的正本、副本、存本、定稿、附件等。2.歸檔工作由公司辦公室負(fù)責(zé)組織實施，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極配合。歸檔時，應(yīng)當(dāng)按照公文的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，確保公文檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。四、行文規(guī)范（一）請示1.請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。2.請示的主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)明確、單一，一般只主送一個上級機關(guān)。如需同時報送其他相關(guān)上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。3.請示的正文應(yīng)當(dāng)寫明請示的原因、事項和要求，理由應(yīng)當(dāng)充分，事項應(yīng)當(dāng)具體、明確，要求應(yīng)當(dāng)合理、可行。（二）報告1.報告應(yīng)當(dāng)如實反映情況，不得夸大、縮小或隱瞞事實。2.報告可以一文一事，也可以一文多事，但不得夾帶請示事項。3.報告的正文應(yīng)當(dāng)寫明報告的目的、內(nèi)容和結(jié)論，重點突出，條理清晰。（三）通知1.通知應(yīng)當(dāng)主題明確，內(nèi)容具體，要求清楚，便于執(zhí)行。2.通知的正文應(yīng)當(dāng)寫明通知的原因、事項和要求，必要時應(yīng)當(dāng)注明執(zhí)行的時間、地點、范圍等。（四）函1.函應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的行文對象和目的，選擇恰當(dāng)?shù)奈姆N，如商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函等。2.函的正文應(yīng)當(dāng)簡潔明了，措辭恰當(dāng)，語氣得體，根據(jù)函的性質(zhì)和內(nèi)容，準(zhǔn)確表達(dá)行文意圖。（五）會議紀(jì)要1.會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、全面地反映會議的主要內(nèi)容、討論的問題、形成的決議和工作部署等。2.會議紀(jì)要的正文應(yīng)當(dāng)條理清晰，重點突出，采用"會議認(rèn)為""會議指出""會議決定"等表述方式，分別闡述會議的主要觀點、存在的問題和解決措施等。五、行文語言規(guī)范（一）準(zhǔn)確性1.用詞準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯，確保公文表達(dá)的意思清晰明確。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，引用的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)真實可靠，計量單位應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一規(guī)范。（二）簡潔性1.文字簡潔，避免冗長、繁瑣的表述，做到言簡意賅。2.結(jié)構(gòu)簡潔，公文的層次結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)清晰合理，避免層次過多、邏輯混亂。（三）規(guī)范性1.語言表達(dá)應(yīng)當(dāng)符合語法規(guī)則和語言習(xí)慣，避免出現(xiàn)錯別字、語病、標(biāo)點符號使用不當(dāng)?shù)葐栴}。2.引用公文、法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，注明文件名稱、文號、發(fā)布時間等。（四）莊重性1.公文語言應(yīng)當(dāng)莊重得體，使用規(guī)范的書面語言，避免使用口語化、隨意性較強的表述。2.涉及公司重要事項、機密信息等公文，應(yīng)當(dāng)使用恰當(dāng)?shù)谋Ｃ苡谜Z，確保信息安全。六、行文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公司內(nèi)部行文情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門的行文質(zhì)量、行文規(guī)范執(zhí)行情況等進(jìn)行抽查。2.對于發(fā)現(xiàn)的行文不規(guī)范問題，應(yīng)當(dāng)及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤督促整改落實情況。（二）考核辦法1.將行文管理工作納入公司績效考核體系，對各部門的行文質(zhì)量、行文效率等進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括公文起草的規(guī)范性、審核把關(guān)的嚴(yán)格性、會簽的及時性、簽發(fā)的準(zhǔn)確性、編號