工程公司檔案管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)工程公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于工程公司總部及所屬各項(xiàng)目部、分公司等部門的檔案管理工作。3.檔案定義本規(guī)定所稱檔案是指工程公司在各項(xiàng)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理部門及人員設(shè)置公司設(shè)立綜合檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。各項(xiàng)目部、分公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司檔案管理制度。負(fù)責(zé)制定公司檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計等工作。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供支持。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各項(xiàng)目部、分公司的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。負(fù)責(zé)公司檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行處置。負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。3.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、分類工作，確保文件材料的齊全、完整。按照公司檔案管理規(guī)定，定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，及時提供所需檔案資料。負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理1.收集范圍工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計文件等。工程管理文件：工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料、工程進(jìn)度報表等。工程技術(shù)文件：施工圖紙、竣工圖、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、科研成果、專利技術(shù)等。工程物資文件：物資采購計劃、物資采購合同、物資驗(yàn)收單、物資出入庫憑證等。工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。其他文件：與工程相關(guān)的會議紀(jì)要、來往信函、請示報告、統(tǒng)計報表、財務(wù)憑證等。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照工程建設(shè)程序和檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的文件材料進(jìn)行分類整理。一般分為工程前期、工程管理、工程技術(shù)、工程物資、工程竣工驗(yàn)收等類別，每個類別再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行編號、編目、裝訂，編制檔案目錄。對電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性和關(guān)聯(lián)性。四、檔案的分類與編號1.分類標(biāo)準(zhǔn)工程檔案采用年度項(xiàng)目類別分類法。即按照檔案形成的年度、工程項(xiàng)目名稱和檔案類別進(jìn)行分類。類別劃分如下：A類：工程前期文件B類：工程管理文件C類：工程技術(shù)文件D類：工程物資文件E類：工程竣工驗(yàn)收文件F類：其他文件2.編號方法檔案編號由年度號、項(xiàng)目編號、類別號和順序號組成。年度號：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如"2023"表示2023年形成的檔案。項(xiàng)目編號：按照公司統(tǒng)一的項(xiàng)目編號規(guī)則編制，如"XM202301"表示2023年的第1個工程項(xiàng)目。類別號：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用大寫字母A、B、C、D、E、F表示各類檔案。順序號：采用流水號，從001開始依次編號，如"2023XM202301A001"表示2023年XM202301工程項(xiàng)目的工程前期文件中的第1份檔案。五、檔案的保管與存儲1.保管要求綜合檔案室應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.存儲方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案編號順序排列。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對重要的聲像檔案，如照片、錄像帶等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并妥善保管。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案應(yīng)保持整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性。2.借閱規(guī)定因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保證重點(diǎn)、便于利用的原則。根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定組織與程序成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷（件）審查檔案的內(nèi)容和保存價值，提出鑒定意見。對已到保管期限且確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀要求檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的保密與安全1.保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和借閱范圍。檔案管理人員不得在私人交往和通信中涉及檔案機(jī)密，不得在公共場所談?wù)摍n案機(jī)密事項(xiàng)。凡因工作需要接觸檔案機(jī)密的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.安全措施加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。配備必要的消防器材和安全報警設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。做好檔案數(shù)據(jù)的安全備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。九、檔案管理的信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、檢索、統(tǒng)計等功能，方便公司內(nèi)部人員利用檔案資源。加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。2.主要任務(wù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。將電子檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立索引目錄，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化檢索。完善檔案管理信息系統(tǒng)功能，增加檔案的在線查閱、借閱審批、統(tǒng)計分析等模塊，提高系統(tǒng)