贈品管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司贈品的管理，確保贈品的合理使用，有效控制成本，提高營銷效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及贈品的采購、存儲、發放、使用及核銷等環節。（三）管理原則1.合規性原則：贈品的管理應符合國家法律法規及公司相關規定。2.成本效益原則：在保證營銷效果的前提下，合理控制贈品成本。3.精準性原則：贈品的選擇和發放應精準匹配目標客戶群體和營銷活動需求。4.可追溯性原則：對贈品的整個生命周期進行詳細記錄，確保可追溯。二、職責分工（一）營銷部門1.根據營銷活動策劃，提出贈品需求計劃，明確贈品的種類、數量、規格、發放對象及時間要求等。2.負責與供應商溝通贈品的定制、采購事宜，確保贈品按時、按質、按量供應。3.組織實施贈品的發放工作，監督發放過程，確保贈品準確無誤地發放到目標客戶手中。4.收集客戶對贈品的反饋信息，評估贈品的營銷效果。（二）采購部門1.根據營銷部門提供的贈品需求計劃，選擇合格的供應商進行采購。2.負責與供應商簽訂采購合同，明確采購價格、交貨期、質量標準等條款。3.跟進贈品的采購進度，確保按時到貨。4.參與對采購贈品的驗收工作。（三）倉庫管理部門1.負責贈品的入庫驗收、存儲保管和出庫發放工作。2.建立贈品庫存臺賬，定期盤點，確保賬實相符。3.按照規定的存儲條件保管贈品，防止贈品損壞、變質或丟失。（四）財務部門1.審核贈品采購預算，控制贈品成本。2.負責對贈品采購、發放等環節的費用進行核算和賬務處理。3.定期對贈品的成本效益進行分析和評估。（五）審計部門1.對贈品管理的內部控制制度進行審計監督，檢查制度的執行情況。2.對贈品采購、發放等重大事項進行專項審計，防范風險。三、贈品采購管理（一）采購計劃制定1.營銷部門應在營銷活動策劃階段，結合活動目標、目標客戶群體特點等因素，制定詳細的贈品需求計劃。需求計劃應包括贈品名稱、規格、數量、預計發放時間等信息。2.贈品需求計劃應提交給采購部門、財務部門等相關部門進行審核。采購部門重點審核贈品的可采購性、成本合理性；財務部門審核贈品采購預算是否在可控范圍內。3.根據審核意見，營銷部門對贈品需求計劃進行調整和完善，最終確定正式的采購計劃。（二）供應商選擇1.采購部門根據贈品采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資質審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、信譽狀況等方面。3.采購部門組織相關人員對供應商提供的樣品進行評估，評估內容包括外觀、質量、功能、價格等。選擇樣品質量合格、價格合理、信譽良好的供應商作為合作對象。4.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、產品質量情況、價格水平等，以便對供應商進行動態管理。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確以下主要條款：贈品的名稱、規格、數量、價格、交貨期等。質量標準及驗收方式。付款方式及結算周期。雙方的權利和義務。違約責任及爭議解決方式。2.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給營銷部門、倉庫管理部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購進度跟蹤1.采購部門應建立贈品采購進度跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解采購進度情況。2.對于采購過程中出現的問題，如供應商延遲交貨、產品質量問題等，采購部門應及時與供應商協商解決，并向相關部門通報進展情況。3.如因特殊原因需要變更采購合同條款，采購部門應按照合同變更程序，與供應商協商一致后簽訂補充協議，并及時通知相關部門。（五）驗收與入庫1.贈品到貨后，倉庫管理部門應按照采購合同中的質量標準進行驗收。驗收內容包括贈品的數量、規格、外觀、質量等。2.對于驗收合格的贈品，倉庫管理部門應辦理入庫手續，填寫入庫單，注明贈品名稱、規格、數量、供應商等信息，并將贈品存放到指定的倉庫區域。3.對于驗收不合格的贈品，倉庫管理部門應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨等。四、贈品存儲管理（一）存儲條件1.根據贈品的特性，確定合適的存儲條件，如溫度、濕度、通風要求等。2.倉庫應配備相應的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、溫濕度控制設備等，以滿足贈品的存儲需求。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應建立贈品庫存臺賬，詳細記錄贈品的入庫時間、入庫數量、出庫時間、出庫數量、庫存余額等信息。2.定期對贈品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。3.如發現庫存差異，倉庫管理部門應及時查明原因，并編制庫存差異報告，報相關部門處理。（三）庫存安全1.加強倉庫的安全管理，設置必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設施。2.制定倉庫安全管理制度，明確倉庫管理人員的安全職責，規范倉庫操作流程，防止安全事故的發生。3.對倉庫管理人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。五、贈品發放管理（一）發放流程1.營銷部門根據營銷活動方案，確定贈品的發放對象、發放數量及發放時間等信息，并將相關信息傳遞給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據營銷部門提供的信息，準備好相應的贈品，并填寫出庫單。3.營銷部門組織人員按照規定的發放方式和流程，將贈品發放給目標客戶。發放過程中應做好記錄，包括客戶姓名、聯系方式、贈品名稱、數量等信息。4.發放結束后，營銷部門應及時將發放記錄反饋給倉庫管理部門，倉庫管理部門據此更新庫存臺賬。（二）發放方式1.現場發放：在營銷活動現場，由營銷人員直接將贈品發放給客戶。適用于規模較小、客戶較為集中的營銷活動。2.郵寄發放：對于無法現場發放的客戶，可通過郵寄的方式將贈品送達。營銷部門應確?？蛻舻刂窚蚀_無誤，并選擇可靠的快遞公司進行郵寄。3.線上發放：利用公司官方網站、社交媒體平臺等線上渠道，通過抽獎、兌換等方式向客戶發放贈品。線上發放應設置明確的規則和流程，并確保系統的穩定性和安全性。（三）發放監督1.營銷部門應加強對贈品發放過程的監督，確保發放工作按照規定的流程和要求進行。2.設立監督崗位或安排專人對發放現場進行巡查，防止出現錯發、漏發、冒領等情況。3.對于客戶反饋的贈品發放問題，營銷部門應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給客戶。六、贈品核銷管理（一）核銷流程1.營銷部門在贈品發放結束后，應及時整理發放記錄，填寫贈品核銷申請表，注明活動名稱、贈品名稱、發放數量、發放對象等信息，并提交給財務部門。2.財務部門根據營銷部門提供的核銷申請表，與庫存臺賬、采購合同等進行核對，確認贈品的發放情況和成本支出。3.財務部門審核通過后，辦理贈品核銷手續，將贈品成本計入相關營銷活動費用，并對贈品的收支情況進行賬務處理。（二）核銷憑證1.贈品核銷時，應提供以下相關憑證：營銷活動方案及審批文件。贈品采購合同及發票。贈品發放記錄，包括出庫單、發放清單、客戶簽收單等。贈品核銷申請表。2.財務部門應妥善保管贈品核銷憑證，以備審計等部門檢查。（三）核銷監督1.審計部門定期對贈品核銷情況進行審計監督，檢查核銷流程是否規范、憑證是否齊全、賬務處理是否正確等。2.如發現核銷過程中存在問題，審計部門應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。七、贈品成本控制與效益評估（一）成本控制1.財務部門應建立贈品成本預算管理制度，對贈品采購、存儲、發放等環節的成本進行預算控制。2.在贈品采購過程中，采購部門應通過與供應商談判、招標等方式，爭取最優惠的采購價格，降低采購成本。3.倉庫管理部門應合理安排贈品存儲，減少庫存積壓和損耗，降低存儲成本。4.營銷部門在制定贈品需求計劃時，應充分考慮成本因素，避免不必要的贈品投入。（二）效益評估1.營銷部門應定期對贈品的營銷效果進行評估，評估指標可包括銷售額、銷售量、客戶滿意度、品牌知名度等。2.通過對比營銷活動前后的相關數據，分析贈品對營銷效果的影響，總結經驗教訓。3.根據效益評估結果，對贈品管理制度進行調整和完善，優化贈品選擇和發放策略，提高贈品的投