辦公設備管理規定?一、總則1.目的為加強公司辦公設備的管理，合理配置資源，提高辦公設備的使用效率，確保辦公設備的正常運行，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司內所有辦公設備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。3.職責分工行政部門負責辦公設備的采購、驗收、登記、調配、維修、報廢等管理工作。制定辦公設備的配置標準和更新計劃，定期對辦公設備進行清查盤點。指導和監督各部門正確使用辦公設備，對違規使用行為進行糾正和處理。使用部門負責本部門辦公設備的日常使用、維護和保管，確保設備的正常運行和安全。配合行政部門做好辦公設備的采購需求申報、驗收、清查盤點等工作。對辦公設備的使用情況進行記錄，發現問題及時向行政部門報告。二、辦公設備采購與配置1.采購申請各部門根據工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規格型號、數量、用途、預計采購時間等信息，經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.采購審批行政部門收到采購申請后，進行匯總整理，根據公司實際情況和預算安排，提出審核意見，報公司領導審批。審批通過后，由行政部門負責組織采購。3.采購實施行政部門按照審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購設備的質量和性能符合要求，同時嚴格控制采購成本。4.驗收辦公設備到貨后，行政部門會同使用部門按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、外觀質量、性能指標等。驗收合格后，填寫《辦公設備驗收單》，辦理入庫手續。如發現設備存在質量問題或與合同不符，應及時與供應商聯系，要求更換或處理。5.配置標準行政部門根據公司各部門的工作性質和實際需求，制定辦公設備的配置標準。配置標準應考慮設備的使用頻率、工作效率、人員數量等因素，確保資源的合理配置。例如：一般員工每人配備一臺電腦、一臺辦公桌椅和一個文件柜。根據工作需要，部門可配備打印機、復印機、傳真機、掃描儀等設備，具體數量根據業務量確定。會議室、培訓室等場所根據實際需求配備投影儀、音響設備等。三、辦公設備登記與編號1.登記辦公設備驗收合格后，行政部門應及時進行登記，建立《辦公設備臺賬》。臺賬內容包括設備名稱、規格型號、品牌、購置日期、購置價格、使用部門、使用人、設備編號等信息。2.編號為便于辦公設備的管理和識別，行政部門對每臺辦公設備進行統一編號。編號規則為：公司名稱縮寫+部門代碼+設備類別代碼+購置年份+順序號。例如：GSBJDN2023001，其中GS為公司名稱縮寫，BJ為部門代碼（假設表示北京部門），DN為電腦設備類別代碼，2023為購置年份，001為順序號。四、辦公設備使用與維護1.使用培訓行政部門負責組織新購置辦公設備的使用培訓，確保使用人員熟悉設備的性能、操作方法和注意事項。使用部門應安排專人參加培訓，并在設備投入使用后，對本部門其他人員進行培訓和指導。2.使用規范使用人員應嚴格按照設備的操作規程進行操作，不得擅自更改設備的設置和參數。保持設備的清潔衛生，定期對設備進行擦拭和保養，防止灰塵、污垢等影響設備性能。設備使用過程中如發現異常情況，應立即停止使用，并及時向行政部門報告，不得自行拆卸或維修設備。下班后應關閉設備電源，妥善保管設備及相關配件，防止丟失或損壞。3.維護保養行政部門應制定辦公設備的維護保養計劃，定期對設備進行檢查、維護和保養。維護保養內容包括設備的清潔、潤滑、調試、更換零部件等。對于一些重要設備，應安排專業技術人員進行定期巡檢和維護。使用部門應配合行政部門做好設備的日常維護工作，及時向行政部門反饋設備的使用情況和故障信息。行政部門應建立辦公設備維護檔案，記錄設備的維護保養情況，包括維護時間、維護內容、維修更換的零部件等信息。五、辦公設備調配與借用1.調配因工作需要，行政部門可對辦公設備進行部門之間的調配。調配時，行政部門應填寫《辦公設備調配單》，注明設備名稱、規格型號、原使用部門、調配后使用部門等信息，經相關部門負責人簽字確認后，辦理設備交接手續。2.借用公司內部各部門之間因工作臨時需要借用辦公設備的，應填寫《辦公設備借用申請表》，經借用部門負責人和設備所屬部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續。借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，應提前向行政部門申請并說明原因。借用部門應妥善保管借用的辦公設備，不得轉借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成設備損壞或丟失的，借用部門應負責賠償。借用設備歸還時，借用部門應確保設備完好無損，并清理設備上的數據和文件。行政部門對歸還的設備進行檢查驗收，如發現設備存在問題，應及時通知借用部門進行處理。六、辦公設備維修與報廢1.維修辦公設備出現故障時，使用部門應及時向行政部門報告。行政部門根據設備故障情況，判斷是否能夠自行維修。對于能夠自行維修的，安排維修人員進行維修；對于無法自行維修的，聯系設備供應商或專業維修機構進行維修。維修人員應做好維修記錄，記錄維修時間、故障原因、維修方法、更換的零部件等信息，并將維修記錄存檔。維修費用由行政部門根據維修情況進行審核，經公司領導審批后報銷。對于因使用不當或人為損壞導致的設備維修費用，由責任人承擔。2.報廢辦公設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且設備性能嚴重下降，無法正常使用的。因技術進步或其他原因，現有設備已無法滿足工作需要，且無維修價值的。設備因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復的。設備雖未達到使用年限，但因損壞嚴重，維修成本過高，繼續使用不經濟的。其他符合報廢條件的情況。辦公設備報廢時，使用部門應填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、購置時間、使用情況等信息，經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門組織相關人員對申請報廢的設備進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領導審批。審批通過后，行政部門負責辦理設備報廢手續，并在《辦公設備臺賬》中進行注銷。報廢設備由行政部門統一處理，處理方式包括變賣、捐贈、報廢回收等。處理報廢設備時，應做好相關記錄，確保資產的安全和完整。七、辦公設備清查盤點1.清查盤點周期行政部門應定期對辦公設備進行清查盤點，清查盤點周期為[X]年。每年末，行政部門制定清查盤點計劃，組織各部門對本部門的辦公設備進行全面清查盤點。2.清查盤點內容核對辦公設備臺賬與實物是否相符，包括設備名稱、規格型號、數量、使用部門、使用人等信息。檢查設備的使用狀況，是否存在閑置、損壞、丟失等情況。核實設備的維修、保養、報廢等情況是否記錄完整。3.清查盤點結果處理清查盤點結束后，行政部門應編制《辦公設備清查盤點報告》，報告清查盤點的基本情況、結果及存在的問題，并提出處理建議。對于清查盤點中發現的賬實不符、設備損壞丟失等問題，應查明原因，明確責任，及時進行調整和處理。八、違規處理1.凡違反本規定，有下列行為之一的，行政部門將視情節輕重給予批評教育、責令改正、通報批評等處理，并要求責任人賠償相應的經濟損失：未經審批擅自采購辦公設備的。擅自更改設備配置標準或超標準配置辦公設備的。未按操作規程使用辦公設備，導致設備損壞的。未妥善保管辦公設備，造成設備丟失或損壞的。擅自將辦公設備轉借他人或用于非工作用途的。拒絕配合行政