工程檔案管理制度?一、總則1.目的為加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、管理、維護及改擴建提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目前期策劃、設(shè)計、施工、調(diào)試到竣工驗收等全過程形成的各類檔案資料的管理。3.管理原則工程檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、同步歸檔、真實準(zhǔn)確、完整齊全、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。對工程檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。參與重要工程項目檔案管理工作的全過程，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)，確保檔案符合質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)工程檔案的接收、驗收、整理、編目、上架保管等工作，建立健全工程檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。定期對工程檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，對破損、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全與完整。2.項目建設(shè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)本項目各參建單位的工程檔案管理工作，明確各單位的檔案管理職責(zé)。按照檔案管理要求，制定本項目工程檔案管理實施細則，確保項目檔案管理工作有章可循。負(fù)責(zé)收集、整理本單位形成的工程檔案資料，并按規(guī)定及時向檔案管理部門移交。督促、檢查本項目各參建單位工程檔案的收集、整理、歸檔工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確和及時。參與工程檔案的驗收工作，對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，確保工程檔案順利通過驗收。3.項目設(shè)計單位職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理本單位形成的工程設(shè)計文件、圖紙、變更通知等檔案資料，并按規(guī)定向項目建設(shè)單位移交。在工程設(shè)計過程中，按照檔案管理要求，同步形成設(shè)計變更記錄、設(shè)計交底記錄等檔案資料，并及時提交給項目建設(shè)單位。對提交的設(shè)計文件、圖紙等檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保設(shè)計檔案能夠準(zhǔn)確反映工程實際情況。4.項目施工單位職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程施工過程中形成的各類檔案資料，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、物資資料、竣工圖等，并按規(guī)定向項目建設(shè)單位移交。建立健全項目施工檔案管理制度，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位施工檔案的日常管理工作。在工程施工過程中，按照檔案管理要求，同步形成各項施工檔案資料，做到資料真實、準(zhǔn)確、完整、及時。負(fù)責(zé)編制竣工圖，確保竣工圖與工程實際相符，并加蓋竣工圖章。竣工圖編制完成后，按規(guī)定向項目建設(shè)單位移交。5.項目監(jiān)理單位職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程監(jiān)理過程中形成的各類檔案資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、工程質(zhì)量評估報告等，并按規(guī)定向項目建設(shè)單位移交。對工程施工單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，審核施工單位提交的各類檔案資料，確保資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。參與工程檔案的驗收工作，對工程檔案的質(zhì)量進行評估，并出具監(jiān)理意見。三、檔案收集與整理1.收集范圍項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。工程設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。工程施工文件，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗批驗收記錄、分項分部工程驗收記錄、單位工程竣工驗收記錄等。工程物資資料，包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告、合格證等。工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、工程質(zhì)量評估報告等。工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件，如會議紀(jì)要、來往信函、照片、錄像等。2.收集要求各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，按照檔案管理要求，及時、準(zhǔn)確地收集本單位形成的各類檔案資料。工程檔案資料應(yīng)隨工程進度同步收集，確保檔案資料的完整性和及時性。對收集到的工程檔案資料，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。工程檔案資料應(yīng)采用原件收集，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.整理原則工程檔案應(yīng)按照分類科學(xué)、便于管理和利用的原則進行整理。檔案整理應(yīng)遵循工程建設(shè)程序，按照項目前期、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等階段進行分類。同一類檔案資料應(yīng)按照文件形成時間先后順序進行排列，并編制頁碼。檔案整理應(yīng)做到規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊、目錄清晰、標(biāo)識明確。4.整理方法分類：工程檔案分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程物資資料、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件等六大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。組卷：工程檔案應(yīng)按照卷、冊、盒等形式進行組卷，每卷厚度一般不超過20mm，特殊情況除外。卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，編制頁號，并填寫卷內(nèi)目錄。編目：工程檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號、檔號、題名、日期、保管期限、密級、備注等內(nèi)容。檔號應(yīng)按照檔案分類編號規(guī)則編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。裝訂：工程檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。四、檔案歸檔與移交1.歸檔要求各參建單位應(yīng)在工程建設(shè)過程中，按照檔案管理要求，及時將整理好的工程檔案資料進行歸檔。歸檔的工程檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理要求。工程檔案資料應(yīng)一式多份，其中原件一份，復(fù)印件若干份，具體份數(shù)根據(jù)檔案管理部門的要求確定。歸檔的工程檔案資料應(yīng)編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括序號、檔號、題名、日期、保管期限、密級、備注、移交單位、移交人、接收單位、接收人等內(nèi)容。移交清單應(yīng)雙方簽字確認(rèn)。2.移交程序工程檔案資料歸檔后，各參建單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將檔案資料移交至檔案管理部門。檔案管理部門在接收工程檔案資料時，應(yīng)對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進行檢查，對不符合要求的檔案資料應(yīng)退回原單位進行整改。檔案管理部門接收工程檔案資料后，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，并雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對接收的工程檔案資料進行整理、編目、上架保管，并建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。3.移交時間項目前期文件應(yīng)在項目立項批復(fù)后1個月內(nèi)移交。工程設(shè)計文件應(yīng)在工程設(shè)計完成后1個月內(nèi)移交。工程施工文件應(yīng)在工程竣工驗收后3個月內(nèi)移交。工程物資資料應(yīng)在物資到貨驗收合格后1個月內(nèi)移交。工程監(jiān)理文件應(yīng)在工程竣工驗收后1個月內(nèi)移交。工程竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收后1個月內(nèi)移交。五、檔案保管與保護1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全與完整。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的要求。2.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括項目前期文件、工程竣工驗收文件、重要的工程變更文件等。長期保管的檔案包括工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件等，保管期限一般為30年。短期保管的檔案包括工程物資資料等，保管期限一般為10年。3.保管要求檔案管理部門應(yīng)按照檔案保管期限的要求，對工程檔案進行分類存放，并建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況。對永久保管的檔案，應(yīng)進行定期檢查和鑒定，確保檔案的安全與完整。對長期和短期保管的檔案，應(yīng)在保管期限屆滿后，按照檔案鑒定銷毀制度進行鑒定和銷毀。4.保護措施檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。對檔案密集架等設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進行維護和保養(yǎng)，確保其正常運行。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。六、檔案利用與借閱1.利用原則工程檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正常使用和安全。檔案利用應(yīng)滿足工程建設(shè)、管理、維護及改擴建等工作的需要，為公司各項工作提供可靠依據(jù)。2.利用方式檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。利用者可通過檔案目錄、電子檔案系統(tǒng)等方式查詢所需檔案資料。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案資料的復(fù)印件或電子文檔，特殊情況除外。檔案管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供必要的查閱條件。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案資料，不得將檔案資料帶出查閱室。3.借閱程序因工作需要借閱工程檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門對借閱申請表進行審核，對符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照檔案管理部門的要求，在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.保密規(guī)定檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，對涉及公司機密的工程檔案資料進行嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對因工作需要接觸機密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。利用者在查閱和借閱檔案資料時，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將機密檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如發(fā)現(xiàn)機密檔案內(nèi)容泄露的，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則工程檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。2.鑒定組織檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對保管期限屆滿的檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.銷毀程序檔案鑒定小組對檔案進行鑒定后，對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括序號、檔號、題名、日期、保管期限、密級、備注等內(nèi)容。檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理情況、檔案歸檔與移交情況、檔案保管與保護情況、檔案利用與借閱情況等。檔案管理部門在監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。整改完成后，責(zé)任單位應(yīng)將整改情況書面報告檔案管理部門。2.考核評價公司應(yīng)將工程檔案管理工作納入績效考核體系，對各參建單位的工程檔案管理工作進行考核評價。考核評價內(nèi)容包括檔案管理制度的建立與執(zhí)行情況