檔案管理制度80?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.基本原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、維護檔案的完整與安全、便于開發(fā)利用的原則。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各類檔案。2.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司各類檔案，確保檔案的完整與安全。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施銷毀。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。對公司各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照公司檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交綜合檔案室。協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時歸還檔案。接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均屬收集歸檔范圍。具體包括：行政管理類：公司各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、資質(zhì)證書、榮譽證書等。經(jīng)營管理類：市場營銷文件、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、財務(wù)報表、審計報告等。生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備檔案等。基本建設(shè)類：工程項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。其他類：根據(jù)公司實際情況確定的其他需要歸檔的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子檔案的可讀性和完整性。3.歸檔時間一般文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔。重要會議、重大活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。工程項目文件材料應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。會計檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。4.歸檔程序各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行初步整理，按照分類方案進行分類、編目，編制移交清單。在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，將整理好的檔案及移交清單一并移交綜合檔案室。綜合檔案室對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。審核合格后，辦理檔案接收手續(xù)。四、檔案的整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法公司檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。先按年度分類，再按機構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限分類。3.整理要求對歸檔的文件材料進行裝訂、編頁、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。永久、長期保存的檔案應(yīng)采用優(yōu)質(zhì)檔案盒和檔案卷皮進行裝訂和裝盒。編制檔號，檔號應(yīng)包括全宗號、年度、機構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號等要素，確保檔號的唯一性和系統(tǒng)性。編寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目，便于查找和核對檔案內(nèi)容。填寫備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容，用于記錄檔案整理過程中的相關(guān)情況。五、檔案的保管1.保管條件綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案主要包括公司設(shè)立、合并、分立、終止等重要文件，年度財務(wù)決算報告，重要的合同協(xié)議，公司主要領(lǐng)導(dǎo)的任免文件等。長期保存的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的文件材料、設(shè)備檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案等。短期保存的檔案保管期限為15年以下，主要包括臨時性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)報表等。3.檔案清查綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好清查記錄。4.檔案統(tǒng)計綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外單位人員查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，提交單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。借閱檔案須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。4.利用登記綜合檔案室應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）檔案名稱、用途、歸還日期等。5.檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋"復(fù)制件"章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定。3.鑒定內(nèi)容檔案的內(nèi)容是否反映公司主要職能活動，是否具有查考利用價值。檔案的形成時間、來源、形式等是否符合公司檔案管理規(guī)定。檔案的完整程度、字跡清晰程度、載體質(zhì)量等是否符合保管要求。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室組織實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。已銷毀的檔案應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明"已銷毀"字樣。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司發(fā)展提供有力的檔案信息支持。2.信息化建設(shè)內(nèi)容建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的在線查詢和利用。加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。3.電子檔案管理電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行分類、編目、存儲，建立電子檔案元數(shù)據(jù)，便于檢索和利用。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)安全。嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，對不同級別的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。九、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括：通報表揚。頒發(fā)榮譽證書。給予一定的物質(zhì)獎勵。2.處罰對違反本制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、