企業制度退換物料控制流程?一、目的規范企業退換物料的操作流程，確保退換物料的高效、準確處理，保障企業生產經營活動的正常進行，維護企業與供應商之間的良好合作關系，同時控制成本，降低企業運營風險。二、適用范圍本流程適用于企業內部各部門涉及的物料退換業務，包括生產部門、采購部門、倉庫管理部門等，以及與企業有物料供應關系的所有供應商。三、職責分工（一）生產部門1.負責對生產過程中發現的不合格物料進行標識和隔離，并及時填寫《物料退換申請單》，詳細說明退換物料的名稱、規格、型號、數量、不合格原因等信息。2.配合采購部門與供應商溝通退換物料事宜，提供相關技術支持和質量反饋。3.負責對退換后的物料進行檢驗和試用，確保其符合生產要求。（二）采購部門1.接到生產部門的《物料退換申請單》后，及時與供應商取得聯系，協商物料退換的具體事宜，包括退換原因、時間、方式等。2.負責跟蹤物料退換的進度，確保供應商按時處理退換申請，并及時將相關信息反饋給生產部門和倉庫管理部門。3.對供應商的退換處理結果進行審核，如發現問題及時與供應商溝通解決。（三）倉庫管理部門1.根據《物料退換申請單》對需退換的物料進行核對和清點，確保數量準確、規格型號相符，并做好相應的記錄。2.負責安排退換物料的出入庫工作，對退換物料進行妥善保管，防止在退換過程中出現損壞、丟失等情況。3.在物料退換完成后，更新庫存系統，確保庫存數據的準確性。（四）質量控制部門1.對生產過程中發現的不合格物料進行判定，確定是否符合退換條件，并出具相關質量檢驗報告。2.參與與供應商關于物料質量問題的溝通和協商，提供專業的質量意見和建議。3.對退換后的物料進行抽檢，驗證其質量是否合格。（五）供應商1.接到企業的物料退換通知后，應在規定時間內響應，配合企業進行物料退換處理。2.負責對退換的物料進行檢驗和分析，查明原因，采取有效措施進行改進，防止類似問題再次發生。3.按照企業要求及時將退換的物料取回或補發新的物料，并承擔相應的運輸費用。四、退換物料的原因分類（一）質量問題1.物料本身存在質量缺陷，如外觀瑕疵、性能不符合要求、規格型號錯誤等。2.物料在運輸、存儲過程中受到損壞，影響其正常使用。（二）數量問題1.供應商發貨數量與訂單數量不符，多送或少送。2.在收貨過程中發現物料數量短缺或溢余。（三）規格型號問題1.采購的物料規格型號與生產需求不一致。2.因設計變更等原因，原采購的物料規格型號不再適用。（四）其他問題1.企業生產計劃調整，導致已采購的物料不再需要。2.供應商提供的物料包裝、標識等不符合企業要求。五、退換物料控制流程（一）提出申請1.生產部門在生產過程中發現不合格物料或因其他原因需要退換物料時，由使用該物料的生產線員工或班組長填寫《物料退換申請單》。2.《物料退換申請單》應詳細填寫以下內容：物料名稱、規格、型號、批次、數量。訂單編號、采購日期。退換原因（如質量問題、數量問題、規格型號問題等）。不合格情況描述（如有質量問題，應詳細說明問題表現）。申請人姓名、部門。3.將填寫好的《物料退換申請單》提交給生產部門主管審核。生產部門主管應根據實際情況對申請進行審核，如確認情況屬實，在《物料退換申請單》上簽字批準，并將其轉交給質量控制部門。（二）質量判定1.質量控制部門接到生產部門提交的《物料退換申請單》后，安排檢驗人員對需退換的物料進行檢驗。2.檢驗人員根據相關質量標準和檢驗規范，對物料的外觀、尺寸、性能等進行檢驗，并出具質量檢驗報告。3.質量檢驗報告應明確物料是否合格，如為不合格，應詳細說明不合格項目及原因。4.如果質量檢驗報告顯示物料確實存在質量問題，質量控制部門在《物料退換申請單》上簽字確認，并將其轉交給采購部門；如物料質量合格，但因其他原因需要退換，質量控制部門應注明原因并簽字，同樣轉交給采購部門。（三）溝通協商1.采購部門接到質量控制部門轉來的《物料退換申請單》后，及時與供應商取得聯系。2.通過電話、郵件、傳真等方式向供應商說明物料退換的原因、數量、規格型號等信息，并要求供應商在規定時間內給予答復。3.與供應商協商物料退換的具體方式，如供應商上門取回、企業寄回等，并明確雙方的責任和義務，如運輸費用的承擔、退換時間節點等。4.在與供應商溝通協商過程中，采購部門應做好記錄，包括溝通時間、溝通方式、溝通內容、供應商反饋等信息。（四）審批確認1.采購部門將與供應商協商的結果以書面形式報告給企業相關領導審批。2.報告內容應包括物料退換的原因、協商的具體情況、預計的退換時間、可能對生產造成的影響等。3.企業領導根據采購部門的報告進行審批，如同意退換，在報告上簽字批準；如不同意，應說明理由，采購部門根據領導意見與供應商重新協商或采取其他措施。（五）倉庫處理1.倉庫管理部門接到經審批后的《物料退換申請單》后，根據申請單內容對需退換的物料進行核對和清點。2.核對物料的名稱、規格、型號、批次、數量等信息是否與申請單一致，同時檢查物料的外觀是否有損壞。3.如核對無誤，倉庫管理部門在申請單上簽字確認，并安排專人負責將需退換的物料進行隔離存放，防止其與正常物料混淆。4.根據與供應商協商確定的退換方式，倉庫管理部門做好相應的準備工作。如供應商上門取回，應提前通知倉庫管理人員；如企業寄回，應負責聯系快遞公司，辦理托運手續，并確保物料包裝完好，標識清晰。（六）物料退換1.對于供應商上門取回的物料，倉庫管理部門在約定時間內與供應商交接。供應商應在交接清單上簽字確認收到退換的物料，并注明物料的狀態。2.對于企業寄回的物料，倉庫管理部門應及時將物料寄送給供應商，并保存好快遞單號等相關憑證。3.在物料退換過程中，倉庫管理部門應做好記錄，包括退換日期、退換方式、交接人員等信息。（七）供應商處理1.供應商收到企業退換的物料后，應及時對物料進行檢驗和分析。2.查明物料出現問題的原因，并采取有效措施進行改進，防止類似問題再次發生。3.如因質量問題導致的物料退換，供應商應在規定時間內將改進后的物料或解決方案反饋給企業采購部門。4.對于需要補發新物料的情況，供應商應按照企業要求及時發貨，并確保新物料的質量和規格型號符合要求。（八）收貨檢驗1.倉庫管理部門收到供應商補發的物料后，應按照收貨流程進行檢驗。2.檢驗內容包括物料的名稱、規格、型號、數量、外觀等，確保與訂單要求一致。3.如檢驗合格，倉庫管理部門辦理入庫手續，并更新庫存系統；如檢驗不合格，應及時通知采購部門與供應商溝通解決。（九）結果反饋與記錄存檔1.采購部門將物料退換的最終結果反饋給生產部門、質量控制部門等相關部門。2.反饋內容包括物料是否成功退換、供應商的處理情況、對生產的影響等信息。3.各部門根據反饋結果進行相應的處理和調整，如生產部門調整生產計劃、質量控制部門對供應商進行持續跟蹤等。4.倉庫管理部門負責將《物料退換申請單》、質量檢驗報告、溝通記錄、交接清單、快遞憑證等相關文件資料進行整理歸檔，保存期限按照企業檔案管理規定執行。六、相關表單1.《物料退換申請單》2.《質量檢驗報告》七、注意事項1.各部門在物料退換過程中應密切配合，及時溝通信息，確保流程順暢進行。2.對于質量問題的物料退換，應嚴格按照質量控制部門的判定和處理意見執行，不得擅自處理。3.在與供應商溝通協商物料退換事宜時，應保持良好的溝通態度，明確