檔案管理制度0213?一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案內容的全面、完整，涵蓋公司運營的各個方面。3.準確性原則：保證檔案信息的真實、準確，如實反映公司工作實際情況。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.便于利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細則。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，接收、整理、保管、鑒定、銷毀和統計檔案。3.指導和監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓和宣傳工作。4.開發利用檔案信息資源，為公司領導決策和各部門工作提供檔案資料支持。5.負責檔案管理設施設備的配置、維護和更新，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合綜合管理部門做好檔案的移交、借閱等工作。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期對本部門檔案進行自查，發現問題及時整改。4.積極支持和配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協助和信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監事會會議文件，公司規章制度，行政公文，工作計劃與總結，資質證書，印章管理文件等。2.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等相關文件。3.財務審計類：財務預算、決算報告，會計憑證，財務報表，審計報告，稅務文件等。4.市場營銷類：市場調研報告，銷售合同，客戶資料，廣告宣傳資料，營銷活動策劃與執行文件等。5.技術研發類：研發項目立項、可行性研究報告，技術方案，實驗數據，知識產權文件等。6.生產管理類：生產計劃、調度指令，生產工藝文件，質量控制文件，設備管理文件等。7.物資采購類：采購計劃，采購合同，供應商資料，物資驗收文件，庫存管理文件等。8.合同管理類：各類業務合同、協議及其相關的補充文件、變更記錄等。9.項目管理類：項目立項、申報文件，項目進度報告，項目驗收文件等。10.其他類：不屬于以上九類的其他重要文件，如榮譽證書、重要會議記錄、特殊事件處理文件等。（二）檔案編號檔案編號采用分類號與案卷號相結合的方式。分類號按照上述檔案分類順序編制，用大寫字母表示；案卷號為每一類檔案內具體案卷的順序號，用阿拉伯數字表示。例如：行政管理類檔案的編號為XZ001，其中"XZ"為行政管理類的分類號，"001"為該類檔案中的第一本案卷號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。2.上級機關下發的與公司相關的文件、指示、通知等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協議、合作意向書等。4.公司內部各部門之間的往來文件、報告、報表等。5.公司員工在工作中形成的重要文件、記錄、成果等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交綜合管理部門。2.對于重要的臨時性工作或項目，應在工作結束后及時整理歸檔相關文件材料。3.檔案材料應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應及時修復或補充。4.電子文件應與紙質文件同步收集，確保內容一致，并按照規定的格式和存儲方式進行保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.按照檔案分類方案進行分類整理，確保分類準確、排列有序。（四）整理方法1.行政管理類：按照文件的性質、時間順序進行分類整理，同一類文件按照發文時間或事件發生時間依次排列。2.人力資源類：按照員工類別、人事業務模塊進行分類，如招聘檔案、培訓檔案、績效考核檔案等，每個模塊內再按照時間順序排列相關文件。3.財務審計類：按照會計年度、會計科目等進行分類整理，會計憑證應按照編號順序裝訂成冊。4.市場營銷類：按照市場調研、銷售、客戶管理等業務板塊分類，每個板塊內的文件按照時間先后順序排列。5.技術研發類：按照研發項目進行分類，每個項目的文件按照項目階段、技術文檔類型等進行排列。6.生產管理類：按照生產環節、設備管理等分類，相關文件按照工藝流程、設備維護周期等順序排列。7.物資采購類：按照采購業務流程，如采購計劃、供應商選擇、合同簽訂、物資驗收等環節分類整理文件。8.合同管理類：按照合同類型、簽訂時間進行分類，每份合同及其相關附件作為一個獨立的案卷進行整理。9.項目管理類：按照項目名稱、項目階段進行分類，項目文件按照項目進程中的各項工作成果依次排列。10.其他類：根據文件的內容和性質，歸入相應的類別或單獨設立類別進行整理。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放于檔案柜或貨架上，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應分開存放，避免混淆。3.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進行清點，確保檔案的數量與登記臺賬一致。2.每年對檔案進行一次全面核對，檢查檔案的完整性、準確性和存放情況，發現問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案鑒定的規定和公司檔案管理的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.從檔案的歷史價值、現實利用價值等方面綜合考慮，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各相關部門兼職檔案員為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否真實、準確，是否反映公司的主要工作和歷史發展情況。2.檔案的保存價值，包括對公司決策、業務開展、歷史研究等方面的參考作用。3.檔案的完整性和準確性，是否存在缺頁、破損、涂改等情況。4.檔案的時效性，是否已超過規定的保存期限或失去現實利用價值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐份進行審查，確定其存毀。2.綜合評估法：結合檔案的形成背景、利用情況、保管狀況等因素，綜合評估檔案的價值。（五）銷毀程序1.經過鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經綜合管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后執行。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其作為檔案管理工作記錄永久保存。七、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍公司員工因工作需要，可以借閱與其工作相關的檔案。外單位人員因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經公司分管領導批準。（二）借閱程序1.員工填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱用途、預計歸還時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門審核。3.綜合管理部門根據申請內容進行審核，對于符合借閱規定的申請，辦理檔案借閱手續，登記借閱檔案的相關信息，并向借閱人發放檔案。4.借閱人應按照約定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。（三）利用要求1.借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換或擅自復制檔案內容。2.如需復印檔案資料，應經綜合管理部門同意，并按照規定的程序進行復印。復印后的檔案資料應妥善保管，不得隨意傳播。3.檔案一般不得帶出公司檔案庫房，如因特殊情況需要帶出的，須經綜合管理部門負責人批準，并在規定時間內歸還。4.借閱人在使用檔案過程中，如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時向綜合管理部門報告，并承擔相應的責任。（四）檔案利用登記綜合管理部門應建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案借閱的時間、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號、歸還時間等信息，以便對檔案利用情況進行統計和查詢。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，實現檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化管理內容1.建立檔案管理信息系統，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、借閱等業務流程進行信息化管理。2.將紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲和檢索。3.利用信息化手段對檔案數據進行備份和安全管理，防止數據丟失和泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統應具備完善的功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求，如檔案錄入、查詢、統計、借閱管理、權限設置等。2.電子檔案的格式應符合國家相關標準和規范，確保電子檔案的可讀性和長期保存。3.加強對檔案信息化管理系統的安全防護，設置不同的用戶權限，防止未經授權的訪問和操作。4.定期對檔案信息化管理系統進行維護和升級，確保系統的穩定運行和功能的不斷完善。九、監督與檢查（一）監督檢查主體綜合管理部門負責對公司各部門的檔案管理工作進行定期監督檢查，各部門應積極配合。公司領導有權對檔案管理工作進行不定期檢查和指導。（二）監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、借閱等環節。2.檔案管理工作的質量，如檔案的完整性、準確性、規范性等。3.檔案管理設施設備的配備和使用情況。4.檔案信息化管理工作的開展情況。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，制定詳細的檢查方案，對各部門檔案管理工作進行逐一檢查。2.不定期抽查：綜合管理部門根據工作需要，不定期對部分部門的檔案管理工作進行抽查，及時發現問題并督促整改。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環節，開展專項檢查，深入分析原因，提出改進措施