某公司檔案管理細則?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本細則所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、協議、報表、圖紙、照片、錄像、電子數據等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整、系統和安全。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司的各項活動，不得篡改、偽造。3.完整性原則：應收集公司活動中形成的各類檔案，保證檔案的全面性。4.時效性原則：及時收集、整理、歸檔檔案，確保檔案的時效性。5.保密性原則：嚴格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案信息檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。5.按照國家有關規定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.組織開展檔案管理培訓，提高員工的檔案意識和業務水平。7.為公司各項工作提供檔案信息服務，積極參與公司的決策支持。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交綜合管理部。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和規范整理。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用需求。三、檔案的分類與編號（一）分類公司檔案分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類、項目管理類、技術研發類、企業文化類等七大類，每大類下再根據具體內容細分若干二級類目。1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、證照印章管理、行政事務處理等檔案。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等方面的檔案。3.財務管理類：包含財務預算、決算、會計憑證、財務報表、審計報告、稅務資料等檔案。4.業務管理類：涉及市場調研、銷售合同、客戶資料、采購訂單、物流配送等與業務運營相關的檔案。5.項目管理類：包括項目立項、規劃、實施、驗收等過程中形成的各類文件、報告、圖紙等檔案。6.技術研發類：如研發項目文檔、技術方案、專利申請、產品圖紙、技術標準等檔案。7.企業文化類：有關公司文化活動記錄、企業形象宣傳資料、員工文化作品等檔案。（二）編號檔案編號采用"大類代碼二級類目代碼年度順序號"的結構。例如：XM012023001，表示項目管理類下的項目規劃二級類目，2023年度的第1份檔案。1.大類代碼：行政管理類（XZ）、人事管理類（RS）、財務管理類（CW）、業務管理類（YW）、項目管理類（XM）、技術研發類（JS）、企業文化類（QY）。2.二級類目代碼根據各大類具體內容自行編制，確保代碼的唯一性和系統性。3.年度為檔案形成的公元紀年，如2023年。4.順序號為每類檔案在本年度內的流水編號，從001開始。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性。2.對于外來文件、資料，如上級部門文件、合作單位提供的資料等，由相關接收部門負責收集，并及時移交綜合管理部。3.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交，經綜合管理部核對無誤后辦理離職手續。（二）整理1.綜合管理部和各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行整理。整理工作包括對檔案進行分類、排序、編目、裝訂等，確保檔案的整齊規范。2.紙質檔案應去除金屬物，破損的檔案要進行修補或復制。3.電子檔案應按照規定的命名規則進行命名，并存儲在指定的存儲設備和文件夾中，同時建立相應的索引目錄。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門兼職檔案員應定期（每季度末）將整理好的檔案移交綜合管理部。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合管理部對接收的檔案進行進一步審核和整理，符合要求的及時歸檔。對于不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。3.歸檔時間：一般檔案應在形成后的次年上半年完成歸檔，重要緊急檔案應及時歸檔。（二）保管1.綜合管理部設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.檔案應按照分類編號順序排列存放，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，注明檔案的類別、編號、存放位置等信息。4.電子檔案應進行備份存儲，備份數據應異地存放，以防止數據丟失。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數據的完整性和可用性。六、檔案的利用與借閱（一）利用1.公司員工因工作需要可查閱、利用檔案。查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續。2.綜合管理部檔案管理人員應根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在現場監督查閱過程，確保檔案的安全和完整。3.如需復印、摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行登記。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，必須填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經部門負責人、綜合管理部負責人和公司分管領導簽字批準后方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期（每[X]年）對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。具體劃分標準按照國家有關規定和公司實際情況執行。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應填寫檔案銷毀清單，注明檔案的類別、編號、名稱、數量等信息，經檔案鑒定小組組長、綜合管理部負責人和公司分管領導簽字確認。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，并指定專人負責監銷，確保檔案信息徹底銷毀。監銷人員應在檔案銷毀清單上簽字，注明銷毀日期和方式。4.檔案銷毀清單應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，為公司提供便捷、高效的檔案信息利用支持。（二）實施步驟1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的電子化錄入、存儲、檢索、借閱等功能。2.對現有檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數據庫。3.完善檔案管理信息系統的安全防護機制，確保檔案信息的安全。（三）數據維護1.定期對檔案管理信息系統的數據進行備份，備份數據應存儲在安全的位置。2.及時更新檔案管理信息系統中的數據，確保數據的準確性和時效性。3.對檔案管理信息系統進行日常維護和管理，及時處理系統故障和問題。九、檔案管理的監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部定期對各部門的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，將檔案管理工作納入公司績效考核體系。2.考核評價指標包括檔案管理制度執行情況、