藍光集團人事檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強藍光集團人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高集團人力資源管理水平，為集團的發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藍光集團總部及各下屬子公司、分公司全體員工的人事檔案管理。3.管理原則人事檔案管理遵循真實、完整、保密、及時的原則，確保檔案信息的準確性、完整性和安全性。二、檔案管理機構(gòu)及職責1.集團人力資源部負責制定和完善集團人事檔案管理制度，并組織實施。集中管理集團總部員工的人事檔案，指導和監(jiān)督下屬子公司、分公司的人事檔案管理工作。負責檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。負責檔案信息的統(tǒng)計、分析和利用，為集團人力資源決策提供依據(jù)。2.下屬子公司、分公司人力資源部門負責本單位員工人事檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱等日常管理工作。定期將本單位員工檔案的變動情況報集團人力資源部備案。配合集團人力資源部做好檔案的轉(zhuǎn)遞、查閱等相關工作。三、檔案內(nèi)容1.履歷材料個人經(jīng)歷、學歷、學位、培訓、工作經(jīng)歷等相關材料。2.自傳材料個人撰寫的關于自身成長經(jīng)歷、思想變化等方面的材料。3.鑒定、考核、考察材料年度考核、任職考核、工作鑒定、廉政鑒定等材料。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料學歷學位證書、培訓結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件等材料。5.政審材料政治歷史審查、出國（境）審查等相關材料。6.黨團材料入黨、入團志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等材料。7.獎勵材料各級各類獎勵的審批表、證書等材料。8.處分材料受到黨紀政紀處分的決定、調(diào)查報告、檢討等材料。9.工資、任免、出國（境）等材料工資變動審批表、職務任免文件、出國（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料體檢表、勞動合同、離職證明、表彰獎勵事跡材料等。四、檔案收集與整理1.收集要求各部門應及時將員工產(chǎn)生的各類檔案材料移交至人力資源部門。人力資源部門在接收檔案材料時，應認真核對材料的真實性、完整性和有效性，確保符合歸檔要求。對于不符合要求的材料，應及時與相關部門或人員溝通，要求補充或更正。2.整理原則按照檔案內(nèi)容的形成時間、性質(zhì)等進行分類，保持檔案材料之間的有機聯(lián)系。每份檔案材料應齊全完整，字跡清晰，紙張規(guī)格統(tǒng)一。對破損、褪色的材料應進行修復或復制，復制件應與原件核對無誤，并注明復制日期。3.整理方法以員工個人為單位，按照檔案內(nèi)容分類順序依次排列，每類材料再按照形成時間先后順序排列。編寫頁碼，在每份材料的右上角或右下角用阿拉伯數(shù)字編寫頁碼。填寫檔案目錄，目錄應包括序號、類別、材料名稱、日期、頁碼等內(nèi)容。五、檔案鑒別與歸檔1.鑒別內(nèi)容審核檔案材料是否屬于歸檔范圍，是否真實、完整、有效。檢查檔案材料的制作時間、格式、印章等是否符合要求。對重復、虛假或不符合歸檔要求的材料予以剔除。2.歸檔程序經(jīng)鑒別合格的檔案材料，由檔案管理人員按照整理要求進行整理、編目。將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封口處加蓋密封章。按照檔案類別和保管期限進行存放，建立檔案索引，便于查找和利用。六、檔案保管1.保管場所集團人力資源部設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規(guī)定。2.保管期限人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。對員工的履歷、自傳、鑒定、考核、考察等材料，以及黨團材料、獎勵處分材料等，一般應永久保存。對員工的學歷學位、培訓、工資、任免等材料，保管期限為長期（一般為50年）。對員工的其他臨時性材料，保管期限為短期（一般為10年）。3.檔案清點與檢查檔案管理人員應定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量與目錄是否一致。每年對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。七、檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限集團內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，報人力資源部負責人審批。查閱重要檔案或涉及敏感信息的檔案，須經(jīng)集團分管領導批準。外部單位因工作需要查閱人事檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)集團人力資源部負責人審核，報集團分管領導批準。2.查閱要求查閱檔案應在指定的檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。查閱人員對檔案內(nèi)容應嚴格保密，不得泄露檔案信息。3.借閱權(quán)限因特殊情況需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，報人力資源部負責人審批。借閱重要檔案或涉及敏感信息的檔案，須經(jīng)集團分管領導批準。4.借閱要求借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案完好無損。八、檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞條件員工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開集團時，人力資源部應及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。檔案轉(zhuǎn)遞應通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞程序人力資源部根據(jù)員工的調(diào)動或離職情況，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。檔案管理人員按照《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，整理、核對檔案材料，確保檔案完整、準確。將檔案材料密封后，在封口處加蓋密封章，并在檔案袋上注明接收單位名稱、地址、郵編等信息。通過機要交通或?qū)Ｈ藢n案送交到接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后返回。九、檔案信息化管理1.建立電子檔案集團人力資源部應逐步建立員工人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入電子檔案系統(tǒng)。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保信息的準確性和完整性。2.電子檔案管理設立專門的電子檔案管理崗位，負責電子檔案的錄入、維護、備份等工作。對電子檔案進行分類存儲，建立索引，便于查詢和利用。定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強電子檔案的安全管理，設置訪問權(quán)限，防止信息泄露。十、檔案保密與安全1.保密制度檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關人員。查閱和借閱檔案的人員應簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案信息保密。嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)、公共場合等傳播檔案信息。2.安全措施加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、報警裝置等。檔案庫房鑰匙應由專人保管，嚴禁無關人員進入庫房。定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。十一、責任追究1.對違反檔案管理制度行為的處理對違反檔案管理制度，擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料的，給予警告處分；情節(jié)嚴重的，給予記過以上處分。對違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息的，給予警告處分；造成嚴重后果的，給予記過以上處分。對違反檔案查閱、借閱規(guī)定，擅自將檔案帶出查閱室或轉(zhuǎn)借他人的，給予警告處分；造成檔案丟失或損壞的，給予記過以上處分，并責令賠償損失。2.檔案管理人員責任檔案管理人員因工作失誤，導致檔案材料丟