公司中進口物資采購供應規定?一、總則1.目的本規定旨在規范公司進口物資的采購供應流程，確保進口物資的及時、準確供應，滿足公司生產經營需求，同時保障物資質量，控制采購成本，防范采購風險。2.適用范圍本規定適用于公司所有進口物資的采購供應活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、儀器儀表等。3.職責分工采購部門負責進口物資采購計劃的制定、執行和供應商的選擇、管理。組織進口物資采購合同的簽訂、執行和跟蹤，協調解決采購過程中的問題。需求部門提出進口物資的需求申請，明確物資的規格、型號、數量、質量要求等。參與進口物資采購合同的評審，協助采購部門進行供應商評估和選擇。負責進口物資到貨后的驗收工作，及時反饋驗收結果。質量部門制定進口物資的檢驗標準和驗收規范。對進口物資進行檢驗和質量控制，確保物資符合質量要求。參與供應商的質量評估和管理。財務部門負責進口物資采購資金的預算安排和支付審核。參與進口物資采購合同的評審，審核合同付款條款。對進口物資采購成本進行核算和分析，提供財務支持和建議。二、采購計劃1.需求預測需求部門應定期對進口物資的需求進行預測，結合公司的生產經營計劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，提出合理的需求預測報告。采購部門應根據需求預測報告，結合供應商的交貨周期、市場供應情況等因素，制定進口物資的采購計劃初稿。2.采購計劃審批采購計劃初稿應提交給相關部門進行審批，審批部門包括需求部門、財務部門、質量部門等。各審批部門應根據本部門的職責和權限，對采購計劃進行審核，提出意見和建議。采購部門應根據審批意見，對采購計劃進行修改和完善，形成最終的采購計劃。3.采購計劃執行采購部門應嚴格按照采購計劃組織進口物資的采購活動，確保物資按時、按質、按量供應。在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產經營調整等原因需要變更采購計劃，采購部門應及時提出變更申請，按照原審批流程進行審批。三、供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商選擇標準和評價體系，對潛在供應商進行調查、評估和篩選。潛在供應商應具備合法的經營資質、良好的商業信譽、穩定的生產能力、可靠的產品質量和合理的價格水平。采購部門應通過招標、詢價、邀請報價等方式，邀請潛在供應商參與報價和投標，根據供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等因素進行綜合評估，選擇合適的供應商。2.供應商評估采購部門應定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析、用戶反饋等多種方式相結合。根據評估結果，采購部門應對供應商進行分類管理，對表現優秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商合作與溝通采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。在合作過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解物資的生產進度、質量狀況、交貨情況等信息，協調解決合作過程中出現的問題。采購部門應定期對供應商進行走訪和交流，加強雙方的合作與信任，共同推動進口物資采購供應工作的順利開展。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應根據采購計劃和供應商選擇結果，起草進口物資采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同應提交給相關部門進行評審，評審部門包括需求部門、財務部門、質量部門等。各評審部門應根據本部門的職責和權限，對采購合同進行審核，提出意見和建議。采購部門應根據評審意見，對采購合同進行修改和完善，形成最終的采購合同文本。采購合同應由公司法定代表人或其授權代表簽字并加蓋公司公章，同時加蓋供應商公章或合同專用章。2.合同執行采購部門應嚴格按照采購合同的約定，組織進口物資的采購活動，確保物資按時、按質、按量供應。在合同執行過程中，如因市場變化、生產經營調整等原因需要變更合同條款，采購部門應及時提出變更申請，按照原審批流程進行審批。供應商應按照采購合同的約定，按時、按質、按量交付物資，并提供相關的質量證明文件和售后服務。3.合同跟蹤與結算采購部門應建立合同跟蹤臺賬，對采購合同的執行情況進行跟蹤和記錄，及時掌握物資的到貨情況、驗收情況、付款情況等信息。財務部門應根據采購合同的約定，及時審核付款申請，辦理付款手續，確保采購資金的安全和合理使用。在合同執行完畢后，采購部門應及時對合同進行總結和評價，分析合同執行過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，為今后的采購合同管理提供參考。五、進口物資采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營需要，填寫進口物資采購申請表，詳細說明物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。采購申請表應提交給部門負責人審核簽字后，報采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行初步審核，審核內容包括物資需求的合理性、采購預算的可行性、供應商選擇的合規性等。采購申請經采購部門初步審核通過后，提交給相關部門進行審批，審批部門包括財務部門、質量部門等。各審批部門應根據本部門的職責和權限，對采購申請進行審核，提出意見和建議。采購申請經各審批部門審核通過后，報公司主管領導審批。3.采購實施采購部門根據審批通過的采購申請，制定采購計劃和采購方案，明確采購方式、采購渠道、采購時間等內容。采購部門按照采購計劃和采購方案，組織進口物資的采購活動，通過招標、詢價、邀請報價等方式，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解物資的生產進度、質量狀況、交貨情況等信息，協調解決采購過程中出現的問題。4.到貨驗收進口物資到貨前，采購部門應及時通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。質量部門按照制定的檢驗標準和驗收規范，對進口物資進行檢驗和質量控制，確保物資符合質量要求。需求部門對進口物資的數量、規格、型號、外觀等進行驗收，核對物資是否與采購合同一致。驗收合格的進口物資，由需求部門辦理入庫手續；驗收不合格的進口物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等措施，直至物資符合要求。5.付款結算采購部門根據采購合同的約定，在進口物資驗收合格后，及時向財務部門提交付款申請。財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、付款金額的準確性等。財務部門審核通過后，按照采購合同的約定，辦理付款手續，支付采購款項。六、進口物資運輸與保險1.運輸安排采購部門應根據進口物資的特性、數量、交貨期等因素，選擇合適的運輸方式和運輸公司，確保物資安全、及時運輸到公司。在運輸過程中，采購部門應與運輸公司保持密切溝通，及時了解物資的運輸情況，協調解決運輸過程中出現的問題。采購部門應要求運輸公司提供運輸單據和貨物跟蹤信息，以便及時掌握物資的運輸進度和到貨時間。2.保險辦理對于價值較高或運輸風險較大的進口物資，采購部門應辦理貨物運輸保險，以降低運輸過程中的風險損失。采購部門應根據進口物資的價值、運輸方式、運輸路線等因素，選擇合適的保險公司和保險險種，辦理貨物運輸保險手續。在辦理保險手續時，采購部門應向保險公司提供詳細的物資信息和運輸信息，確保保險條款符合物資的實際情況和運輸要求。采購部門應妥善保管保險單據，在物資運輸過程中如發生保險事故，應及時向保險公司報案，并按照保險公司的要求提供相關證明材料，辦理理賠手續。七、進口物資倉儲管理1.入庫管理進口物資到貨后，倉庫管理人員應根據到貨通知和送貨清單，對物資進行核對和驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、外觀、質量證明文件等，確保物資與采購合同一致，質量符合要求。驗收合格的進口物資，倉庫管理人員應辦理入庫手續，填寫入庫單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、入庫時間等信息，并將物資存放到指定的倉庫位置。對于驗收不合格的進口物資，倉庫管理人員應拒絕辦理入庫手續，并及時通知采購部門和質量部門進行處理。2.庫存管理倉庫管理人員應建立進口物資庫存臺賬，對物資的出入庫情況進行詳細記錄，確保庫存信息的準確和及時更新。倉庫管理人員應定期對進口物資進行盤點，核實庫存數量與庫存臺賬是否一致，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行處理。倉庫管理人員應根據進口物資的特性和保管要求，合理安排倉庫存儲條件，確保物資的質量不受影響。倉庫管理人員應加強對倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保物資的安全存儲。3.出庫管理需求部門根據生產經營需要，填寫進口物資領料單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交給部門負責人審核簽字后，報倉庫管理人員。倉庫管理人員根據領料單，對物資進行核對和發放，確保發放的物資與領料單一致，質量符合要求。倉庫管理人員發放物資后，應及時更新庫存臺賬，并將領料單存檔保存。對于貴重或限量的進口物資，倉庫管理人員應嚴格按照公司的相關規定進行發放管理，確保物資的合理使用和安全。八、進口物資質量控制1.質量標準制定質量部門應根據進口物資的用途、性能要求等因素，制定相應的質量標準和驗收規范。質量標準和驗收規范應明確物資的質量指標、檢驗方法、驗收流程等內容，確保質量控制的可操作性和有效性。在制定質量標準和驗收規范時，質量部門應充分征求需求部門、采購部門等相關部門的意見和建議，確保標準和規范的合理性和適用性。2.檢驗與檢測質量部門應按照制定的質量標準和驗收規范，對進口物資進行檢驗和檢測，確保物資符合質量要求。檢驗和檢測方式可采用抽樣檢驗、全檢、理化分析、無損檢測等多種方式相結合。在檢驗和檢測過程中，質量部門應做好記錄和標識工作，對檢驗和檢測結果進行分析和評價，如發現問題應及時通知采購部門和供應商進行處理。3.不合格品處理對于檢驗和檢測不合格的進口物資，質量部門應出具不合格品報告，注明不合格的原因和處理建議。采購部門應根據不合格品報告，及時與供應商溝通協商，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等措施，直至物資符合要求。對于無法退換貨或整改后仍不符合要求的不合格品，采購部門應按照公司的相關規定進行處理，如報廢、降價處理等，并做好記錄和臺賬。4.質量追溯質量部門應建立進口物資質量追溯體系，對物資的采購、運輸、倉儲、使用等全過程進行記錄和跟蹤，確保質量問題能夠及時追溯到源頭。在質量追溯過程中，質量部門應充分利用信息化手段，建立質量追溯數據庫，對物資的相關信息進行詳細記錄和存儲，以便查詢和分析。對于發生質量問題的進口物資，質量部門應及時組織相關部門進行調查和分析，查明原因，采取有效的糾正措施和預防措施，防止類似問題再次發生。九、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門應定期對進口物資采購供應活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、物資質量的控制情況、采購成本的合理性等方面。審計部門應根據審計結果，出具審計報告，提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改和完善。公司其他相關部門應按照各自的職責，對進口物資采購供應活動進行監督和檢查，發現問題及時反饋給采購部門，并協助采購部門進行處理。2.供應商監督采購部門應加強對供應商的監督和管理，定期對供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行評估和考核。對于表現不佳的供應商，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取改進措施，如仍不能滿足要求，應減少或停止與供應商的合作。采購部門應建立供應商信用檔案，記錄供應商的信用狀況和合作歷史，為供應商的選擇和管理提供參考。3.考核與獎懲公司應建立進口物資采購供應工作考核制度，對采