文檔移交與保管管理辦法?一、總則（一）目的為了加強公司文檔的規范化管理，確保文檔的妥善移交與安全保管，保證公司各類信息的完整性、準確性和可追溯性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門之間文檔的移交與保管工作，包括但不限于行政文件、業務合同、財務資料、技術文檔、人事檔案等各類紙質及電子文檔。（三）基本原則1.及時準確原則：文檔的移交與保管應確保信息傳遞的及時性和內容的準確性，避免延誤和錯誤。2.安全保密原則：對涉及公司機密、商業秘密及敏感信息的文檔，應采取嚴格的安全保密措施，防止信息泄露。3.責任明確原則：明確文檔移交和保管過程中各環節的責任主體，做到責任到人。4.便于查閱原則：文檔的保管應便于快速查閱和使用，以滿足公司日常運營和管理決策的需要。二、文檔移交管理（一）移交范圍1.部門職責變動：因部門職責調整、合并、撤銷等原因，相關部門應將涉及原業務范圍的文檔移交給承接部門。2.項目結束：項目完成后，項目團隊應將項目過程中形成的各類文檔移交給指定的保管部門。3.人員離職：員工離職時，應將個人保管的與工作相關的文檔移交給所在部門或指定的接收人員。（二）移交準備1.整理文檔：移交部門應提前對需移交的文檔進行分類整理，確保文檔齊全、完整，編號清晰，目錄準確。2.編制清單：根據整理好的文檔，編制詳細的《文檔移交清單》，清單應包括文檔名稱、編號、日期、來源、頁數等信息。3.核對內容：對擬移交的文檔進行內容核對，確保文檔信息與實際情況相符，無缺失、篡改等問題。（三）移交流程1.提出申請：移交部門填寫《文檔移交申請表》，說明移交原因、文檔清單及預計移交時間等信息，提交至接收部門及相關審批領導。2.審批：審批領導根據實際情況對移交申請進行審核，批準后方可進行移交操作。3.移交手續辦理：移交部門與接收部門按照《文檔移交清單》進行現場核對、清點文檔，并在清單上簽字確認。交接雙方應確保文檔數量、內容等與清單一致。對于電子文檔，應進行數據完整性檢查，并辦理電子文檔存儲介質的交接手續。4.歸檔：接收部門在完成文檔接收后，應及時將文檔按照公司檔案管理規定進行歸檔存儲，確保文檔存放有序，便于查詢。（四）特殊情況處理1.緊急移交：如遇緊急情況需要立即移交文檔，移交部門可先進行口頭溝通，并在事后及時補辦書面移交手續。2.部分移交：若因工作需要僅移交部分文檔，應在《文檔移交清單》中明確注明，并確保移交部分的文檔具有完整性和關聯性。3.遺留問題處理：在文檔移交過程中，如發現存在爭議或遺留問題，由移交部門和接收部門共同協商解決。協商不成的，可提交上級領導協調處理。三、文檔保管管理（一）保管部門與人員職責1.保管部門：負責制定和執行文檔保管制度，指定專人負責文檔的日常保管工作，確保文檔保管環境安全、適宜。2.保管人員：負責文檔的接收、登記、存放、借閱等具體管理工作。定期對保管的文檔進行清查、核對，確保文檔數量準確、內容完整。嚴格遵守文檔安全保密規定，防止文檔丟失、損壞或泄露。（二）保管環境要求1.存儲場所：應設置專門的文檔保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.溫度濕度：庫房溫度應保持在適宜范圍內（建議14℃24℃），相對濕度控制在40%60%之間，以防止文檔因溫濕度變化而受損。3.存儲設備：根據文檔類型和存儲要求，配備合適的存儲設備，如文件柜、貨架、光盤存儲柜、電子存儲服務器等，并定期對存儲設備進行維護和檢查。（三）文檔分類與編號1.分類原則：按照文檔的性質、來源、時間等因素進行分類，確保分類清晰、合理，便于管理和查找。公司文檔主要分為行政類、業務類、財務類、技術類、人事類等大類，各大類下再細分若干小類。2.編號規則：為每一份文檔編制唯一的編號，編號應體現文檔的類別、年份、順序等信息，便于識別和管理。例如，行政類文檔編號格式為：XZYYYY001，其中XZ表示行政類，YYYY表示年份，001表示該類文檔當年的順序號。（四）文檔存儲方式1.紙質文檔：按照分類順序存放在文件柜或貨架上，不同類別和年度的文檔應分開存放，并在文件柜或貨架上標明類別、年份等信息。對于重要且不常查閱的紙質文檔，可考慮進行異地存儲備份。2.電子文檔：存儲在公司指定的電子存儲服務器上，按照分類建立文件夾結構，文件夾命名應與紙質文檔分類一致。電子文檔應定期進行備份，備份存儲介質應與服務器分開存放，并異地保管一份。備份周期根據文檔重要性和更新頻率確定，重要文檔建議每周備份一次，一般文檔可每月備份一次。（五）文檔清查與盤點1.定期清查：保管人員應每月對所保管的文檔進行一次清查，核對文檔數量、編號、存儲位置等信息，確保文檔無丟失、損壞等情況。2.年度盤點：每年年底，保管部門應對所有文檔進行全面盤點，編制《文檔盤點報告》，報告內容包括文檔總數、分類統計、存放位置、清查結果等信息。如發現問題，應及時查明原因并采取相應的處理措施。四、文檔借閱管理（一）借閱范圍因工作需要，公司內部員工可按照規定借閱相關文檔。涉及公司機密、商業秘密及敏感信息的文檔，借閱范圍應嚴格限定在經授權的人員范圍內。（二）借閱申請1.填寫申請表：借閱人需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.審批流程：申請表經借閱人所在部門負責人審批后，提交至文檔保管部門負責人審核。對于涉及機密、重要信息的文檔借閱申請，還需經公司分管領導批準。（三）借閱期限1.一般文檔借閱期限不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應提前辦理續借手續。2.對于重要且不常查閱的文檔，借閱期限應根據實際情況嚴格控制，最長不超過[X]天。（四）借閱歸還1.借閱登記：保管人員在借閱人辦理借閱手續時，應詳細記錄借閱文檔的名稱、編號、借閱時間、借閱人等信息，并將文檔交付借閱人。2.歸還檢查：借閱人歸還文檔時，保管人員應仔細檢查文檔的完整性、準確性，確認無損壞、缺失等情況后，在《文檔借閱登記表》上記錄歸還時間，并辦理歸還手續。如發現文檔有問題，借閱人應承擔相應責任。（五）借閱限制1.借閱人應妥善保管所借文檔，不得擅自轉借他人或帶出公司指定場所。如因工作需要必須帶出公司的，需經文檔保管部門負責人及公司分管領導批準，并辦理相關登記手續。2.嚴禁在借閱的文檔上進行涂改、標記、污損等行為。如需對文檔進行復印、掃描等操作，應提前向文檔保管部門提出申請，經批準后方可進行。五、文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務數據、客戶信息、戰略規劃等重要信息的文檔。2.標注有"機密""秘密"等密級標識的文檔。（二）保密措施1.人員管理：對接觸保密文檔的人員進行嚴格的背景審查和權限設定，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.存儲保護：保密文檔應存放在專門的保密存儲區域，設置門禁系統，限制無關人員進入。存儲設備應采取加密、訪問控制等安全措施。3.借閱審批：嚴格執行保密文檔的借閱審批流程，確保借閱人具備必要的權限和資質，并明確借閱用途和歸還期限。4.使用規范：在使用保密文檔過程中，應采取必要的保密措施，如限制閱讀范圍、使用專用設備等。嚴禁將保密文檔在互聯網或其他公共網絡上傳輸、存儲。5.銷毀處理：對于不再需要的保密文檔，應按照公司規定的銷毀流程進行處理，確保文檔信息徹底銷毀，防止泄露。（三）監督與檢查1.公司設立保密管理監督小組，定期對文檔保密管理情況進行檢查，發現問題及時督促整改。2.對違反文檔保密規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并依法追究相關人員的法律責任。六、文檔銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續保存價值的文檔。2.因業務調整、項目結束等原因不再使用且需銷毀的文檔。3.涉及公司機密、商業秘密等信息的文檔，在解密或不再具有保密價值后，按照規定進行銷毀。（二）銷毀申請1.填寫申請表：由文檔保管部門或相關業務部門提出《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、數量、類別、銷毀原因等信息。2.審批流程：申請表經部門負責人審核后，提交至公司分管領導批準。對于涉及重要信息的文檔銷毀申請，還需經過保密管理部門的審核。（三）銷毀方式1.紙質文檔：可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。對于數量較大的紙質文檔，應委托專業的文件銷毀公司進行處理，并要求其提供銷毀證明。2.電子文檔：通過數據擦除、格式化等技術手段對電子文檔存儲介質進行處理，確保數據無法恢復。對于存儲有重要數據的存儲介質，可采用物理破壞的方式進行銷毀。（四）銷毀記錄1.文檔保管部門應對每次文檔銷毀過程進行詳細記錄，記錄內容