某上市公司收發文管理辦法?一、總則1.目的為加強公司收發文管理，確保公文處理工作的規范化、制度化、科學化，提高工作效率和質量，根據國家有關法律法規及公司實際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬單位的收發文管理工作。3.基本原則收發文管理應遵循及時、準確、安全、保密的原則，確保公文傳遞迅速、辦理高效、信息安全。二、收文管理1.收文渠道公司辦公系統：通過公司內部辦公系統接收的電子文件。機要文件交換：與上級主管部門、政府相關部門等進行機要文件交換獲取的文件。專人送達：由專人直接送達公司的文件。郵寄：通過郵政快遞等方式寄送至公司的文件。2.收文登記收文人員：公司辦公室指定專人負責收文登記工作。登記內容：對收到的文件進行詳細登記，包括文件名稱、來文單位、文號、日期、密級、份數、附件等信息。登記方式：收文登記可采用紙質登記薄或電子表格形式進行。3.文件分發分發原則：根據文件內容和性質，按照公司領導分工和部門職責，及時將文件分發給相關領導和部門。分發流程：收文人員對登記后的文件進行初步審核，根據分發原則填寫文件分發單，經辦公室負責人審批后，將文件及分發單送達相關人員。4.文件傳閱傳閱范圍：根據文件內容確定傳閱范圍，一般包括公司領導、相關部門負責人等。傳閱方式：采用紙質傳閱或電子傳閱方式進行。紙質傳閱時，由收文人員按照傳閱范圍依次傳遞文件，并在文件傳閱單上記錄傳閱情況；電子傳閱時，通過公司辦公系統設置傳閱流程，相關人員在系統中進行文件查閱和簽字確認。傳閱時間：嚴格控制文件傳閱時間，確保文件及時、有效地傳遞，一般文件傳閱時間不超過[X]個工作日。5.文件辦理承辦部門：相關部門收到文件后，應根據文件要求及時辦理，并在規定時間內將辦理結果反饋給辦公室。辦理要求：承辦部門應認真研究文件內容，提出切實可行的辦理意見和措施，確保辦理工作的質量和效率。對于涉及多個部門的文件，主辦部門應主動與協辦部門溝通協調，共同完成辦理工作。辦理期限：一般文件應在收到文件后的[X]個工作日內辦理完畢；緊急文件應在規定的時間內立即辦理，并及時反饋辦理情況。6.文件催辦催辦人員：辦公室負責對文件辦理情況進行催辦。催辦方式：通過電話、郵件、文件傳閱單等方式對承辦部門進行催辦，及時了解文件辦理進度，督促承辦部門按時完成辦理工作。催辦記錄：對催辦情況進行詳細記錄，包括催辦時間、催辦對象、催辦內容、承辦部門反饋情況等，以備查閱。7.文件歸檔歸檔范圍：辦理完畢的文件，包括正本、副本、附件、領導批示、辦理結果等，均應進行歸檔。歸檔時間：一般文件應在次年第一季度內歸檔；重要文件應及時歸檔。歸檔要求：歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊，并按照檔案管理要求進行編目、裝盒。三、發文管理1.發文范圍公司正式文件：以公司名義發布的各類公文，包括決定、通知、通報、報告、請示、批復等。公司內部文件：公司內部使用的各類文件，如工作簡報、會議紀要、規章制度等。2.發文流程擬稿：由相關部門或人員根據工作需要擬寫文件初稿。擬稿應內容準確、邏輯清晰、語言規范，并注明主送單位、抄送單位、密級等信息。審核：擬稿完成后，由部門負責人對文件內容進行審核，重點審核文件的必要性、準確性、可行性等。審核通過后，在文件擬稿紙上簽字確認。會簽：涉及多個部門的文件，應進行會簽。會簽部門應認真研究文件內容，提出意見和建議，并在文件會簽單上簽字確認。核稿：辦公室對擬發文件進行核稿，重點審核文件格式、文字表述、排版規范等。核稿通過后，在文件簽發單上簽字。簽發：根據文件內容和性質，按照公司領導分工進行簽發。一般文件由分管領導簽發；重要文件由總經理或董事長簽發。編號：文件簽發后，由辦公室負責編號。編號應遵循唯一性、連續性原則，確保文件編號的準確性和規范性。打印：辦公室根據文件簽發稿進行打印，打印文件應格式統一、字跡清晰、排版整齊。校對：打印完成后，由擬稿人或其他專人進行校對，確保文件內容準確無誤。校對無誤后，在文件校對單上簽字。蓋章：文件校對無誤后，加蓋公司公章或相關部門印章。蓋章應清晰、端正，位置準確。分發：辦公室按照文件分發范圍，將文件分發給相關單位和人員。分發時應填寫文件分發清單，并做好登記工作。3.發文格式文件一般由發文機關名稱、事由和文種組成，應準確、簡要地概括文件的主要內容。標題字體一般為二號宋體，加粗。主送單位：文件的主要受理單位，應使用全稱或規范化簡稱，頂格書寫，后加冒號。主送單位字體一般為三號仿宋體。正文：文件的主體內容，字體一般為三號仿宋體，段落間距為固定值28磅。附件：如有附件，應在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標全角冒號和附件名稱。附件內容應與正文內容緊密相關，字體一般為三號仿宋體。發文機關署名：一般在正文右下角署名，署發文機關全稱或規范化簡稱。署名字體一般為三號仿宋體。成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。成文日期字體一般為三號仿宋體。印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。4.發文時效緊急文件：對于緊急文件，應按照緊急程度要求，優先辦理，確保在規定時間內發出。一般文件：一般文件應在簽發后的[X]個工作日內發出。四、電子文件管理1.電子文件的生成與處理電子文件的生成：公司各部門應按照公司電子文件管理規定，使用統一的辦公軟件生成電子文件，并確保文件格式規范、內容完整。電子文件的處理：電子文件的起草、審核、簽發、分發、傳閱、辦理、歸檔等環節，應按照本辦法中紙質文件的管理流程進行，并在公司辦公系統中進行操作。2.電子文件的存儲與備份存儲方式：電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照文件類別、年度等進行分類存儲。備份要求：定期對電子文件進行備份，備份介質應異地存放，以防止數據丟失。備份周期根據文件的重要程度和使用頻率確定，一般為每周或每月進行一次全量備份，每天進行一次增量備份。3.電子文件的利用與安全利用權限：根據工作需要，設定不同人員對電子文件的訪問權限，確保電子文件的安全性和保密性。安全措施：采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件、數據加密等，防止電子文件被非法獲取、篡改或刪除。五、保密管理1.保密范圍文件密級：根據文件內容的重要程度和敏感程度，將文件分為絕密、機密、秘密三個密級。保密事項：涉及公司商業秘密、技術秘密、財務數據、人事信息等重要信息的文件，均屬于保密范圍。2.保密措施人員管理：加強對涉及文件處理人員的保密教育，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。文件保管：對保密文件應采取專門的保管措施，如設置保密柜、加密存儲等，確保文件的安全。文件傳遞：保密文件的傳遞應通過機要渠道或專人送達，嚴禁通過普通郵件、傳真、互聯網等方式傳遞。文件查閱：嚴格控制保密文件的查閱范圍，查閱人員應經授權，并在指定地點查閱，不得擅自復印、摘抄、傳播文件內容。3.保密監督與檢查監督部門：公司辦公室負責對收發文管理中的保密工作進行監督檢查。檢查內容：定期對保密文件的保管、傳遞、查閱等環節進行檢查，發現問題及時整改。對違反保密規定的行為，應依法依規進行處理