向陽選礦有限公司采購制度?一、總則1.目的為了規范向陽選礦有限公司（以下簡稱"公司"）的采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司的各項規章制度。效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的參與機會。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，維護公司利益，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。二、采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定采購計劃和采購預算，根據公司生產經營需求，合理安排采購任務。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題，保證物資按時、按質、按量供應。負責采購成本的控制和分析，提出降低采購成本的建議和措施。參與采購物資的驗收工作，對驗收結果負責。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提供采購數據和分析報告。采購人員崗位職責采購主管全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。審核采購計劃和采購預算，確保采購活動符合公司整體戰略和財務狀況。指導和監督采購人員的工作，協調采購部與其他部門的關系。參與重要采購項目的談判和決策，負責供應商的開發、評估和管理。定期向上級領導匯報采購工作情況，提出改進采購工作的建議和措施。采購專員根據采購計劃，負責具體采購任務的執行，包括尋找供應商、詢價、比價、議價等。收集、整理供應商信息，建立供應商數據庫，為采購決策提供支持。起草采購合同，協助采購主管進行合同談判和簽訂工作。跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時交付。負責采購物資的到貨驗收工作，對驗收中發現的問題及時反饋并協助解決。定期對采購成本進行分析，提出降低采購成本的建議和措施。2.其他相關部門需求部門根據公司生產經營計劃，提出物資需求申請，明確物資的規格、型號、數量、質量要求等。參與采購物資的技術標準制定和驗收工作，提供技術支持和質量反饋。協助采購部門對采購物資進行評估和選擇，提出合理的采購建議。質量部門制定采購物資的質量標準和驗收規范，參與采購合同中質量條款的審核。負責采購物資的到貨檢驗和驗收工作，對物資質量進行判定，確保采購物資符合質量要求。對采購物資的質量問題進行調查和處理，提出改進措施和建議。財務部門參與采購預算的編制和審核，負責采購資金的籌集和支付管理。對采購合同進行財務審核，確保合同條款符合財務規定。負責采購成本的核算和分析，監督采購資金的使用情況。三、采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求日期、用途等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請進行審核，確認申請的合理性和必要性，簽字后提交給采購部。2.采購計劃制定采購部收到采購申請后，結合庫存情況和采購周期，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、預計采購時間、采購方式等內容。采購計劃經采購主管審核后，報分管領導審批。分管領導根據公司整體經營情況和資金狀況，對采購計劃進行審批，審批通過后采購部組織實施采購。3.供應商選擇與評估供應商尋找采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、采購平臺等。收集供應商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量等，并建立供應商信息庫。供應商篩選根據采購物資的要求和供應商的基本信息，對潛在供應商進行初步篩選。篩選標準包括供應商的信譽、資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。對于初步篩選合格的供應商，采購專員填寫《供應商調查表》，進一步了解供應商的詳細情況，并要求供應商提供相關證明文件，如營業執照、生產許可證、質量認證證書、業績證明等。供應商評估采購部組織相關部門（如質量部、技術部、需求部門等）對篩選后的供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產現場管理、質量管理體系、技術研發能力、售后服務水平等。根據實地考察和評估結果，采購部填寫《供應商評估報告》，對供應商進行綜合評價，確定供應商的等級。供應商等級分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評為優秀和良好等級的供應商，采購部將其納入合格供應商名錄，并在后續采購中優先考慮；對于評為合格等級的供應商，采購部將繼續對其進行跟蹤和管理；對于評為不合格等級的供應商，采購部將不再與其合作，并及時清理出供應商信息庫。4.采購談判與合同簽訂采購談判根據采購計劃和供應商評估結果，采購部選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應至少有兩名采購人員參加，必要時可邀請質量部、技術部等相關部門人員共同參與。采購談判前，采購人員應充分了解采購物資的市場行情和供應商的報價情況，制定談判策略和底線。談判過程中，采購人員應與供應商就物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商，爭取達成雙方都能接受的協議。采購談判結束后，采購人員應整理談判記錄，編寫《采購談判紀要》，明確談判達成的主要條款和雙方的承諾。合同簽訂采購談判達成一致后，采購專員根據談判結果起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同起草完成后，采購專員將合同文本提交給采購主管審核。采購主管重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性和合理性，確保合同符合公司利益和法律法規要求。采購合同經采購主管審核通過后，報分管領導審批。分管領導對合同進行最終審批，審批通過后采購專員與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分發給相關部門（如需求部門、質量部、財務部等），以便各部門做好相應的準備工作。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購專員根據合同條款，及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物資名稱、規格型號、數量、交貨期、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。采購專員將采購訂單副本分發給需求部門、質量部、財務部等相關部門，告知各部門采購訂單的下達情況，以便各部門做好跟蹤和協調工作。6.采購跟蹤與催貨采購專員負責跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解物資的生產進度、發貨情況等。如發現供應商存在延誤交貨的風險，采購專員應及時與供應商協商解決，并向采購主管匯報。在物資預計交貨期前，采購專員應向供應商發出催貨通知，提醒供應商按時交貨。如供應商仍未按時交貨，采購專員應采取進一步的催貨措施，如增加催貨頻率、要求供應商提供詳細的交貨計劃等，并及時向采購主管匯報催貨進展情況。7.到貨驗收物資到貨前，采購專員應通知需求部門和質量部做好驗收準備工作。需求部門負責組織相關人員對采購物資的數量、規格型號、外觀等進行初步驗收；質量部負責按照質量標準對采購物資的質量進行檢驗和判定。物資到貨后，需求部門和質量部應及時組織驗收工作。驗收人員應嚴格按照驗收規范和標準進行驗收，填寫《物資驗收單》，詳細記錄驗收情況。如驗收合格，驗收人員應在《物資驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，驗收人員應詳細注明不合格原因，并及時通知采購專員與供應商協商解決。采購專員負責對驗收結果進行跟蹤和處理。對于驗收合格的物資，采購專員應及時辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購專員應按照合同約定，要求供應商更換、補貨或退貨，并跟蹤處理結果。8.付款結算物資驗收合格后，采購專員根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上發票、驗收單等相關憑證，提交給財務部門審核。財務部門對《付款申請單》及相關憑證進行審核，審核無誤后報分管領導審批。分管領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款結算手續。四、采購方式1.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的采購項目，采用招標采購方式。招標采購應按照國家法律法規和公司相關規定進行，制定詳細的招標文件，明確招標要求、評標標準等內容，通過公開招標、邀請招標等方式，吸引眾多供應商參與投標，從中選擇最優供應商。2.詢價采購對于金額較小、市場供應充足、技術要求相對簡單的采購項目，采用詢價采購方式。采購部向多家供應商發出詢價單，要求供應商報價，然后根據報價情況進行比較和選擇，確定最終供應商。3.競爭性談判采購對于一些緊急采購項目或需要與供應商進行技術交流和談判的采購項目，采用競爭性談判采購方式。采購部邀請多家供應商進行談判，通過多輪談判，與供應商就價格、質量、交貨期等條款進行協商，最終確定供應商。4.單一來源采購對于只能從唯一供應商處采購的物資或服務，采用單一來源采購方式。單一來源采購應符合國家法律法規和公司相關規定，采購部應提供充分的理由和證明材料，經公司審批后實施采購。五、采購預算與成本控制1.采購預算編制采購部應根據公司年度生產經營計劃和采購需求，編制采購預算。采購預算應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、預計采購價格、采購金額等內容。采購預算編制過程中，采購部應充分考慮市場價格波動、供應商報價變化等因素，確保預算的合理性和準確性。采購預算經采購主管審核后，報分管領導審批。分管領導審批通過后，采購預算作為公司年度預算的一部分，納入公司財務管理體系。2.采購成本控制價格控制采購人員應密切關注市場價格動態，通過市場調研、供應商報價比較、招標采購等方式，爭取最優惠的采購價格。在采購談判過程中，采購人員應充分運用談判技巧，與供應商進行協商，降低采購成本。同時，采購人員應避免盲目追求低價而忽視物資質量和售后服務。成本分析與考核采購部定期對采購成本進行分析，對比采購預算和實際采購成本，找出成本差異的原因，并提出改進措施和建議。公司建立采購成本考核制度，對采購人員的采購成本控制情況進行考核。考核指標包括采購成本節約率、采購價格合理性、采購成本降低額等。對于采購成本控制成績突出的采購人員，給予獎勵；對于采購成本超支嚴重的采購人員，進行批評教育和相應的處罰。六、供應商管理1.供應商開發采購部應根據公司業務發展和采購需求，積極開發新的供應商。供應商開發應遵循公開、公平、公正的原則，通過多種渠道尋找潛在供應商，并對其進行篩選、評估和實地考察。在供應商開發過程中，采購部應收集供應商的基本信息、生產經營情況、產品質量、價格水平、售后服務等方面的資料，建立供應商信息檔案，為供應商評估和選擇提供依據。2.供應商評估與選擇采購部定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。評估方式可采用實地考察、問卷調查、數據分析、供應商業績評價等多種方式。根據供應商評估結果，采購部對供應商進行分類管理，建立合格供應商名錄。對于評為優秀和良好等級的供應商，采購部將其納入合格供應商名錄，并在后續采購中優先考慮；對于評為合格等級的供應商，采購部將繼續對其進行跟蹤和管理；對于評為不合格等級的供應商，采購部將不再與其合作，并及時清理出供應商信息庫。3.供應商關系維護采購部應與供應商保持密切的溝通與合作，定期回訪供應商，了解供應商的生產經營情況和需求，及時解決合作過程中出現的問題。采購部應建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對表現不佳的供應商進行警告和處罰，如減少采購份額、暫停合作等。采購部應定期對供應商進行績效評估，評估結果作為供應商選擇、合作關系調整的重要依據。七、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，風險識別應涵蓋采購計劃、供應商選擇、采購合同、采購訂單、到貨驗收、付款結算等各個環節。風險評估應根據風險發生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行排序，確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個等級。2.風險應對措施高風險應對措施對于高風險事件，如供應商破產、質量事故、合同糾紛等，采購部應制定專項應對預案，明確應急處理流程和責任分工，確保在風險發生時能夠及時、有效地采取措施，降低風險損失。采購部應建立風險預警機制，對可能引發高風險事件的因素進行實時監測和預警，及時發出風險提示，以便采取相應的防范措施。中風險應對措施對于中風險事件，如市場價格波動、交貨延遲等，采購部應加強與供應商的溝通與協調，通過簽訂補充協議、調整采購計劃等方式，降低風險影響。采購部應建立風險監控機制，定期對中風險事件進行跟蹤和評估，及時調整應對措施，確保風險得到有效控制。低風險應對措施對于低風險事件，如采購文件錯誤、驗收輕微不符等，采購部應加強內部管理，規范采購流程，提高采購人員的業務水平和責任心，減少此類風險事件的發生。采購部應建立風險反饋機制，對低風險事件進行總結和分析，及時發現管理漏洞和薄弱環節，采取相應的改進措施，防止類似風險事件再次發生。八、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是