某某公司檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則：全面收集和整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。3.準確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確地反映公司的歷史和現(xiàn)狀，數(shù)據(jù)準確無誤。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.服務(wù)性原則：充分開發(fā)利用檔案資源，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長，各部門負責(zé)人為成員。負責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）綜合管理部門1.作為公司檔案管理的職能部門，負責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管、保護和保密工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。7.負責(zé)檔案信息的開發(fā)利用工作，根據(jù)公司工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，編寫檔案參考資料，為公司決策提供依據(jù)。（三）各部門1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，指定專人負責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交本部門的檔案。3.在工作中積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.文書檔案：包括公司制發(fā)的各類文件、收文、會議文件、重要活動文件等。2.科技檔案：包括科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、工程建設(shè)檔案等。3.人事檔案：包括員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等檔案材料。4.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)核算和財務(wù)管理過程中形成的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，如市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中形成的檔案。6.合同檔案：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議等。7.證照檔案：包括公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、商標注冊證、專利證書等各類證照。8.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司重要活動和工作場景的聲像資料。9.實物檔案：包括公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、紀念品等實物。10.電子檔案：包括以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）檔案編號1.檔案編號采用"年度類別順序號"的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀年表示，如"20XX"。3.類別：按照檔案分類的十大類，分別用兩位數(shù)字表示，如"01"表示文書檔案，"02"表示科技檔案等。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，從"001"開始依次編號。5.例如，一份2023年形成的文書檔案，其編號為"202301001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件。3.公司員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要材料。4.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、紀念品等實物。5.其他應(yīng)歸檔的材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具書寫。3.對電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標準。（四）整理方法1.文書檔案：按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成冊，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷，收集項目過程中的各類文件、圖紙、報告等材料，進行編號、編目、裝訂，編制項目檔案目錄。3.人事檔案：按照檔案材料的類別進行分類整理，每類材料按照時間順序排列，編制檔案目錄。4.財務(wù)檔案：按照會計年度、會計憑證、賬簿、報表等類別進行整理，裝訂成冊，編制財務(wù)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，制定相應(yīng)的整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。6.合同檔案：按照合同的類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案卷，編制合同目錄。7.證照檔案：按照證照的類別進行分類整理，建立證照檔案冊，注明證照的頒發(fā)時間、有效期等信息。8.聲像檔案：按照拍攝時間、內(nèi)容等進行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝地點、人物、事件等信息，刻錄成光盤或存儲在硬盤等存儲設(shè)備上，并建立聲像檔案目錄。9.實物檔案：對實物進行分類整理，建立實物檔案清單，注明實物的名稱、來源、獲得時間等信息。10.電子檔案：按照電子文件的類別、時間等進行分類整理，建立電子文件目錄，存儲在服務(wù)器或磁盤陣列等存儲設(shè)備上，并定期進行備份。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案：在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案：項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案：員工離職后一個月內(nèi)，將其檔案移交綜合管理部門。4.財務(wù)檔案：會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合管理部門。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)活動的周期，在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時歸檔。6.合同檔案：合同簽訂后，由承辦部門及時整理歸檔。7.證照檔案：證照頒發(fā)后，由相關(guān)部門及時移交綜合管理部門。8.聲像檔案：活動結(jié)束后一周內(nèi)完成整理歸檔。9.實物檔案：獲得實物后，由相關(guān)部門及時移交綜合管理部門。10.電子檔案：根據(jù)文件的形成時間和性質(zhì)，按照規(guī)定的時間進行歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案整理的要求，對收集的檔案材料進行系統(tǒng)整理，編制歸檔目錄，填寫歸檔說明，確保歸檔檔案的質(zhì)量。2.歸檔檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案整理規(guī)范，能夠準確反映公司的工作歷史和業(yè)務(wù)活動。3.對重要的、成套的檔案，應(yīng)編制檔案清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、來源等信息。（三）移交手續(xù)1.各部門向綜合管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、類別、年度、編號等信息，確保移交檔案的準確性和完整性。3.綜合管理部門在接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理的要求進行核對和登記，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進行補充或修正。六、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。3.檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案的類別、編號等進行分類存放，便于查找和管理。（二）檔案保管措施1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對電子檔案，應(yīng)建立備份制度，定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對聲像檔案、實物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保其質(zhì)量不受影響。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。5.嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案保密制度1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和使用范圍，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案內(nèi)容。4.查閱、借閱機密檔案，應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批程序，確保檔案信息的安全。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案，確保檔案的完整和安全。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱公司機密檔案，還應(yīng)經(jīng)過公司總經(jīng)理簽字同意。3.外部單位查閱或借閱檔案時，應(yīng)按照公司的規(guī)定進行操作，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案信息的安全。4.外部單位如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過公司同意，并按照規(guī)定支付復(fù)制費用。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合公司的實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。負責(zé)對檔案進行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的價值大小，包括現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案是否已失去保存意義，如重復(fù)、內(nèi)容已過時等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出鑒定意見，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。九、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）電子檔案管理1.對電子文件的形成、收集、整理、歸檔等過程進行規(guī)范管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行存儲，建立備份制度，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)對電子檔案進行分類、編目、檢索，方便檔案的查詢和利用。（三）信息化安全保障1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.對電子檔案的存儲介質(zhì)進行定期檢查和維護，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。十、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸