公司檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)，涵蓋公司在運營過程中形成的各種門類和載體的檔案。3.定義公司檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門及職責設(shè)立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責包括：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。建立健全公司檔案檢索體系，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。監(jiān)督、指導公司各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高公司整體檔案管理水平。負責公司檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的完整與安全。2.各部門檔案管理職責各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門人員做好檔案的收集、整理和移交工作。各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的日常管理工作，確保檔案資料的真實、完整、準確，并及時將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。各部門在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，進行分類整理，定期歸檔，不得私自留存或銷毀。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照及審批文件。公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等文件材料。公司各項管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件材料。公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書等文件材料。公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動、考核、培訓等相關(guān)材料。公司項目文檔，包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等。公司市場營銷文檔，包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。公司技術(shù)文檔，包括技術(shù)研發(fā)資料、技術(shù)標準、技術(shù)專利、技術(shù)合同等。公司行政辦公文檔，包括辦公用品采購記錄、辦公設(shè)備維護記錄、車輛使用記錄、會議通知、接待安排等文件材料。公司各類聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料，如公司重大活動、會議、項目進展等方面的記錄。2.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時、全面地收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。對于重要文件和具有長期保存價值的檔案，應(yīng)收集原件；對于無法收集原件的，可收集復印件，并注明原件保存地點和出處。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。按照檔案的類別、時間順序等進行分類整理，編制檔案分類方案和編號規(guī)則。每份文件材料應(yīng)進行編號，并填寫檔案目錄，注明文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。對檔案進行裝訂時，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案的分類與編號1.分類方案行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷文件，股東會、董事會、監(jiān)事會文件，公司管理制度，行政辦公文件等。財務(wù)審計類：包括財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。人力資源類：包括員工人事檔案、培訓記錄、績效考核等文件。業(yè)務(wù)合同類：包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書等。項目文檔類：包括項目立項、實施、驗收等全過程文件。市場營銷類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料等文件。技術(shù)文檔類：包括技術(shù)研發(fā)、技術(shù)標準、技術(shù)專利等文件。聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。2.編號規(guī)則采用層級編碼方式，由全宗號、類別號、年度號、保管期限號、順序號組成。全宗號：暫定為[公司名稱首字母縮寫]，代表公司全宗。類別號：根據(jù)檔案分類方案，用兩位數(shù)字表示不同的類別，如"01"代表行政管理類，"02"代表財務(wù)審計類等。年度號：用四位數(shù)字表示文件形成的年度，如"2023"代表2023年形成的檔案。保管期限號：用一位數(shù)字表示檔案的保管期限，"1"代表永久保存，"2"代表長期保存（16年及以上），"3"代表短期保存（15年以下）。順序號：按照檔案整理順序，用四位數(shù)字依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類永久保存檔案，編號為：[公司名稱首字母縮寫]01202310001。五、檔案的保管1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。2.保管要求檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序進行存放，排列整齊，便于查找和利用。建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。定期對檔案進行清點核對，確保檔案的數(shù)量準確、完好無損。對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在專人陪同下進行。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。凡涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，利用時應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自提供給無關(guān)人員。2.利用流程內(nèi)部利用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，符合條件的，安排專人負責提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進行涂改、標記、抽取、撤換等行為。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準。外部利用外單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表和相關(guān)證明文件進行審核，符合條件的，安排專人負責提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記，記錄查閱人單位名稱、查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定收取查閱費用。查閱費用標準由公司另行制定。3.檔案借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，符合條件的，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預計歸還時間、借閱檔案內(nèi)容等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。如需延長借閱時間的，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。2.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進行，確保銷毀過程的真實性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司檔案管理部門負責人。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的共享，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。2.數(shù)字化處理對公司現(xiàn)存的各類檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，能夠準確反映檔案內(nèi)容。建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。對檔案數(shù)據(jù)庫進行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.信息系統(tǒng)功能檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、編號等功能，方便檔案的日常管理。檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、