辦公室文件管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)辦公室文件管理，確保文件的規(guī)范處理、有效利用和安全保存，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于辦公室及各部門在日常工作中所產(chǎn)生、接收、傳閱、保管、使用和銷毀的各類文件。3.文件分類行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等各類行政公文。業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、技術(shù)資料等。內(nèi)部資料：公司內(nèi)部編印的各類簡(jiǎn)報(bào)、手冊(cè)、通訊錄、規(guī)章制度匯編等。外來(lái)文件：由上級(jí)主管部門、政府部門、合作單位等發(fā)來(lái)的文件、信函、資料等。

二、文件的起草與審核1.起草文件起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范。起草人需根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、全面。行政文件由辦公室或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)起草；業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)部門起草；內(nèi)部資料由歸口管理部門起草。2.審核文件起草完成后，應(yīng)提交審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件的內(nèi)容、格式、文字表述等，提出修改意見(jiàn)，確保文件質(zhì)量。行政文件由辦公室主任審核；重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審核；業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核；涉及多部門的文件，由相關(guān)部門共同審核。

三、文件的編號(hào)與格式1.編號(hào)公司文件實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)規(guī)則為：[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別代碼][序號(hào)]。例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023[XZ][001]，其中"XZ"表示行政文件類別代碼。2.格式一般用二號(hào)宋體加粗，居中排列。正文：一般用三號(hào)仿宋體，段落間距為1.5倍行距。落款：包括發(fā)文部門、發(fā)文日期，一般用三號(hào)仿宋體，居右排列。附件：如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和序號(hào)，并在附件首頁(yè)左上角注明文件編號(hào)和附件名稱。

四、文件的收發(fā)與登記1.收文辦公室負(fù)責(zé)公司各類文件的統(tǒng)一收發(fā)。收到外來(lái)文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄文件的編號(hào)、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、份數(shù)等信息。對(duì)重要文件，應(yīng)在收到后立即呈送公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人閱示。2.發(fā)文各部門起草的文件，經(jīng)審核、簽發(fā)后，交辦公室統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章。辦公室應(yīng)按照文件的發(fā)送范圍進(jìn)行發(fā)文登記，記錄文件的編號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文部門、文件標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、抄送單位、份數(shù)等信息。

五、文件的傳閱與辦理1.傳閱辦公室收到需要傳閱的文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定傳閱范圍，并按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳閱。傳閱文件應(yīng)使用"文件傳閱單"，傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱日期。辦公室應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的傳閱情況，確保文件傳閱的時(shí)效性和完整性。2.辦理文件傳閱后，相關(guān)部門或人員應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)審核、簽發(fā)后交辦公室發(fā)文。

六、文件的歸檔與保管1.歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊。歸檔文件應(yīng)按照文件類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并編制歸檔目錄。2.保管辦公室負(fù)責(zé)公司文件的集中保管。應(yīng)設(shè)置專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保文件的安全存放。文件檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，定期對(duì)文件進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量、質(zhì)量和安全。

七、文件的查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫"文件查閱申請(qǐng)表"，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。查閱文件應(yīng)在辦公室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人不得擅自將文件帶出辦公室。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還，并在"文件查閱登記表"上簽字。2.借閱因特殊情況需要借閱文件的，應(yīng)填寫"文件借閱申請(qǐng)表"，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室主任批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改文件。

八、文件的保密與銷毀1.保密公司文件涉及公司機(jī)密和商業(yè)秘密，所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。對(duì)涉及機(jī)密的文件，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲(chǔ)等。2.銷毀文件保管期限屆滿或已無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀文件應(yīng)填寫"文件銷毀申請(qǐng)表"，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等。

九、監(jiān)督與考核1.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門的文件管理工作進(jìn)行考核。2.對(duì)違反文件管理制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)等處理；造成嚴(yán)重